Ustawienia modułu Zamówienia są dostępne łącznie z tymi dla Zapotrzebowań. W niniejszym artykule opisano wybrane opcje, które mają wyłącznie związek z modułem Zamówienia.
Ogólne
Wszystkie ustawienia dotyczące modułu Zamówienia zebrano w narzędziu Ustawienia aplikacji. Aby je otworzyć, należy kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W nowym oknie należy odszukać sekcję ZAKUPY i kliknąć KONFIGURACJA.
Opcja Akceptacja zamówień pozwala określić, w jaki sposób mają być procedowanie kolejne zamówienia. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ należy wybrać jedno z dostępnych ustawień:
- Bez akceptacji – zamówienie nie będzie podlegać procedowaniu i trafi bezpośrednio do dalszej realizacji;
- Do wyboru przez zlecającego – osoba zlecająca za każdym razem będzie wskazywać osobę, która ma dokonać akceptacji;
- Domyślna grupa – użyte zostaną osoby z domyślnej grupy, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Domyślny akceptant – zawsze będzie to ta sama osoba, którą należy wskazać po zaznaczeniu opcji;
- Przełożony wnioskującego lub on sam, gdy należy do grupy – akceptacji dokona przełożony osoby wnioskującej. Dodatkowo można wskazać grupę i jeżeli wnioskujący do niej należy, wtedy on sam będzie mógł dokonać akceptacji;
- Przełożony wnioskującego (według struktury) – bezpośrednio przełożony osoby wnioskującej. Zależność wynika ze struktury organizacyjnej;
- Wnioskujący – akceptacji może dokonać sam wnioskujący.
Po wybraniu odpowiedniej opcji należy uzupełnić dodatkowe pola (jeżeli będą widoczne) i kliknąć przycisk ZAPISZ.
Opcja Przy akceptacji zamówień oznacz pozycję jako zamówioną pozwala na przyśpieszenie i uproszczenie ścieżki obiegu. Włączenie tego ustawienia ma sens w przypadku, gdy wnioskujący i akceptujący to ta sama osoba.
Magazyny
Słownik magazynów to następne ustawienie, które może być przydatne. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ otwarte zostanie nowe okno umożliwiające zarządzanie magazynami, w których przechowywany będzie zamawiany towar. Domyślnie w systemie zdefiniowany jest jeden magazyn – Magazyn główny.
Aby zdefiniować nowy magazyn, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i KONFIGURACJA;
- w głównej części okna odszukać opcję Słownik magazynów i kliknąć ZMIEŃ;
- w następnym nowym oknie kliknąć przycisk Nowy;
- uzupełnić pola zgodnie z opisem:
- Nazwa – nazwa magazynu;
- Symbol – symbol magazynu;
- Opis – dokładny opis przeznaczenia danego magazynu;
- Nadrzędny – jeżeli w tym polu zostanie ustawiony magazyn, to ten, który właśnie jest tworzony, będzie pod nim w strukturze. Jeżeli pole zostanie puste, to tworzony magazyn będzie miał najwyższy poziom;
- Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać magazyny z konkretną jednostką rozliczeniową. Podmiot wybierany jest z listy, która odpowiada strukturze organizacyjnej. Opcja może być przydatna w przypadku wykorzystania modelu wielofirmowości;
- Odpowiedzialny – daje możliwość powiązania magazynu z konkretnym pracownikiem, który będzie za niego odpowiadać. Pracownika wybiera się z listy;
- Domyślny magazyn – włączenie tej opcji spowoduje, że tworzony magazyn stanie się domyślnym i będzie on domyślnie ustawiany w odpowiednich polach dotyczących magazynu;
- Wyłącz obrót magazynowy – zaznaczenie tej opcji pozwoli na wykluczenie magazynu z wydań i przyjęć towaru;
- kliknąć ZAPISZ, aby zapisać zmiany i utworzyć nowy magazyn.
Nowy magazyn pojawi się na liście. Każdą z pozycji można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć dany magazyn lub zaznaczyć go na liście i kliknąć Edytuj. Niepotrzebny magazyn można usunąć, oznaczając go na liście i klikając Usuń.
Cenniki
Cenniki to rozwiązanie, które pozwala na wygodne zarządzanie produktami w zamówieniach.
Aby zdefiniować nowy cennik, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i KONFIGURACJA;
- w głównej części okna odszukać opcję Cennik i kliknąć ZMIEŃ;
- w nowym oknie należy kliknąć Nowy, a potem uzupełnić pola według opisu:
- Nazwa – nazwa cennika;
- Skrót – skrócona nazwa cennika;
- Priorytet – wartość istotna przy stosowaniu kilku różnych cenników do jednego produktu. W takim przypadku cennik z najwyższym priorytetem będzie brany pod uwagę;
- Typ – pozwala na wybranie z listy typu cennika. Dostępne opcje to stała cena i rabat. Dla rabatu w polu Wybierz rabat należy wprowadzić odpowiednią wartość. Ceny wszystkich elementów cennika powinny zostać obniżone zgodnie z rabatem wybranym ze słownika. W przypadku stałej ceny należy podać konkretną cenę w polu Podaj cenę. Wszystkie produkty w danej walucie mają mieć taką samą cenę. Jeżeli do cennika zostaną dodane produkty w różnych walutach, to nie będą one przeliczone. Cena zostanie obliczona jako stała pod warunkiem, że wyjątki w produktach lub grupach są typu indywidualnego;
- Data od i Data do – pozwala na wybranie z kalendarza dat, w których ma obowiązywać dany cennik;
- Opis i Uwagi – miejsce na opis cennika i uwagi, które mogą mieć z nim związek;
- kliknąć ZAPISZ. W tej chwili w ramach okna cennika wyświetlone zostaną dodatkowe zakładki:
- Uprawnienia – pozwoli na przypisanie dostępu do cennika wskazanej osobie, wystarczy zaznaczyć ją w kolumnie Pracownicy i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo. Pracownik przeskoczy do kolumny Uprawnieni;
- Grupy produktów oraz Produkty – pozwala na dodanie produktów, utworzenie ich grup. Cennik będzie obowiązywać dla tych produktów. Więcej o dodawaniu produktów napisano w oddzielnym artykule;
- Klienci – pozwala dodać klientów, którzy będą mogli korzystać z danego cennika. Aby dodać nowego klienta, należy kliknąć przycisk Nowy (zielony plus), a potem w nowym oknie wyszukać i dodać klienta. Dane są pobierane z modułu Klienci;
- kliknąć przycisk ZAMKNIJ.
Nowy cennik pojawi się na liście. Każdą z pozycji można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć dany cennik lub zaznaczyć go na liście i kliknąć Edytuj. Niepotrzebny cennik można usunąć, oznaczając go na liście i klikając Usuń.
Automat akceptacji faktur
Ustawienie automatu akceptacji faktur aplikacji Zamówienia dotyczy procesu akceptacji faktury powiązanej z zamówieniem w celu ograniczenia liczby akceptacji dotyczących tych samych zakupów. Dla przykładu, w przypadku zamówienia mało kosztownego towaru może zaistnieć potrzeba, aby akceptacja odbyła się jedynie na etapie decyzji o zakupie. Akceptacja faktury w takiej sytuacji byłaby zbędna i uciążliwa.
Aby dodać procedurę akceptacji, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę ZAKUPY i AUTOMAT AKCEPTACJI FAKTUR;
- w głównej części okna kliknąć Nowy;
- ustawić pola według instrukcji:
- Kwota Do – wprowadzić maksymalną kwotę, do której ma działać automat akceptacji;
- Procent odchylenia – pozwala ustawić wartość procentową odchylenia od kwoty podanej w polu Kwota Do. Jeżeli kwota została ustawiona na 100 zł, a wartość odchylenia na 10%, to oznacza, że automat będzie akceptować faktury do 110 zł;
- kliknąć ZAPISZ. Nowa reguła pojawił się na liście.
Reguły widoczne na liście można:
- edytować – należy dwukrotnie kliknąć pozycję na liście lub zaznaczyć ją i kliknąć Edytuj;
- usunąć – zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć Usuń i potwierdzić zamiar usunięcia.