Częstą praktyką w firmach jest wystawianie przez osobę delegowaną wniosku o zaliczkę. Dzięki temu pracownik, jadąc w podróż służbową, nie musi angażować własnych środków, by wykonać polecenia służbowe.
- Wnioskowanie o zaliczkę
- Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę
- Procedowanie delegacji z zaliczką
Wnioskowanie o zaliczkę
Otrzymanie zaliczki wymaga wniosku, który musi złożyć osoba delegowana. Wniosek należy złożyć po utworzeniu polecenia wyjazdu, ale przed wysłaniem go do akceptacji przez przełożonego.
Aby złożyć wniosek o zaliczkę dla delegacji, należy:
- korzystając z opisu tworzenia nowej delegacji krajowej lub zagranicznej utworzyć wniosek;
- odszukać i otworzyć delegację, dla której ma zostać złożony wniosek o zaliczkę;
- w zakładce Polecenia kliknąć DODAJ WNIOSEK O ZALICZKĘ;
- w nowym oknie należy uzupełnić pola:
- Pracownik wnioskujący – pole zawiera informację o osobie, która wnioskuje o zaliczkę. Nie ma tutaj możliwości wprowadzenia zmiany i zawsze wstawiane są dane osoby, która składa wniosek;
- Preferowany termin wypłaty – pozwala na ustawienie dnia, w którym ma zostać wypłacona zaliczka. Po kliknięciu pola należy wybrać datę z kalendarza;
- Cel pobrania zaliczki – pozwala na dodanie opisu z uzasadnieniem celu, na jaki ma zostać wypłacona zaliczka;
- Kwota – kwota wnioskowanej zaliczki. Kwotę należy wpisać w polu. Jeżeli zaliczka ma zostać wypłacona w obcej walucie, to należy kliknąć strzałkę i wybrać symbol z listy;
- Forma wypłaty – osoba wnioskująca może określić, w jaki sposób zostanie wypłacona zaliczka. Wybór opcji Przelew na ROR spowoduje, że zaliczka zostanie przelana na rachunek bankowy pracownika, który jest zapisany w systemie. Dane rachunku będą widoczne w polu Nr Konta ROR. Opcja Przelew na inne konto pozwoli na ręczne podanie numeru konta w polu Nr Konta ROR. Natomiast opcja Gotówka oznacza, że pracownik otrzyma zaliczkę w gotówce do ręki;
- Nr Konta ROR – pole zawiera informacje o rachunku bankowym, na który zostanie przelana zaliczka. Pole jest powiązane z opcją Forma wypłaty;
- kliknąć przycisk ZAPISZ;
- informacja o wniosku o zaliczkę pojawi się w zakładce Polecenie w sekcji Wniosek o zaliczkę. Pracownik może edytować dodany wniosek, usunąć go lub dodać kolejny. Wszystkie te operacje należy wykonać przed wysłaniem delegacji do akceptacji.
W tej chwili delegacja może zostać wysłana do akceptacji. Osoba akceptująca po pierwsze będzie musiała dokonać akceptacji wyjazdu, tak jak to ma miejsce w przypadku zwykłej delegacji. Następnie pojawi się drugi etap – WYPŁATA ZALICZKI. Tutaj po dokonaniu wypłaty zaliczki konieczne jest kliknięcie przycisku POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.
U osoby wnioskującej o delegację z zaliczką pojawi się status ZAAKCEPTOWANA.
Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę
Sam proces rozliczania delegacji, dla której pobrana została zaliczka, wygląda podobnie jak w przypadku delegacji krajowych i zagranicznych. Różnica polega na tym, że w zakładce Podsumowanie pojawi się informacja o zaliczce. Po wprowadzeniu przez pracownika wszystkich diet, kosztów przejazdu i innych rachunków w zakładce Podsumowanie widoczne będą rozliczenie zaliczki i kwota, która może być dodatnia lub ujemna. Wartość dodatnia oznacza, że pieniądze ma pracownikowi wypłacić organizacja. W przypadku wartości ujemnej to pracownik ma oddać widoczną kwotę organizacji.
Procedowanie delegacji z zaliczką
Sam proces procedowania delegacji z zaliczką wygląda podobnie jak w przypadku jej braku. Opis całej procedury znajduje się w oddzielnym artykule.