Elektroniczne zarządzanie dokumentami może okazać się nie tylko sposobem na skuteczny rozwój Twojej firmy, ale po prostu koniecznością. Szybszy przepływ informacji czy brak konieczności ręcznego gromadzenia, ewidencjonowania czy archiwizowania różnego rodzaju pism wprowadzą przedsiębiorstwo na zupełnie nowy poziom funkcjonowania. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, jak wiele może zyskać Twoja firma, gdy zdecydujesz się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.

Spis treści:

• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
• 6 powodów, dla których elektroniczne zarządzanie dokumentami się opłaca
• Czego unikniesz, gdy postawisz na automatyzację procesów i elektroniczny obieg dokumentów?
• Elektroniczny obieg dokumentów – cena

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Zanim przejdziemy do korzyści, zwróćmy przez chwilę uwagę na to, jaka jest istota elektronicznego obiegu dokumentów. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że stanowi on szereg procesów, które odbywają się w nowoczesnych firmach, zarówno w tych małych, jak i dużych. Każde przedsiębiorstwo wystawia i otrzymuje faktury, spisuje umowy, wypełnia wnioski czy wysyła pracowników w delegacje. Wszystko to sprawia, że obieg dokumentów w firmie jest naprawdę ogromny i dość trudny do uporządkowania oraz zewidencjonowania. O chaos czy zagubienie ważnych dokumentów naprawdę nie jest tu trudno.

System elektronicznego obiegu dokumentów może okazać się skutecznym rozwiązaniem tych wszystkich problemów. Dziś korzystają z niego nie tylko pracownicy pionu HR i księgowości, ale także kierownicy i personel z innych działów. Zainteresował Cię ten temat? Przekonaj się, jakie są jeszcze inne korzyści wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

 

6 powodów, dla których elektroniczne zarządzanie dokumentami się opłaca

Oszczędność czasu

Posiadając rozbudowany dział kadr i płac, warto przyjrzeć się bliżej pracy osób, które są tam zatrudnione. Być może przez natłok dokumentów, jakie przyjmują każdego dnia, konieczność pilnowania terminów, akceptowania urlopów oraz prowadzenia teczki pracowniczej, jakość ich pracy znacząco się obniża. Oczywiście nie można całkiem zdjąć z ich barków odpowiedzialności np. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, gdyż to obowiązek, który narzuca na pracodawcę Kodeks Pracy. Można jednak sprawić, że obieg dokumentów będzie uporządkowany oraz zajmie znacznie mniej czasu. Jest to możliwe właśnie za sprawą elektronicznego obiegu dokumentów.

Możliwość obniżenia kosztów

Pewnie zastanawiasz się, jak system zarządzania dokumentami może wpłynąć na obniżenie kosztów, skoro konieczne jest zapłacenie za dodatkowe narzędzie czy oprogramowanie. Jednak ta zaleta jest jak najbardziej realna. Szczególnie widać to w małych firmach, ale nie tylko. Dzięki temu, że obieg dokumentów w firmie odbywa się online, możesz ograniczyć liczbę osób zajmujących się ewidencjonowaniem, czy archiwizowaniem dokumentów. Oprogramowanie będzie także gwarantem jakości i skuteczności procesów, zapobiegając wielu kosztownym błędom.

Łatwy i szybki dostęp do dokumentów

Kolejnym powodem, dla którego warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, jest to, że wszystkie dokumenty znajdują się wtedy w chmurze. Wystarczy zatem tylko zalogować się do systemu, by uzyskać do nich dostęp, pobrać właściwe pliki lub też przesłać je do odpowiedniego działu. Nie musisz przy tym tracić czasu na przeszukiwanie setki segregatorów czy przeorganizowywać dnia pozostałych pracowników.

Elektroniczny system obiegu dokumentów jako baza wiedzy

Skoro wszystkie potrzebne dokumenty związane z funkcjonowaniem Twojej firmy znajdują się w chmurze, to zyskujesz też ogromną bazę wiedzy. Z jednej strony w jej skład wchodzą faktury, umowy, urzędowe dokumenty czy inne ważne pisma, ale to nie wszystko. Inne istotne informacje, które mogą być gromadzone oraz przesyłane przy pomocy elektronicznego obiegu dokumentów, to np. notatki z zebrań czy spotkań z klientem, ogłoszenia od innych pracowników, wiadomości e-mailowe itd. Wszystko to stanowi bezcenne źródło wiedzy, które dobrze wykorzystane, może stać się gwarantem sukcesu Twojej firmy.

Bezpieczeństwo danych

Zapewne, gdy widzisz, jak wiele informacji może zawierać document managment system, to włącza Ci się lampka ostrzegawcza. Obawiasz się, czy to bezpieczne, że wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu? Kiedy wybierzesz renomowane oprogramowanie, które zawiera odpowiednie zabezpieczenia, to zyskasz też spokojną głowę. Ponadto wiedza, jaka jest przechowywana w bazie, zostaje odpowiednio zabezpieczona. Ma to bardzo duże znaczenie na przykład wtedy, gdy pracownik odchodzi z pracy – nadal możesz mieć bowiem dostęp do jego e-maili czy notatek.

Praktyczna użyteczność

Na samym końcu warto zwrócić uwagę na jeszcze szereg ważnych, choć często pomijanych zalet systemu obiegu dokumentów w firmie. Tą pierwszą jest łatwy dostęp za pomocą dowolnego urządzenia. Ma to bardzo duże znaczenie, jeśli pracownik ma realizować zadania zdalnie czy też na innym sprzęcie niż zazwyczaj. W przypadku awarii konkretnego komputera zapisane na nim dane nie zostaną utracone, co wielokrotnie miało miejsce, gdy dopiero wchodził elektroniczny obieg dokumentów, a pliki nie były przechowywane w chmurze. Dzięki temu procesy biznesowe nie zostają wstrzymane, a cyfryzacja Twojej firmy nabiera rozpędu. W dodatku dokumenty dostępne są również na urządzeniach mobilnych. Pracownicy kadr czy księgowi mogą skutecznie automatyzować powtarzalną pracę, a samo wdrożenie systemu w Twojej firmie jest proste, szybkie i nie zajmuje dużo czasu.

Czego unikasz, gdy postawisz na automatyzację procesów i elektroniczny obieg dokumentów?

Document managment system w rozumieniu tradycyjnym był daleki od doskonałości. Przez to Twoja firma była narażona na to, że:

• rejestracja dokumentów i oczekiwanie na ich akceptację zajmowały dużo czasu,
• dokumenty mogły trafić w niepowołane ręce,
• pojawiały się opóźnienia w realizacji umów,
• dokumentacja nie była uporządkowania, co w konsekwencji mogło doprowadzić do problemów prawnych oraz do nakładania kar,
• dokumenty przechowywane w systemie były zduplikowane,
• obieg dokumentów był utrudniony, np. gdy pracownik był na chorobowym.

Podczas elektronicznego obiegu dokumentów znacząco eliminujesz wszystkie powyższe problemy. Dzięki temu Twoja firma wreszcie działa sprawnie i prawidłowo.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – cena

Jak widzisz, system elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia wiele różnych korzyści. Właśnie dlatego jego zastosowanie może korzystnie wpłynąć na funkcjonowanie oraz finanse Twojego przedsiębiorstwa.

Jeśli rozważasz wdrożenie takiego rozwiązania, to pewnie zastanawiasz się, ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów. Cena uzależniona jest od oprogramowania, na jakie postawisz. W przypadku Symfonia Obieg Dokumentów zależy ona od tego, ile rozszerzeń wybierzesz oraz jak wielu pracowników uzyska dostęp do narzędzia.

Jakie rozszerzenia masz do wyboru? Oto kilka przykładowych:

• narzędzia przydatne do pracy grupowej, jak np.poczta, kalendarz oraz czat,
• możliwość projektowania własnych procedur workflow oraz rejestrów danych,
• stworzenie bazy produktów oraz miejsc, gdzie będą przechowywane dokumenty handlowe itd.

Jednak to nie wszystko, gdyż możesz wzbogacić swój system elektronicznego obiegu dokumentów o kilka innych przydatnych aplikacji, takich jak:

• narzędzie do rejestracji czasu pracy,
• elektroniczne wnioski urlopowe,
• narzędzie do skonfigurowania obiegu faktur z możliwością eksportu ich do używanego programu księgowego,
• archiwum umów,
• narzędzie ułatwiające zarządzanie delegacjami,
• środowisko CRM,
• błyskawiczna obsługa zobowiązań,
• dostęp do biblioteki dokumentów firmowych, co dodatkowo zostało zaopatrzone w specjalne zabezpieczenia,
• możliwość wystawiania faktur online.

Wybierz pakiet, który odpowiada Twoim potrzebom i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentami.