Delegacja krajowa

Niniejsza sekcja zawiera opis procesu tworzenia polecenia i rozliczania delegacji krajowej. Proces ten obejmuje utworzenie dokumentu delegacji, rozliczenie delegacji po jej odbyciu oraz uruchomienie obiegu tego rozliczenia.

• Dodanie nowego dokumentu delegacji krajowej
• Rozliczenie delegacji krajowej
  • Wyliczenie diety dla delegacji krajowej
  • Ryczałty za przejazdy i noclegi
  • Ewidencja przejazdów
  • Rachunki/Faktury
  • Podsumowanie kosztów delegacji krajowych

Dodanie nowego dokumentu delegacji krajowej

Za wprowadzenie delegacji do systemu odpowiada delegowany pracownik, który z poziomu swojego konta w module Delegacje musi utworzyć odpowiedni dokument.

Aby dodać delegację, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. kliknąć zakładkę MOJE;
3. kliknąć przycisk Nowa, a potem wybrać Delegacja krajowa;

4. w nowym oknie pojawi się dokument delegacji, który częściowo będzie uzupełniony na podstawie danych zapisanych w systemie (na przykład data zlecenia, osoba zlecająca, osoba delegowana);

5. w celu uzupełnienia dokumentu należy kliknąć opcję EDYTUJ POLECENIE. W nowym oknie należy uzupełnić lub zmienić zapisane dane. Opis pól znajduje się poniżej:
   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać delegację z firmą, która odpowiada za jej rozliczenie. W przypadku jednej firmy obsługiwanej w systemie Ready_^TM zmiana danych w tym miejscu nie jest wymagana. W modelu wielofirmowości na rozwijanej liście należy wskazać odpowiedni podmiot;
   • Data zlecenia – data zlecenia delegacji. Odpowiednią datę należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu tego pola;
   • Zlecający – pole zawiera informacje o osobie, która zleciła wyjazd na delegację. Domyślnie będzie to osoba, która jest przełożonym delegowanego. Dane są pobierane ze struktury organizacyjnej;
   • Delegowany – osoba, której dotyczy delegacja. Domyślnie będzie to osoba, która wypełnia wniosek. Możliwa jest zmiana osoby delegowanej poprzez rozwijaną listę i zaznaczenie na niej odpowiedniego nazwiska;
   • Skąd – zawiera adres miejsca, z którego delegowany wyruszył w delegację. Domyślnie będzie to adres firmy wskazanej w polu Jednostka rozliczeniowa. W celu zmiany należy kliknąć przycisk krzyżyka, a potem wpisać nazwę podmiotu, którego adres ma zostać wykorzystany. Można również kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt, a następnie wpisać nowy adres;
   • Dokąd – pozwala na wskazanie adresu docelowego. Pole jest puste; po jego kliknięciu należy wprowadzić nazwę i kliknąć przycisk lupy, a potem wskazać adres zapisany w systemie. Jeżeli istnieje potrzeba dodania nowego adresu, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami, a potem wybrać Dodaj nowy kontakt. Można też wpisać na przykład nazwę miasta;
   • Cel – pozwala na wpisanie celu delegacji;
   • Wyjazd – pole zawiera datę wyjazdu na delegację. Domyślnie będzie to ta sama data, co w Data zlecenia. Klikając to pole, można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Przyjazd – pole zawiera datę powrotu z delegacji. Domyślnie pole jest puste. Klikając je,można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Wybierz środek transportu – pozwala na określenie środka transportu, z którego delegowany skorzystał. Po kliknięciu pola pojawi się lista wyboru, na której można wybrać jedną z następujących opcji: Komunikacja miejscowa, Transport zapewniony, Samolot lub Pociąg. Lista może zawierać również konkretne samochody (firmowe i prywatne), które wcześniej wykorzystywano. Jeżeli zajdzie potrzeba dodania nowego samochodu, należy kliknąć przycisk Edytuj dane swojego samochodu prywatnego (ikona ołówka) i uzupełnić wszystkie pola (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika oraz adres zamieszkania pracownika). W ramach pola można wybrać kilka środków transportu;
   • Szacunkowy koszt delegacji w PLN – pozwala na wpisanie kosztu delegacji. Kwota nie musi być zgodna ze stanem faktycznym i ma jedynie charakter szacunkowy;
   • kliknąć ZAPISZ;

6. dane widoczne w oknie z punktu 4. Zostaną uzupełnione i uaktualnione o nowe wartości;
7. w zakładce Załączniki można dodać dokumenty, które mają związek z delegacją (na przykład program szkolenia, instrukcja dotarcia na miejsce i tak dalej). Sam proces dodania załącznika sprowadza się do kliknięcia przycisku Dodaj, a potem wybrania odpowiednich plików na dysku komputera i kliknięcia Otwórz;

8. w tej chwili na uwagę zasługuje jeszcze zakładka Powiązania, która pozwala na połączenie delegacji z kontaktem, sprawą lub dokumentem. Dodatkowo to właśnie w tej zakładce można dodać zadania, które pracownik ma zrealizować podczas wyjazdu:
   • w celu dodania powiązania z kontaktem, sprawą lub dokumentem należy kliknąć opcję Dodaj powiązania. W nowym oknie kliknąć odpowiednie pole, wpisać fragment nazwy wybranego kryterium, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję;
   • w celu dodania zadania należy kliknąć przycisk Dodaj zadanie i w nowym oknie je utworzyć;

9. na tym etapie pozostałe zakładki nie są potrzebne. Gotowy wniosek należy wysłać do akceptacji. W tym celu należy kliknąć przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI widoczny na pasku z prawej strony. W tej chwili dokument trafi do akceptacji przełożonego lub innej wyznaczonej osoby, która ma w swoich obowiązkach obsługę delegacji. Natomiast u prawnika obok wniosku na liście pojawi się status W AKCEPTACJI.

Sam proces akceptacji odbywa się po stronie przełożonego lub osoby, która zajmuje się kwestią delegacji w ramach organizacji. W praktyce akceptacja sprowadza się do:

1. włączenia modułu Delegacje;
2. przejścia do zakładki WSZYSTKIE;
3. odszukania na liście delegacji i kliknięcia jej dwa razy;
4. kliknięcia w nowym oknie przycisku AKCEPTUJĘ;

5. po stronie pracownika status delegacji ulegnie zmianie i pojawi się plakietka z napisem ZAAKCEPTOWANA.

Rozliczenie delegacji krajowej

Rozliczenie delegacji krajowej wykonuje pracownik delegowany po powrocie z wyjazdu.

Aby rozliczyć delegację, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację na liście i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w nowym oknie w zakładce Polecenie kliknąć przycisk ROZLICZ DELEGACJĘ;

4. na ekranie pojawi się pytanie o to, czy należy rozpocząć proces rozliczenia delegacji. Należy kliknąć TAK, aby kontynuować;
5. w oknie delegacji pojawią się nowe dodatkowe zakładki: Dieta, Koszty podróży oraz Podsumowanie, które wymagają uzupełnienia. Poza tym dokument otrzyma status W ROZLICZENIU. Dostępny jest również nowy proces ROZLICZENIE DELEGACJI.

Dalsze kroki – uzupełnienie dodatkowych zakładek – opisano w kolejnych podrozdziałach niniejszego dokumentu. Należy je traktować łącznie, ale nie znaczy to, że wszystkie operacje trzeba wykonać za jednym razem. Nic nie stoi na przeszkodzie, by jednego dnia dodać diety, a innego uzupełnić rachunki.

Wyliczenie diety dla delegacji krajowej

W celu przygotowania rozliczenia delegacji, delegowany musi wyliczyć sobie dietę. Aby to zrobić, należy:

1. odszukać i otworzyć delegację, która wymaga rozliczenia;
2. przejść do zakładki Dieta;
3. sprawdzić i skorygować wartości w polach Rozpoczęcie podróży i Zakończenie podróży. Domyślnie oba pola będą posiadać daty pobrane z danych deklaracji. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, wartości można poprawić, wybierając odpowiednie dni z kalendarza. Koniecznie należy sprawdzić godziny wyjazdu i powrotu. Domyślnie podane wartości będą pokrywać się z godzinami pracy;

4. po zmianie dat i godzin system automatycznie dokona odpowiedniego przeliczenia;
5. kliknąć opcję EDYTUJ POSIŁKI. W nowym oknie w zależności od potrzeb zaznaczyć odpowiednie opcje:
   • Brak – należy zaznaczyć, jeżeli posiłki nie były częścią opłat za nocleg, przejazd, szkolenie i tak dalej. Pracownik otrzyma dietę za każdy dzień;
   • Pełne – należy zaznaczyć, jeżeli delegacja miała opłacone pełne wyżywienie. Pracownik nie otrzyma diety;
   • Częściowe – należy zaznaczyć, jeżeli tylko część posiłków została zapewniona w ramach kosztów ogólnych. Dieta zostanie naliczona wyłącznie dla tych posiłków, które nie zostały zapewnione;
   • Stawka diety – opcja ustawiona w systemie. Jej zmiana jest możliwa poprzez ustawienia modułu Delegacje. Opis znajduje się w oddzielnym artykule;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;

6. informacje o posiłkach zostaną automatycznie przeliczone i w tabeli w sekcji Dieta krajowa pojawi się dokładna wartość należności, jaką ma otrzymać pracownik.

Ryczałty za przejazdy i noclegi

W zakładce Koszty podróży możliwe jest uzupełnienie ryczałtu za noclegi. Aby dodać ryczałt za nocleg i przejazd krajowy, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację do rozliczenia i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w zakładce Koszty podróży kliknąć przycisk z symbolem ołówka;

4. w nowym oknie uzupełnić liczbę dni dla noclegów oraz przejazdów środkami komunikacji miejscowej. Wartości stawek będą pobrane domyślnie, a ich zmiana jest możliwa z poziomu stawień systemu. Procedura ta została opisana w oddzielnym artykule;

5. kliknąć przycisk ZAPISZ. System automatycznie wyliczy kwotę, jaka należy się delegowanemu. Wartości pojawią się w sekcji Ryczałty za przejazdy/noclegi krajowe.

Ewidencja przejazdów

Jeżeli delegacja odbywała się z wykorzystaniem prywatnego samochodu osoby delegowanej, to w zakładce Koszty podróży w sekcji Ewidencja przejazdu niezbędne jest dokonanie rozliczenia pokonanej trasy.

Aby rozliczyć koszty samochodu prywatnego, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację do rozliczenia i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w zakładce Koszty podróży kliknąć opcję DODAJ TRASĘ;

4. sprawdzić i uzupełnić dane w nowym oknie:
   • Wyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji uzupełniono opcję Skąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
   • Data wyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę wyjazdu w trasę;
   • Stan licznika – stan licznika samochodu przed wyjazdem;
   • Przyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji uzupełniono opcję Dokąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
   • Data przyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę przyjazdu na miejsce;
   • Stan licznika – stan licznika po dotarciu na miejsce;
   • Śr. transportu – informacja o samochodzie, który został wykorzystany do delegacji. Dane są pobierane z wniosku o delegację;
   • Dystans (km) – system automatycznie wyliczy przejechany dystans. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można w polu wprowadzić korektę widocznej wartości;
   • Opis – pole pozwala na dodanie dodatkowych informacji na temat trasy;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;

5. dodana trasa pojawi się na liście. Obok wpisu widoczne będą małe przyciski z symbolem kosza na śmieci i ołówka. Pierwszy z nich pozwala usunąć dany wpis, natomiast drugi daje możliwość edycji wprowadzonych informacji;
6. ponowne kliknięcie opcji DODAJ TRASĘ znów otworzy okno opisane w punkcie 4. Różnica polega na tym, że zamienione zostaną miejsca wyjazdu i przyjazdu. Innymi słowy dodana zostanie trasa powrotna. Po uzupełnieniu niezbędnych danych należy kliknąć ZAPISZ. Trasa powrotna pojawi się w sekcji Ewidencja przejazdów.

Po tym jak w zakładce Koszty podróży zostaną wprowadzone dane na temat pokonanej trasy, możliwe jest wydrukowanie ewidencji przebiegu. Wystarczy kliknąć przycisk DRUKUJ EWIDENCJĘ PRZEBIEGU. Na ekranie pojawi się okno podglądu. Aby dokonać wydruku, należy kliknąć przycisk Drukuj i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie komputera.

Rachunki/Faktury

Delegacje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, które należy rozliczyć. W takim przypadku delegowany zobowiązany jest zebrać wszystkie faktury i rachunki, które następnie należy rozliczyć w ramach delegacji. W zakładce Rachunku możliwe jest dołączenie wszystkich dodatkowych dokumentów fiskalnych, które wymagają rozliczenia.

Aby dodać istniejącą w systemie fakturę do rozliczenia delegacji, należy:

1. w module Delegacje odszukać fakturę, która wymaga uzupełnienia;
2. dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;

3. kliknąć przycisk Dodaj istniejącą fakturę (przycisk z symbolem spinacza);

4. w nowym oknie w polu Dokument kliknąć przycisk lupy i odszukać fakturę zakupu zarejestrowaną w systemie. W polu Kategoria dokumentu ustawić odpowiednią kategorię odpowiadającą danemu typowi kosztu, na przykład Noclegi;
5. kliknąć przycisk ZAPISZ. Faktura zostanie dodana i pojawi się na liście. Poza numerem faktury widoczna będzie również wartość faktury i kategoria;

6. przełączniki widoczne w ostatnich dwóch kolumnach pozwalają na określenie, czy:
   • dana pozycja zalicza się do kosztów delegacji;
   • opłacono ze środków własnych lub zaliczki;
7. po dodaniu faktur należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować zmiany.

Osoba delegowana może również dodać faktury, których nie ma w systemie. W tym przypadku należy:

1. w module Delegacje odszukać fakturę, która wymaga uzupełnienia;
2. dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;
3. kliknąć przycisk Szybkie dodawanie nowego dokumentu typu faktura zakupu (zielony przycisk z symbolem plusa), a następnie z menu wybrać kategorię;

4. nowy dokument pojawi się na liście. Należy dwukrotnie kliknąć nazwę kategorii lub zaznaczyć pozycję na liście, a potem wybrać przycisk Edytuj (ikona ołówka na pasku narzędziowym);

5. na ekranie pojawi okno rejestrowania nowej faktury zakupowej w systemie. Proces ten dokładnie omówiono w oddzielnym artykule. Dodana faktura pojawi się na liście obok innych pozycji. Użytkownik może również pominąć etap Faktury Zakupu i poprzestać wyłącznie na dodaniu nowej pozycji na liście oraz podaniu wartości dokumentu;
6. kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować wszystkie zmiany.

Błędnie dodaną fakturę można odłączyć od delegacji. W tym celu w zakładce Rachunki należy zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć przycisk Odłącz fakturę od delegacji i potwierdzić swoją decyzję. Rozwiązanie to zadziała dla faktur, które zarejestrowano w systemie. Warto tutaj zapamiętać, że ikona kosza pozwoli jedynie na usunięcie tych faktur, które zostały dodane przyciskiem z zielonym plusem.

Podsumowanie kosztów delegacji krajowych

Zakładka Podsumowanie zawiera komplet kosztów dotyczących delegacji. Wszystkie koszty zebrano w jednym miejscu i tam rozbito na różne kategorie. Poza tym podział uwzględnia również koszty poniesione przez firmę, które nie podlegają zwrotowi osobie delegowanej.

Jeżeli w podsumowaniu nie widać wszystkich kosztów, to oznacza, że na którymś etapie nie został kliknięty przycisk Zapisz i system nie ma zapamiętanych wszystkich danych, które zostały dodane.

Po tym jak osoba delegowana rozliczy delegację, powinna kliknąć przycisk POTWIERDŹ WPROWADZENIE ROZLICZENIA. To działanie rozpocznie procesowanie rozliczenia delegacji.