- Okno modułu Karty RCP,
- Sortowanie, filtrowanie i wyszukiwanie,
- Tworzenie nowych kart RCP,
- Edycja i usuwanie istniejących kart RCP,
- Grupowanie kart RCP,
- Protokół,
- Raporty,
Moduł Czas pracy rejestruje i umożliwia przeglądanie kart pracy. Rozwiązanie to sprawdza się podczas codziennej pracy. Jednak system Ready_TM zawiera dodatkowy moduł o nazwie Karty RCP. Moduł ten znacznie upraszcza zarządzanie kartami pracy w ramach organizacji. Należy go traktować jako uzupełnienie Czasu pracy, a jego wykorzystanie zaleca się w przypadku osób rozliczających pracę innych (kierownicy, dyrektorzy, działy kadr), jak również zwykłych pracowników, którzy potrzebują wygodnego narzędzia do zarządzania swoimi kartami RCP.
![Moduł Karty RCP ułatwia zarządzania kartami pracy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r49-1024x700.png)
Okno modułu Karty RCP
Okno modułu Karty RCP można podzielić na trzy główne obszary, które oznaczono i opisano poniżej:
![Elementy okna modułu Karty RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r50-1024x667.png)
- panel filtrów – pozwala na wygodne filtrowanie zadań według użytkownika, terminu oraz powiązań;
- pasek narzędziowy – zawiera zestaw przycisków, które umożliwiają wygodną edycję, usuwanie oraz tworzenie nowych kart. Poza tym na pasku znajduje się narzędzie do tworzenia protokołów i grupowania kart;
- lista kart RCP – lista dostępnych kart RCP, które spełniają nałożone reguły ewentualnego filtrowania.
Sortowanie, filtrowanie i wyszukiwanie
Główną zaletą pracy nad kartami RCP jest rozbudowany mechanizm pozwalający na ich sortowanie, filtrowanie oraz wyszukiwanie. Dostępne narzędzia docenią użytkownicy, którzy regularnie muszą pracować z bardzo dużymi zasobami kart.
Aby posortować listę kart RCP, należy:
- w oknie modułu Karta RCP w sekcji z listą kart, odnaleźć wiersz nagłówków;
- kliknąć nagłówek, według którego lista ma zostać posortowana;
![Sortowanie kart RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r51-1024x411.png)
- nad nazwą kolumny pojawi się strzałka:
- w górę – sortowanie malejące;
- w dół – sortowanie rosnące;
- każde ponowne kliknięcie nagłówka użytego do sortowania zmieni sposób wyświetlania informacji – jeżeli kliknięty zostanie nagłówek z sortowaniem malejącym, to zmieni się ono na rosnące i odwrotnie.
Sortowanie zawsze obejmuje jedną kolumnę. Nie ma możliwości ustawienia sortowania według kilku kolumn. Kliknięcie innej kolumny przełączy sortowanie na inne kryterium.
Aby skorzystać z wyszukiwania, należy:
- w oknie modułu Karty RCP odszukać pole wyszukiwarki (w prawym górnym narożniku okna);
- kliknąć pole wyszukiwarki, wprowadzić fragment lub całość szukanej frazy;
![Wyszukiwanie karty RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r52.png)
- nacisnąć klawisz Enter;
- lista wyników zostanie ograniczona do tych, które odpowiadają szukanej frazie lub jej części;
- aby wyczyścić wyszukiwanie, należy kliknąć przycisk krzyżyka widoczny w polu wyszukiwania obok wpisanej frazy.
Domyślnie szukanie odbywa się według następujących kryteriów: opis, numer karty, numer faktury, pracownik, klient, symbol sprawy oraz data rozpoczęcia. To wszystkie dostępne kryteria. Jeżeli użytkownik chce wykluczyć któreś z nich, musi kliknąć przycisk Kolumny (w polu wyszukiwarki po prawej stronie) i odznaczyć odpowiednie pozycje na liście.
Aby skorzystać z filtrowania według kryterium użytkownika, należy:
- w oknie modułu Karty RCP odszukać sekcję filtrowania;
- kliknąć rozwijaną listę Użytkownik i wskazać osobę, do której ma zostać ograniczona lista kart RCP w głównej części okna;
![Filtrowanie karty RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r53.png)
Zwartość listy w polu Użytkownik zależy od tego, jakie uprawnienia posiada pracownik. Kierownik działu zobaczy aktywność swoich podwładnych, zwykły pracownik będzie miał na liście wyłącznie siebie, a kadrowa powinna ujrzeć listę wszystkich pracowników.
Aby skorzystać z filtrowania według kryterium terminu, należy:
- odszukać sekcję Termin;
- pole Zakres – daje możliwość filtrowania według określonego zakresu, który trzeba wybrać z listy. Domyślne wartości to: dzisiaj, wczoraj, bieżący tydzień, bieżący miesiąc, poprzedni tydzień oraz poprzedni miesiąc. Do tego, by wybór mógł zostać dokonany, konieczne jest włączenie opcji Załącz;
![Filtrowanie karty RCP według terminu](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r54.png)
- pole Data – daje możliwość filtrowania według dowolnego zakresu dat, które należy ustawić w polach Od i Do. Po kliknięciu pola należy wskazać odpowiednią datę na kalendarzu;
![Filtrowanie karty RCP według daty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r55.png)
- filtrowanie według zakresu i daty nie może być używane wspólnie. Włączenie opcji Załącz zablokuje możliwość ustawienia wartości konkretnych dat;
- w celu wyłączenia filtrowania należy wyłączyć opcję Załącz lub wyczyścić wartości w Od i Do, klikając przycisk krzyżyka widoczny z prawej strony pola.
Aby skorzystać z filtrowania według kryterium powiązania, należy:
- odszukać sekcję Powiązania;
- pole Sprawa – pozwala wyszukać karty powiązane z konkretną sprawą;
- w polu należy wpisać fragment nazwy sprawy i kliknąć ikonę lupy, a następnie z listy wybrać konkretną sprawę;
- jeżeli nazwa sprawy nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich spraw, z której można wybrać potrzebną pozycję;
![Filtrowanie karty RCP według powiązania ze sprawą](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r56.png)
- pole Klient – pozwala wyszukać karty pracy, które są powiązane z konkretnym klientem;
- w polu należy wpisać fragment nazwy klienta i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretnego klienta;
- jeżeli nazwa klienta nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich partnerów, z której można wybrać potrzebną pozycję;
![Filtrowanie karty RCP według powiązania z klientem](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r57.png)
- filtrowanie według powiązania może być używane wspólnie;
- w celu wyłączenia filtrowania należy wyczyścić wartości w polach Sprawa oraz/lub Klient, klikając przycisk krzyżyka widoczny z prawej strony pola.
Warto zapamiętać, że filtrowanie według różnych kryteriów oraz wyszukiwanie można ze sobą łączyć w dowolny sposób. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne sterowanie listą wyników i odnalezienie potrzebnej karty.
Tworzenie nowych kart RCP
Użytkownik ma możliwość ręcznego utworzenia karty pracy. Rozwiązanie to przydaje się, jeżeli na przykład nie było możliwości automatycznego utworzenia karty z uwagi na charakter wykonywanej pracy.
Aby ręcznie utworzyć kartę pracy, należy:
- włączyć moduł Karty RCP,
- kliknąć przycisk Nowy na pasku narzędziowym;
- w nowym oknie należy wypełnić pola według instrukcji:
- Opis – umożliwia opisanie wykonanego zadania, dla którego wystawiona jest karta RCP;
- Klient – pozwala wyszukać karty pracy, które są powiązane z konkretnym klientem. W polu należy wpisać fragment nazwy klienta i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretnego klienta. Jeżeli nazwa klienta nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich partnerów, z której można wybrać potrzebną pozycję;
- Użytkownik – służy do ustawienia powiązania karty z konkretnym pracownikiem. Domyślnie karta jest powiązana z osobą, która ją wystawiła. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to można z listy wybrać innego pracownika;
- Sprawa – pozwala wyszukać karty powiązane z konkretną sprawą. W polu należy wpisać fragment nazwy sprawy i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretną sprawę. Jeżeli nazwa sprawy nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich spraw, z której można wybrać potrzebą pozycję;
- Protokół – pozwala na powiązanie karty z protokołem. W polu należy wpisać fragment nazwy protokołu i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretną pozycję. Jeżeli nazwa protokołu nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich elementów, z której można wybrać ten potrzebny;
- Czas – pozwala wpisać faktycznie przepracowany czas. Zapis ma postać hms (godzina minuta sekunda). Konkretny przykład wygląda tak: 4h30m;
- Czas od – daje możliwość ustawienia daty i godziny rozpoczęcia pracy, wartości należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
- Czas do – daje możliwość ustawienia daty i godziny zakończenia pracy, wartości należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
![Ręczne dodawanie karty RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r58.png)
- kliknąć przycisk ZAPISZ, karta zostanie utworzona, a okno zamknięte.
Edycja i usuwanie istniejących kart RCP
Aby poddać kartę RCP edycji, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- odszukać kartę na liście. Do tego celu można wykorzystać wyszukiwarkę lub filtrowanie;
- otworzyć kartę. Można to zrobić przez dwukrotne kliknięcie karty na liście, zaznaczenie karty i kliknięcie przycisku Edytuj lub kliknięcie prawym przyciskiem myszy danej pozycji i wybranie Edytuj z menu podręcznego;
![Edycja istniejącej karty RCP](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r59.png)
- okno edycji niczym nie różni się od tego, które pojawiło się podczas tworzenia karty. Dokładny opis zawartości znajduje w oddzielnym artykule. Możliwa jest zmiana wartości w poszczególnych polach, a po dokonaniu modyfikacji należy kliknąć przycisk ZAPISZ.
![Edycja istniejącej karty RCP - krok drugi](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r60.png)
Jeżeli podczas modyfikacji karty dokonane zostaną zmiany czasu i terminu, a nowe wartości będą nakładały się na inną kartę, to podczas próby zapisu pojawi się stosowny komunikat informujący o konflikcie. Należy go rozwiązać i ponownie zapisać kartę. Dzieje się tak, ponieważ system zakłada, że w tym samym czasie nie da się wystawić dwóch kart pracy.
Aby usunąć kartę RCP, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- odszukać kartę na liście. Do tego celu można wykorzystać wyszukiwarkę lub filtrowanie;
- kliknąć kartę, a potem w przycisk Usuń na pasku narzędziowym. Alternatywnym sposobem jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy karty i wybranie z menu podręcznego opcji Usuń;
![Usuwanie karty pracy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r61.png)
- w nowym oknie potwierdzić zamiar usunięcia karty;
- karta zostanie usunięta i zniknie z listy w głównej części okna modułu.
Grupowanie kart RCP
Ważnym elementem modułu Karty RCP jest możliwość grupowania kart według określonych kryteriów. Dzięki temu możliwe jest szybkie sprawdzanie działań i czasu, jaki zajęły w ujęciu klienta, sprawy lub użytkownika.
Aby pogrupować karty, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- w polu Grupowanie wybrać jedną z dostępnych wartości:
- Klient – grupowanie kart według kryterium klienta;
- Sprawa – grupowanie kart według kryterium sprawy;
- Użytkownik – grupowanie kart według kryterium użytkownika;
![Grupowanie kart pracy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r62-1024x497.png)
- lista kart zostanie ułożona według wybranego kryterium. Na grafice powyżej widać karty powiązane z konkretnym klientem. Każda grupa jest wizualnie wydzielona, zwiera wykaz kart oraz podsumowanie czasu, jaki łącznie wypracowano dla danego klienta;
- wyłączenie grupowania ogranicza się do ustawienia wartości brak w polu Grupowanie.
Protokół
Praktyka pokazuje, że praca nad różnymi projektami wiąże się z wystawianiem większej liczby kart RCP (na przykład z uwagi na wiele różnych składowych wykonywanych prac, kilka osób pracujących nad realizacją, etc.). Jeżeli dany projekt wymaga rozliczenia i zafakturowania klienta, na przykład w oparciu o przepracowane godziny, konieczne jest przygotowanie protokołu, który klient będzie mógł przejrzeć, zaakceptować i opłacić fakturę wystawioną na jego postawie. Niezbędna funkcjonalność jest dostępna w ramach modułu Karty RCP.
Aby sporządzić protokół, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- używając mechanizmu grupowania, zebrać karty RCP, które mają zostać ujęte w protokole. Zwykle najlepszym rozwiązaniem jest zgrupowanie kart według kryterium sprawy lub klienta;
![Wystawianie protokołu - krok pierwszy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r63-1024x360.png)
- zaznaczyć karty, które mają zostać ujęte w protokole – należy kliknąć pierwszą z kart, a następnie przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl i klikać kolejne pozycje;
![Wystawianie protokołu - krok drugi](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r64-1024x373.png)
- kliknąć przycisk Utwórz protokół;
- w nowym oknie konieczne jest sprawdzenie i uzupełnienie dostępnych danych:
- Numer – jeżeli zaznaczono opcję Generuj numer, to zostanie on wygenerowany automatycznie;
- Opis – w tym miejscu można zawrzeć informację na temat tego, czego dotyczy protokół;
- Wykonawca – pole powinno być domyślnie uzupełnione na podstawie danych w systemie. Jeżeli jednak brakuje wartości, należy wpisać fragment nazwy i kliknąć ikonę lupy, a potem odszukać na liście odpowiedni podmiot i go zaznaczyć. W przypadku braku podmiotu na liście można go utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa;
- Wykonawca – pole powinno być domyślnie uzupełnione na podstawie danych w systemie. Jeżeli jednak brakuje wartości, należy wpisać fragment nazwy i kliknąć ikonę lupy, a potem odszukać na liście odpowiedni podmiot i go zaznaczyć. W przypadku braku podmiotu na liście można go utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa;
- Data zakończenia prac – dane pobrane automatycznie na podstawie daty z ostatniej karty, której dotyczy wystawiany protokół. Wartość można zmienić, klikając pole i wybierając z kalendarza odpowiedni termin;
- Data protokołu – dane wprowadzone automatycznie na podstawie faktycznej daty wystawienia protokołu. Wartość można zmienić, klikając pole i wybierając z kalendarza odpowiedni termin;
- Czas fakturowania – pole może zawierać czas pracy, który ma być ujęty na fakturze i rozliczony. Wartość może różnić się od danych zawartych w zakładce opisanej w punkcie 7.;
- Sprawa – protokół może być powiązany ze sprawą, której dotyczy. Numer sprawy może pojawić się automatycznie lub można go ustawić ręcznie. W polu należy wpisać fragment nazwy klienta i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretnego klienta. Jeżeli nazwa klienta nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich partnerów, z której można wybrać potrzebną pozycję;
- Status – pole pozwala ustawić status, na jakim znajduje się protokół. Lista zawiera kilka zdefiniowanych wartości, których można używać według własnych potrzeb;
- Procedura – pozwala na wybranie procedury, która zostanie uruchomiona automatycznie dla protokołu. Lista dostępnych procedur zależy od specyfiki organizacji. Więcej o samych procedurach znaleźć można w oddzielnym artykule;
- Załączniki – za pomocą przycisku Dodaj można dołączyć plik (na przykład PDF lub Word), który ma związek z danymi protokołem. Możliwe jest również zeskanowanie dokumentu za pomocą przycisku Skanuj i skanera, który należy ustawić w systemie Ready_TM. Załącznika można użyć na przykład do protokołu, który powstał poza systemem Ready_TM;
- aby zapisać wprowadzone ustawienia, należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
![Wystawianie protokołu - krok trzeci](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r65.png)
- widoczne okno ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki. Pierwsza z zakładek nosi nazwę Szczegóły i zawiera dokładnie te same dane, które opisano w poprzednim podpunkcie;
![Wystawianie protokołu - krok czwarty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r66.png)
- do tworzonego protokołu należy dołączyć dokument, który może zostać przekazany do klienta celem weryfikacji. Można to zrobić, wykorzystując mechanizm generowania protokołu z szablonu:
- kliknąć przycisk Drukuj (symbol drukarki) i z menu wybrać opcję Generuj z szablonu (PDF, RTF);
- w nowym oknie należy zaznaczyć opcję DOCX/RTF/HTML, a potem kliknąć przycisk Wybierz szablon, w kolejnym nowym oknie należy zaznaczyć odpowiedni szablon i kliknąć przycisk WYBIERZ;
![Wystawianie protokołu - krok piąty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r67.png)
- po tym, jak zamknięte zostanie okno wyboru szablonu, należy kliknąć przycisk GENERUJ;
- wygenerowany protokół pojawi się w sekcji Złączniki. W celu poznania zasad działania szablonów oraz ich tworzenia należy zapoznać się z oddzielnym artykułem;
![Wystawianie protokołu - krok szósty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r68.png)
- zakładka Czas pracy zawiera wykaz wszystkich kart RCP, które powiązano z protokołem. Na końcu znajduje się podsumowanie czasu pracy, jaki zarejestrowano w poszczególnych kartach;
![Wystawianie protokołu - krok siódmy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r69.png)
- zakładka Historia to rejestr wszystkich zmian wprowadzonych w protokole. Na jego podstawie można w prosty sposób prześledzić, kto i co zmieniał;
![Wystawianie protokołu - krok ósmy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r70.png)
- zakładka Powiązania to wszystkie informacje na temat powiązań z innymi sprawami, kontaktami, zadaniami i dokumentami. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, w każdej chwili można dodać kolejne powiązania;
![Wystawianie protokołu - krok dziewiąty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r71-1.png)
- zakładka Komentarze to miejsce, w którym osoby pracujące nad protokołem mogą wymieniać się komentarzami i uwagami;
![Wystawianie protokołu - krok jedenasty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r72.png)
- kliknięcie w odnośnik Otwórz otworzy podgląd protokołu powiązanego z daną kartą pracy,
![Wystawianie protokołu - krok dwunasty](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r73-1024x348.png)
- zmiany w dowolnej z kart wymagają zapisania za pomocą przycisku Zapisz. Następnie można zamknąć okno protokołu.
W tym miejscu warto wspomnieć, że gotowy protokół pojawi się w module Dokumenty i tam można nim zarządzać dokładnie w taki sam sposób, jak innymi dokumentami (na przykład obiegiem dokumentu). Sam moduł Dokumenty i jego możliwości opisano szerzej w oddzielnym artykule.
Raporty
Administrator systemu w ramach modułu Karty RCP ma możliwość utworzenia raportów. Raporty mogą być udostępnione konkretnej osobie w zależności od potrzeb.
Aby utworzyć raport, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- kliknąć przycisk Raporty i z menu wybrać opcję Dodaj nowy raport;
![Tworzenie nowego raportu - krok pierwszy](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r74-1024x160.png)
- w nowym oknie kolejno ustawić:
- Miejsce – z listy wybrać wartość Moduł RCP;
- Raport – z listy z sekcji ANALIZA CZASU PRACY wybrać jedną z dostępnych wartości, które odpowiadają aktualnej potrzebie;
- Pracownicy – jeżeli raport ma być dostępny dla wybranego pracownika, należy go wskazać na liście. Można wskazać więcej niż jedną osobę klikając ikonę na prawo od listy;
- kliknąć przycisk ZAPISZ;
![Tworzenie nowego raportu - krok drugi](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r75.png)
- raport pojawi się w module Karty RCP pod przyciskiem Raporty.
![Dostęp do utworzonego raportu](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r76-1024x198.png)
Raport domyślnie będzie widoczny w module Karty RCP administratora oraz osób, które wskazano jako uprawnione.
System Ready_TM daje możliwość tworzenia różnych raportów powiązanych z dostępnymi modułami. W ramach oddzielnego artykułu opisano możliwości tego narzędzia.
Aby usunąć raport, należy:
- włączyć moduł Karty RCP;
- kliknąć przycisk Raporty, a potem Edytuj menu;
- w nowym oknie należy zaznaczyć zbędny raport na liście i kliknąć przycisk Usuń (ikona kosza);
![Usuwanie zbędnego raportu](https://ready-os.com/wp-content/uploads/2022/10/r77.png)
- w oknie komunikatu kliknąć TAK, by potwierdzić zamiar usunięcia raportu;
- raport zniknie z listy, a okno można zamknąć za pomocą przycisku Zamknij.