Delegacja z wnioskiem o zaliczkę

Częstą praktyką w firmach jest wystawianie przez osobę delegowaną wniosku o zaliczkę. Dzięki temu pracownik, jadąc w podróż służbową, nie musi angażować własnych środków, by wykonać polecenia służbowe.

Wnioskowanie o zaliczkę

Otrzymanie zaliczki wymaga wniosku, który musi złożyć osoba delegowana. Wniosek należy złożyć po  utworzeniu polecenia wyjazdu, ale przed wysłaniem go do akceptacji przez przełożonego.

Aby złożyć wniosek o zaliczkę dla delegacji, należy:

  1. korzystając z opisu tworzenia nowej delegacji krajowej lub zagranicznej utworzyć wniosek;
  2. odszukać i otworzyć delegację, dla której ma zostać złożony wniosek o zaliczkę;
  3. w zakładce Polecenia kliknąć DODAJ WNIOSEK O ZALICZKĘ;
Wnioskowanie o zaliczkę – krok pierwszy
  1. w nowym oknie należy uzupełnić pola:
    • Pracownik wnioskujący – pole zawiera informację o osobie, która wnioskuje o zaliczkę. Nie ma tutaj możliwości wprowadzenia zmiany i zawsze wstawiane są dane osoby, która składa wniosek;
    • Preferowany termin wypłaty – pozwala na ustawienie dnia, w którym ma zostać wypłacona zaliczka. Po kliknięciu pola należy wybrać datę z kalendarza;
    • Cel pobrania zaliczki – pozwala na dodanie opisu z uzasadnieniem celu, na jaki ma zostać wypłacona zaliczka;
    • Kwota – kwota wnioskowanej zaliczki. Kwotę należy wpisać w polu. Jeżeli zaliczka ma zostać wypłacona w obcej walucie, to należy kliknąć strzałkę i wybrać symbol z listy;
    • Forma wypłaty – osoba wnioskująca może określić, w jaki sposób zostanie wypłacona zaliczka. Wybór opcji Przelew na ROR spowoduje, że zaliczka zostanie przelana na rachunek bankowy pracownika, który jest zapisany w systemie. Dane rachunku będą widoczne w polu Nr Konta ROR. Opcja Przelew na inne konto pozwoli na ręczne podanie numeru konta w polu Nr Konta ROR. Natomiast opcja Gotówka oznacza, że pracownik otrzyma zaliczkę w gotówce do ręki;
    • Nr Konta ROR – pole zawiera informacje o rachunku bankowym, na który zostanie przelana zaliczka. Pole jest powiązane z opcją Forma wypłaty;
    • kliknąć przycisk ZAPISZ;
Wnioskowanie o zaliczkę – krok drugi
  1. informacja o wniosku o zaliczkę pojawi się w zakładce Polecenie w sekcji Wniosek o zaliczkę. Pracownik może edytować dodany wniosek, usunąć go lub dodać kolejny. Wszystkie te operacje należy wykonać przed wysłaniem delegacji do akceptacji.
Wnioskowanie o zaliczkę – krok trzeci

W tej chwili delegacja może zostać wysłana do akceptacji. Osoba akceptująca po pierwsze będzie musiała dokonać akceptacji wyjazdu, tak jak to ma miejsce w przypadku zwykłej delegacji. Następnie pojawi się drugi etap – WYPŁATA ZALICZKI. Tutaj po dokonaniu wypłaty zaliczki konieczne jest kliknięcie przycisku POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Procedowanie wniosku o zaliczkę

U osoby wnioskującej o delegację z zaliczką pojawi się status ZAAKCEPTOWANA.

Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę

Sam proces rozliczania delegacji, dla której pobrana została zaliczka, wygląda podobnie jak w przypadku delegacji krajowych i zagranicznych. Różnica polega na tym, że w zakładce Podsumowanie pojawi się informacja o zaliczce. Po wprowadzeniu przez pracownika wszystkich diet, kosztów przejazdu i innych rachunków w zakładce Podsumowanie widoczne będą rozliczenie zaliczki i kwota, która może być dodatnia lub ujemna. Wartość dodatnia oznacza, że pieniądze ma pracownikowi wypłacić organizacja. W przypadku wartości ujemnej to pracownik ma oddać widoczną kwotę organizacji.

Rozliczanie delegacji z wnioskiem o zaliczkę

Procedowanie delegacji z zaliczką

Sam proces procedowania delegacji z zaliczką wygląda podobnie jak w przypadku jej braku. Opis całej procedury znajduje się w oddzielnym artykule.

Top