Tworzenie nowych dokumentów bywa czasochłonne. Nierzadko organizacja wytwarza wiele podobnych dokumentów, które różnią się tylko nieznacznie (np. danymi odbiorcy). Dodatkowo z uwagi na to, że dokumenty są opracowywane przez różne osoby, istnieje ryzyko braku utrzymania spójnego standardu wyglądu. Typowe różnice dotyczą formatowania lub języka użytego do przygotowania dokumentów. Dużym problemem jest też zmieniające się otoczenie prawne, w którym działa organizacja. Zmiana prawa często pociąga za sobą zmiany w dokumentach, które wytwarza firma.
System Ready_™ pozwala usprawnić tworzenie dokumentów i skorzystać z przygotowanych szablonów. Dzięki temu każdy dokument wygląda tak samo zarówno od strony wizualnej, jak i językowej. Wprowadzenie ewentualnych zmian w wytwarzanych dokumentach, wynikających np. z nowych przepisów, zajmuje chwilę i natychmiast dostępne jest dla wszystkich zainteresowanych pracowników.
Jak stworzyć szablon dokumentu?
Aby stworzyć szablon dokumentu, należy przejść do Panelu sterowania (ikona z trzema kropkami w prawym górnym narożniku), potem wybrać Narzędzia i Panel sterowania, a następnie kliknąć Szablony dokumentów. W nowym oknie należy wybrać przycisk Załaduj domyślne szablony. W kolejnym kroku należy pobrać na dysk lokalny dokument, który będzie edytowany, i otworzyć go w dowolnym edytorze tekstu. Dalej należy wprowadzić wymagane zmiany, takie jak np. dodanie logo firmy lub nowej treści dokumentu.
Tak przygotowany dokument należy załączyć do zakładki Szablony dokumentów, używając przycisku ze znakiem plus.
Korzystanie z szablonów dokumentów przedstawiono w filmie zamieszczonym poniżej:
Jak wygenerować dokument, korzystając z szablonu?
W tym celu można skorzystać z aplikacji Dokumenty i wybrać pożądany typ pliku, np. pismo wychodzące. Na tym etapie należy uzupełnić takie szczegóły, jak odbiorca czy powiązanie ze sprawą, której dotyczy pismo, a następnie zapisać dokument.
Po zapisaniu pojawi się nowa opcja – Generuj plik. Korzystając z niej, należy wybrać odpowiedni szablon i wygenerować dokument. Pismo jest udostępnione do pobrania i edycji. Znaleźć go można również w zakładce Załączniki.
Tworzenie nowych dokumentów na podstawie szablonu pokazano w filmie zamieszczonym poniżej: