Ustawienia modułu Umowy

• Teczki, kategorie i rodzaje umów
• Szablon numeracji umów
• Resetowanie oraz zmiana statusu licznika
• Rodzaj umowy
• Cechy – dodatkowe pola umowy
• Dodatkowe ustawienia
• Zmiana kategorii umów

Moduł Umowy z uwagi na swoje przeznaczenie posiada sporo ustawień, które często wpływają na sposób działania lub wręcz odpowiadają za to, że będzie możliwe wykonanie określonych czynności.

Teczki, kategorie i rodzaje umów

Teczki to sprawa kluczowa i absolutna podstawa pracy z modułem. Zanim możliwe będzie dodawanie umów, konieczne jest zdefiniowanie teczek, w których przechowywane są umowy. Każdy z działów może posiadać swoją teczkę na umowy.

Aby utworzyć nową teczkę, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. kliknąć przycisk Dodaj teczkę;

4. w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
   • Wybierz komórkę organizacyjną ze struktury, w której powstanie teczka UMOWY – na liście dostępny będzie pełen wykaz działów zdefiniowanych w ramach organizacji. Należy wskazać na liście odpowiednią pozycję. Pole ma charakter obowiązkowy;
   • Wybierz Grupę(-y) osób, które będą miały dostęp do każdej utworzonej umowy – na liście widoczna będzie lista grup, które utworzono w ramach organizacji. Należy wskazać te, które mają mieć dostęp do umów. Po wskazaniu jednej grupy można ponownie kliknąć pole i wybrać następną grupę. Błędnie wskazaną grupę można usunąć z pola, klikając krzyżyk obok nazwy grupy;
   • lub/i wybierz osoby, które będą miały dostęp do każdej utworzonej umowy – na liście widoczna będzie lista wszystkich pracowników. Należy wskazać osobę, która ma mieć dostęp do umów. Po wskazaniu jednej osoby można ponownie kliknąć pole i wybrać następną. Błędnie wskazaną osobę można usunąć z pola, klikając krzyżyk obok nazwy. Osoba może być uzupełnieniem wskazanej wcześniej grupy;
5. kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowa teczka pojawi się na liście w sekcji UMOWY => TECZKI/KATEGORIA. Numer teczki zostanie nadany automatycznie i jest on istotną informacją, jeżeli ma zostać wykonany import umów w oparciu o plik XLS.

Aby usunąć teczkę, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. odszukać teczkę na liście i kliknąć opcję USUŃ;

4. w nowym oknie potwierdzić zamiar usunięcia teczki, klikając przycisk TAK.

Usuwając teczkę, należy pamiętać o umowach, które się w niej znajdują, gdyż ich usunięcie jest równoznaczne z utratą dostępu do nich.

Kategorie są dodatkowym podziałem, który można wprowadzić w ramach teczki. Na przykład dział handlowy w ramach swojej teczki z umowami może utworzyć podkategorie na umowy o dzieło zawierane z serwisantami oraz umowy sprzedaży produktów. Dodając nową umowę, będzie można przypisać jej odpowiednią kategorię, która pozwoli na lepsze zarządzanie całym archiwum. Ma to kolosalne znaczenie w przypadku dużej liczby umów.

Aby utworzyć nową kategorię umowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. kliknąć przycisk Dodaj kategorię;
4. w nowym oknie uzupełnić pola:
   • Nazwa – nazwa nowej kategorii;
   • Kategoria nadrzędna – należy wskazać kategorię nadrzędną;

5. kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowa kategoria pojawi się w zakładce TECZKI/KATEGORIA w dodatkowej kolumnie z prawej strony.

Aby usunąć kategorię, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. odszukać kategorię i kliknąć przycisk USUŃ;

4. w nowym oknie potwierdzić zamiar usunięcia kategorii, klikając przycisk USUŃ.

Szablon numeracji umów

System Ready_^TM w ramach modułu Umowy automatycznie nadaje numery wszystkim rejestrowanym umowom. Dla wygody użytkowników możliwe jest dopasowanie sposobu numerowania do wzoru używanego wewnątrz organizacji. Dodatkowo, w trybie domyślnym, system w ramach każdej teczki używa innego wzoru numeracji. Możliwe jest jednak wymuszenie ujednoliconej numeracji niezależnie od teczek, w których rejestrowane są umowy.

Aby włączyć jednolity sposób numeracji w każdej z teczek, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję USTAWIENIA;
3. w sekcji NUMERACJA włączyć opcję Globalny licznik.

Aby zmienić schemat numerowania, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję USTAWIENIA;
3. w sekcji NUMERACJA kliknąć przycisk KONFIGURUJ;

4. w nowym oknie w polu Szablon widoczny będzie domyślny schemat numeracji zapisany w sposób następujący: {NR}/{RRRR}. Aby ustawić własny sposób numeracji, należy usunąć zawartość pola szablonu. Następnie z listy poniżej wybrać kolejne człony numeru, klikając za każdym razem przycisk wstaw. W ten sposób należy ustawić cały schemat numeru. Na przykład {NR%n}/{SYMB_JEDN_ORG}/{MM}/{RRRR} pozwoli uzyskać numer, na który składa się numer umowy/symbol jednostki (działu)/miesiąc/rok. Po wprowadzeniu całego schematu, należy kliknąć przycisk OK.

Ważne jest to, że schemat numeracji należy ustawić przed rozpoczęciem rejestrowania umów. Ewentualna zmiana numeracji nie wpływa na umowy już zapisane w bazie.

Resetowanie oraz zmiana statusu licznika

Licznik numeracji resetuje się automatycznie w zależności od zastosowanych znaczników. Jeśli znaczniki zawierają się w sobie, licznik będzie resetowany według najmniejszego:

• jeśli w szablonie jest {MM} – licznik będzie resetował się co miesiąc;
• jeśli w szablonie jest {RR} lub {RRRR} – licznik będzie resetował się co rok.

Na przykład szablon: {RWA}/{RR}/{MM}/{NR4} – w tym przypadku licznik będzie się zerował co miesiąc.

Aby zmienić status licznika, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. odszukać teczkę, dla której licznik ma zostać skorygowany;
4. kliknąć opcję LICZNIK;

5. w nowym oknie w polu Licznik wprowadzić korektę wartości licznika i kliknąć przycisk OK.

Rodzaj umowy

Rodzaj umowy to rodzaj „wirtualnego” filtra, który pozwoli wyszukać w bazie umowy konkretnego typu, na przykład. Umowy leasingowe, które zapisano w różnych teczkach. Słownik rodzajów jest domyślnie pusty, co daje administratorowi umów pełną dowolność w tworzeniu jego struktury.

Aby dodać nowy rodzaj umowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję TECZKI/KATEGORIA;
3. odszukać teczkę, dla której licznik ma zostać skorygowany;
4. kliknąć przycisk Rodzaj umowy;

5. w nowym oknie kliknąć przycisk Nowy i w kolejnym nowym oknie uzupełnić pola według opisu:
   • Nazwa – daje możliwość wprowadzenia nazwy rodzaju umowy, jest to pole obowiązkowe;
   • Nadrzędny – pozwala ustawić nadrzędny rodzaj umowy, jest to pole obowiązkowe, ale w przypadku podania wartości zostanie utworzona grupa nadrzędna o nazwie zgodnej z polem Nazwa;
   • Osoba odpowiedzialna – daje możliwość ustawienia domyślnej osoby odpowiedzialnej za wystawienie umowy w podglądzie;
   • Grupa kwalifikująca – pozwala na ustawienie grupy osób, które mają brać udział w procedurze akceptacji danego rodzaju umów;

6. kliknąć przycisk OK, rodzaj umowy zostanie zapisany na liście.

Cechy – dodatkowe pola umowy

W ramach modułu Umowy użytkownik może korzystać z dodatkowych pól, które będą odpowiadały jego specyficznym potrzebom. Dodatkowe pola, czyli cechy, należy zdefiniować w ustawieniach systemu i powinien zrobić to jego administrator.

Aby dodać nową cechę umowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję CECHY;
3. kliknąć przycisk Nowa cecha;

4. w nowym oknie należy wprowadzić odpowiednie wartości zgodne z opisem w kolejnych podpunktach;
5. zakładka Ogólne:
   • Nazwa – nazwa cechy;
   • Typ pola – pozwala określić rodzaj pola. Do wyboru użytkownik ma między innymi listę rozwijaną, pole tekstowe, symbol MPK czy pole zaznaczane. Istnieje również możliwość wybrania gotowych elementów, na przykład listy pracowników. Wartość ta nie podlega edycji po zapisie;
   • Symbol – unikalna wartość w obrębie danego tematu;
   • Alias – ciąg znaków, który może być wykorzystany w procedurze workflow zamiast ID;
   • Podpowiedź – tekst wyświetlany po najechaniu myszą na pole;
   • Priorytet – umożliwia określenie kolejności wyświetlania dodatkowych pól. Opcja ma sens, jeżeli zdefiniowano kilka dodatkowych cech i ważna jest ich kolejność;
   • Grupa – zbiór cech (należy wybrać grupę UMOWA);

6. zakładka Atrybuty daje możliwość zdefiniowania specyficznych cech pola. Znaczenie poszczególnych pól zostało omówione w dokumentacji wdrożeniowej, którą dysponuje administrator systemu;
7. Należy kliknąć przycisk DODAJ CECHĘ. Ciekawostką jest to, że po kliknięciu przycisku DODAJ CECHĘ widok okna ulegnie zmianie i pojawi się dodatkowa zakładka (Uprawnienia), która daje możliwość uprawnienia konkretnych osób do korzystania z nowego pola. W lewym panelu należy wskazać osobę, kliknąć strzałkę na środku i dodać osobę do prawego panelu. W nowym oknie należy określić poziom uprawnień i dwa razy kliknąć OK. Nowa cecha pojawi się na liście.

List cech może zostać zmodyfikowana. Aby usunąć cechę, należy kliknąć jej nazwę, a potem przycisk Usuń. Błędnie zdefiniowana cecha może zostać poddana edycji. Wystarczy ją zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Edytuj. Okno edycji wygląda dokładnie tak samo, jak to opisane powyżej przy okazji dodawania nowej cechy.

Dodatkowe ustawienia

W ramach ustawień modułu Umowy dostępnych jest jeszcze szereg dodatkowych opcji, które opisano poniżej. Wszystkie ustawienia dostępne są po kliknięciu przycisku Aplikacje, Ustawienia aplikacji i wybraniu opcji USTAWIENIA w sekcji UMOWY.

Sekcja USTAWIENIA OGÓLNE

• Pole – Rodzaj umowy na projekcie – opcja domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu automatycznie uzupełniane będą pola Opiekun umowy oraz Osoby Kwalifikujące. Opcja ma związek z opisanym wcześniej definiowaniem Rodzaju umowy;
• Czy włączyć obsługę pełnomocnictw – opcja domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu w module Umowy pojawi się zakładka PEŁNOMOCNICTWA i będzie można dokonywać rejestracji tego typu dokumentów. Więcej informacji na temat tego elementu znajduje się w oddzielnym artykule;
• Ile dni przed zakończeniem umowy wysłać powiadomienie od opiekuna i administratora? – pozwala ustawić czas wyprzedzenia dla powiadomień o wygaśnięciu umowy. Więcej informacji na temat powiadomień znajduje się oddzielnym artykule;
• Czy automatycznie ustawiać status na OBOWIĄZUJĄCA lub ZAKOŃCZONA? – opcja domyślnie włączona. Dzięki niej system na podstawie daty obowiązywania umowy będzie modyfikował jej status. Zmiana statusu jest powiązania z powiadomieniem dla opiekuna umowy.

Sekcja POLA UMOWY

• Rodzaj umowy – opcja domyślnie wyłączona, wymusza weryfikację wypełnienia pola z rodzajem umowy w przypadku uaktywnienia. Więcej informacji na temat rodzaju umowy znajduje się w oddzielnym artykule;
• Włącz wybór jako nasza „Strona umowy” pełnej listy kontaktów – opcja domyślnie wyłączona, po włączeniu pozwala na dowolne ustawienie strony umowy. System domyślnie wstawia dane strony umowy na podstawie wartości powiązanych z właścicielem licencji na system Ready_^TM. Osoba rejestrująca umowę w systemie wskazuje tylko drugą stronę umowy. Po włączeniu opcji konieczne jest ustawienie obu stron umowy. Rozwiązanie to sprawdza się na przykład w sytuacji, gdy z systemu Ready_^TM korzysta kancelaria adwokacka, która w mieniu swoich klientów zawiera różne umowy.

Sekcja DODATKOWE OPCJE FINANSOWE.

• Dodatkowe zabezpieczenie należytego wykonania umowy – opcja domyślnie wyłączona, po włączeniu w module Umowy będzie możliwe korzystanie z mechanizmu zabezpieczeń umów finansowych. Więcej informacji na temat zabezpieczeń zawarto w oddzielnym artykule;
• Rozszerzenie dla sektora budowlanego – Koszty Ogólne Budowy (KOB) – domyślnie wyłączona, po włączeniu w module Umowy będzie możliwe korzystanie z dodatkowych mechanizmów przydatnych w branży budowlanej. Więcej informacji na temat KOB zawarto w oddzielnym artykule.

Sekcja PROCEDURA PRZEGLĄDU UMOWY

W tej sekcji użytkownik może wybrać jeden z dostępnych schematów akceptacji rejestrowanych umów. Więcej informacji na temat rejestracji projektów umów wymagających akceptacji zawarto w oddzielnym artykule.

Zmiana kategorii umów

W ramach domyślnych ustawień systemu dla modułu Umowy utworzono kategorię umowy oznaczoną numerem 41. Po tym jak użytkownik utworzy nowe kategorie, możliwe jest hurtowe przeniesienie umów do nowej kategorii.

Aby zmienić domyślną kategorię umów, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
3. kliknąć przycisk ZMIEŃ KATEGORIĘ widoczny obok opcji Zmiana kategorii umów;

4. w nowym oknie w polu Wybierz kategorię należy wybrać nową kategorię, a potem kliknąć przycisk ZMIEŃ KATEGORIĘ. Zmiana wymaga dodatkowego potwierdzenia.