Osoba posiadająca uprawnienie Aplikacja Intranet/Tworzenie dokumentów może tworzyć nowe dokumenty, które następnie zostaną załączone w firmowym Intranecie.
Przed utworzeniem pierwszego dokumentu w Intranecie należy zapamiętać, że dodaje się tam gotowy dokument, na przykład plik PDF albo DOCX, który należy wcześniej przygotować.
Aby utworzyć nowy dokument do Intranetu, należy:
- włączyć moduł Intranet;
- kliknąć Dodaj (zielony znak plusa);
- w nowym oknie:
- Wybierz plik – kliknąć przycisk z trzema kropkami, a następnie odszukać i zamieścić plik, który ma zostać załączony do Intranetu;
- Opis, tytuł dokumentu – dodać krótki opis/tytuł dokumentu;
- Dodatkowe informacje, uwagi – dodać ewentualne uwagi dotyczące dokumentu;
- kliknąć DALEJ;
- w kolejnym kroku:
- Numer – wprowadzić kolejny numer dokumentu;
- Ważny od – pole domyślnie zawiera datę tworzenia dokumentu. Aby to zmienić, należy kliknąć przycisk krzyżyka, potem kliknąć pole i w kalendarzu wybrać datę publikacji dokumentu;
- Ważny do – pozwala ustawić datę wyłączenia dokumentu. Wystarczy kliknąć pole i wybrać z kalendarza odpowiednią datę;
- Kategoria dokumentu – po rozwinięciu listy można wybrać kategorię dokumentu. Więcej informacji na temat tworzenia nowych kategorii znajduje się w oddzielnym artykule;
- Dział – pozwala z listy wybrać dział, do którego dokument jest adresowany. Brak działu powoduje, że dokument jest dostępny dla wszystkich pracowników. Lista działów tworzona jest w oparciu o strukturę organizacyjną firmy;
- kliknąć DALEJ;
- w kolejnym kroku:
- Opublikuj bez zatwierdzania – po zaznaczeniu tej opcji dokument pojawi się w Intranecie bez dodatkowego zatwierdzenia przez wskazaną osobę;
- Grupa pracowników – kliknięcie pola pozwala wskazać grupę osób, której członkowie zobaczą dokument w Intranecie. Jeżeli dokument ma zostać udostępniony wszystkim, którzy mają dostęp do Intranetu, należy wybrać INTRANET – DOSTĘP;
- Pracownicy, którym dokument ma zostać udostępniony – kliknięcie pola pozwala wskazać osobę, która zobaczy dokument w Intranecie. Brak wskazania osoby oznacza, że dokument jest dostępny dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do modułu Intranet. Po wskazaniu jednej osoby można do listy dodać następne;
- kliknąć DALEJ;
- na ekranie pojawi się podsumowanie działań. Należy kliknąć ZAKOŃCZ.
Na ekranie pojawi się okno z widokiem dokumentu, które może zawierać wstęgę akceptacji lub nie. Obecność wstęgi akceptacji zależy od odznaczenia opcji Opublikuj bez zatwierdzania.
Aby zatwierdzić dokument przed publikacją, należy:
- po stronie osoby ubierającej się o zatwierdzenie:
- w oknie widoku dokumentu na wstędze akceptacji w polu Zatwierdzający (obowiązkowo) oraz Akceptujący (opcjonalnie) wprowadzić osobę, która ma dokonać zatwierdzenia. Wystarczy kliknąć pole, wprowadzić fragment nazwiska (minimum 2 znaki) i kliknąć lupę, a potem z listy wybrać konkretną osobę;
- kliknąć PRZEKAŻ DO POTWIERDZENIA;
- dokument zostanie przesłany do akceptacji, jego status zmieni się na PROJEKT;
- Po stronie osoby zatwierdzającej:
- otworzyć moduł Intranet;
- włączyć filtr Do potwierdzenia;
- kliknąć dokument na liście;
- kliknąć ZATWIERDZAM, by przyjąć i opublikować dokument, lub ODRZUĆ, by go nie zaakceptować;
- dokument pojawi się w Intranecie, a jego status ulegnie zmianie na OPUBLIKOWANY. Na ekranie zostanie podgląd dokumentu bez szarfy akceptacji.
Okno dokumentu niezależnie od tego, czy było procedowane przez osoby akceptujące, czy też opublikowane bez akceptacji, zawiera kilka zakładek, które szerzej opisano poniżej:
- zakładka Intranet zawiera informacje na temat: daty publikacji i ewentualnego wycofania dokumentu, jego kategorii, numeru, statusu, autora, osób/grup mających dostęp oraz etapów. Poza tym z poziomu zakładki Intranet można wycofać dokument, utworzyć nową wersję oraz opublikować/zmienić adresatów;
- zakładka Załączniki zawiera dokument, który wskazano na etapie publikacji dokumentu. Z poziomu zakładki można wysłać załącznik pocztą do wskazanej osoby lub go podpisać. Nie ma możliwości usunięcia załącznika, jego aktualizacji lub dodania kolejnych plików;
- zakładka Historia to miejsce, w którym znajduje się wykaz wszystkich działań wykonanych na dokumencie. Kolejne wpisy zawierają informacje na temat tego, co i kto zrobił w ramach danego dokumentu. Każdy wpis zawiera dokładną datę i godzinę oraz wskazanie konkretnej osoby;
- zakładka Metadane to miejsce z dodatkowymi informacjami na temat dokumentu. Obecność zakładki ma związek z modułem Kancelaria i Archiwum. Oznacza to, że nie zawsze jest ona dostępna i widoczna;
- zakładka Powiązania to miejsce, w którym można powiązać dany wpis w Intranecie z dokumentem, sprawą oraz kontaktem. Dodatkowo można dodać tutaj nowe zadanie oraz dokument;
- zakładka Komentarze – pozwala dodać komentarze dotyczące dokumentu;
- zakładka Potwierdzenia – zwiera wykaz potwierdzeń od osób, które zapoznały się z dokumentem i potwierdziły jego przyjęcie.
W ramach okna dokumentu opublikowanego w Intranecie dostępne są także dodatkowe przyciski, które pozwalają na:
- Zapisz – zapisać zmiany wprowadzone w dokumencie;
- Dołącz – dołączyć dokument do konkretnej sprawy;
- Uprawnienia – zarządzać uprawnieniami do dokumentu;
- Restart – zrestartować procedurę zatwierdzania. Opcja jest dostępna dla autora dokumentu;
- Powiadom – powiadomić wskazane osoby o nowym dokumencie.