Tworzenie nowej płatności to podstawowe działanie, które wykonywane jest za pomocą modułu Płatności. Użytkownik może utworzyć następujące rodzaje płatności:
- z faktury – na podstawie faktury zakupu zarejestrowanej w systemie;
- z delegacji – na podstawie delegacji zarejestrowanej w systemie;
- z innych dokumentów – na podstawie innych dokumentów, które nie są fakturami i delegacjami.
Płatność z faktury
Tworzenie nowej płatności z faktur zakupu jest procesem, który można wykonać z dwóch miejsc:
- w module Płatności w zakładce OZNACZONE DO ZAPŁATY;
- z zakładki Powiązania na dokumencie faktury zakupu.
Warto pamiętać o tym, że płatność może zostać utworzona wyłącznie w stosunku do pozycji, które:
- zostały oznaczone do płatności – w zakładce NIEOZNACZONE DO ZAPŁATY zaznaczono pozycję, a następnie kliknięto Oznacz do płatności;
- nie zostały zapłacone w 100% wartości brutto;
- nie wymagają formy płatności gotówkowej.
Jeżeli podczas płatności system wykryje, że nie ustawiono numeru konta bankowego dla płatnika lub beneficjenta, wyświetlony zostanie stosowny komunikat, a utworzenie płatności nie powiedzie się. Brakujące numery kont bankowych można uzupełnić w module Klienci.
Aby utworzyć płatność w module Płatności, należy:
- włączyć moduł Płatności;
- przejść do zakładki OZNACZONE DO ZAPŁATY;
- odszukać pozycję, a następnie wybrać jedną z dróg:
- kliknąć ją prawym przyciskiem myszy i wybrać Utwórz płatność;
- alternatywnie zaznaczyć pozycję i kliknąć Utwórz płatność z faktury;
- w nowym oknie:
- Rodzaj transakcji – wybrać z listy odpowiedni rodzaj transakcji, na przykład przelew krajowy;
- Płatnik – sprawdzić, czy pole zawiera odpowiednie dane płatnika faktury;
- Beneficjent – sprawdzić, czy pole zawiera dane firmy, która otrzyma przelew;
- Konto bankowe Płatnika – wybrać z listy odpowiednie konto bankowe płatnika. To z tego konta pobrane zostaną środki do zapłaty;
- Konto bankowe Beneficjenta – wybrać z listy odpowiednie konto bankowe beneficjenta. To na to konto zostaną przelane środki;
- Kwota – sprawdzić i ewentualnie skorygować kwotę do przelewu;
- Termin płatności – wprowadzić termin płatności. Domyślnie będzie to aktualna data. Jeżeli wprowadzone zostaną zmiany, to przelew zostanie wykonany w zadanym terminie;
- Opis przelewu – miejsce na dodanie opisu przelewu;
- kliknąć ZAPISZ;
- po wprowadzeniu danych i kliknięciu przycisku ZAPISZ płatność jest procesowana dalej (może zostać zablokowana, przekierowana DO AKCEPTACJI lub DO EKSPORTU w zależności od ustawień systemu oraz stanu oznaczenia blokady na dokumencie faktury zakupu).
W tym miejscu warto wspomnieć o tym, że użytkownik może za jednym razem utworzyć płatność dla kilku dokumentów. Wystarczy zaznaczyć kilka lub kilkanaście pozycji na liście, a następnie kliknąć Utwórz płatność z Faktury lub kliknąć prawym przyciskiem i wybrać Utwórz płatność. Po chwili na ekranie pojawi się podsumowanie z listą płatności. Należy kliknąć OK.
Płatności można utworzyć również z poziomu modułu Faktury zakupu. Dokładniej mówiąc, w zakładce Powiązania konkretnej faktury możliwe jest utworzone odpowiedniej płatności. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.
Płatność z delegacji
Tworzenie płatności z delegacji realizowane jest w zakładce DELEGACJE (grupa zakładek POZOSTAŁE DOKUMENTY). Na liście dostępne są te dokumenty delegacji, których kwota rozliczenia z pracownikiem jest większa od zera.
Aby utworzyć płatność z delegacji, należy:
- włączyć moduł Płatności;
- przejść do zakładki DELEGACJE;
- odszukać pozycję, a następnie wybrać jedną z dróg:
- kliknąć ją prawym przyciskiem myszy i wybrać Utwórz płatność;
- alternatywnie zaznaczyć pozycję i kliknąć Utwórz płatność z Delegacji;
- w nowym oknie:
- Rodzaj transakcji – z listy wybrać rodzaj transakcji, na przykład przelew krajowy;
- Płatnik – jeżeli zajdzie taka potrzeba, na liście wskazać inny niż domyślny podmiot płatnika;
- Konto bankowe Płatnika – jeżeli zajdzie taka potrzeba, z listy wybrać inny niż domyślny rachunek bankowy płatnika;
- Pracownik – zawiera informacje z danymi pracownika, którego delegacja jest przedmiotem płatności;
- Konto bankowe pracownika – dane konta bankowego pobierane z ustawień konta danego pracownika;
- Kwota – kwota płatności, która powinna zostać uzupełniona automatycznie na podstawie dokumentu delegacji;
- Termin płatności – domyślnie będzie zawierać aktualną datę. Można dokonać zmiany i ustawić na przykład płatność w przyszłości;
- Tytuł przelewu – tytuł przelewu, domyślnie dane delegacji;
- Opis przelewu – opis przelewu domyślnie zawiera informacje z opisu delegacji;
- kliknąć ZAPISZ;
- po wprowadzeniu danych i kliknięciu przycisku ZAPISZ płatność jest procesowana dalej (może zostać zablokowana, przekierowana DO AKCEPTACJI lub DO EKSPORTU w zależności od ustawień systemu oraz stanu oznaczenia blokady na dokumencie faktury zakupu).
Pozostałe płatności
Oprócz płatności związanych z dokumentami typu faktura zakupu oraz delegacja istnieje możliwość tworzenia płatności ad hoc. Płatności te są powiązane z dedykowanym typem dokumentu, który podlega procesowaniu zanim uzupełniona płatność trafi do eksportu.
Ten typ płatności nie obsługuje przelewów krajowych mechanizmem podzielonej płatności (split payment).
Aby utworzyć płatność dla pozostałych dokumentów, należy:
- włączyć moduł Płatności;
- przejść do zakładki DOKUMENTY PŁATNOŚCI;
- odszukać pozycję, a następnie kliknąć Utwórz płatność;
- otwarty zostanie pusty dokument płatności, należy kliknąć przycisk Edytuj;
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Rodzaj transakcji – wybrać z listy odpowiedni rodzaj transakcji, na przykład przelew krajowy;
- Płatnik – sprawdzić, czy pole zawiera odpowiednie dane płatnika faktury;
- Beneficjent – sprawdzić, czy pole zawiera dane firmy, która otrzyma przelew;
- Konto bankowe Płatnika – wybrać z listy odpowiednie konto bankowe płatnika. To z tego konta pobrane zostaną środki do zapłaty;
- Konto bankowe Beneficjenta – wybrać z listy odpowiednie konto bankowe beneficjenta. To na to konto zostaną przelane środki;
- Kwota – sprawdzić i ewentualnie skorygować kwotę do przelewu;
- Termin płatności – wprowadzić termin płatności. Domyślnie będzie to aktualna data. Jeżeli wprowadzone zostaną zmiany, to przelew zostanie wykonany w zadanym terminie;
- Opis przelewu – miejsce na dodanie opisu przelewu;
- kliknąć ZAPISZ;
- po wprowadzeniu danych płatność przyjmuje status W PRZYGOTOWANIU.
W tym momencie płatność jest przygotowana, jednakże musi przejść proces akceptacji, aby móc być wyeksportowana. Proces ten zostanie opisany w oddzielnym artykule.