Interfejs
Moduł Intranet można podzielić na kilka obszarów, które są spójne z innym aplikacjami dostępnymi w ramach systemu Ready_TM:
- Pasek narzędziowy – zawiera narzędzia odpowiedzialne za tworzenie i zarządzanie treściami dostępnymi w Intranecie;
- Sekcja filtrów – filtry, które pozwalają na sprawne wyszukiwanie interesujących dokumentów. Sekcję można włączyć/wyłączyć za pomocą opcji Filtry;
- Lista dokumentów – lista dokumentów, które utworzono w Intranecie;
- Widok dokumentu – w tym miejscu wyświetlany jest widok dokumentu oznaczonego na liście. Jeżeli jest to możliwe (zależy od formatu pliku), to widok prezentuje zawartość dokumentu. Dodatkowo dostępna jest zakładka Metryka, która pozwala zarządzać konkretnym dokumentem.
Wyszukiwanie
Wyszukiwarka pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu, który zapisano w module Intranet. Wyszukiwanie odbywa się według następujących kryteriów:
- Numer;
- Data publikacji;
- Kategoria;
- Opis;
- Dział.
Zmiana kryteriów wyszukiwania jest możliwa po kliknięciu przycisku Kolumny widocznego w polu wyszukiwarki.
Aby wyszukać dokument, należy:
- włączyć moduł Intranet;
- kliknąć pole Szukaj;
- wprowadzić szukaną frazę (zgodną z dostępnymi kryteriami) i nacisnąć Enter;
- lista wyników zostanie ograniczona do pozycji, które zawierają szukaną frazę;
- w celu wyczyszczenia wyszukiwania należy kliknąć przycisk z krzyżykiem widoczny w polu Szukaj.
Filtrowanie
Filtrowanie w przeciwieństwie do wyszukiwania pozwala w jednym czasie użyć kilku kryteriów. Użytkownik może skorzystać z filtrów:
- Kategoria;
- Do potwierdzenia;
- Ulubione;
- Pokaż moje dokumenty.
Aby skorzystać z filtrów, należy:
- włączyć moduł Intranet;
- kliknąć Filtry (tylko jeżeli sekcji filtrów nie widać w oknie);
- wybrać odpowiednią kategorię lub zaznaczyć konkretny filtr;
- lista wyników zostanie ograniczona do pozycji, które spełniają kryteria filtrowania;
- w celu wyczyszczenia wyszukiwania należy kliknąć Wszystkie (dla kategorii) lub wyłączyć konkretny filtr. Można również kliknąć Odznacz wszystkie.
Warto zapamiętać, że wynik filtrowania można dodatkowo przeszukać, używając Wyszukiwarki.
Statusy dokumentów w Intranecie
Podczas pracy z modułem Intranet użytkownik może mieć styczność z następującymi statusami dokumentów:
- Nowy – nowy dokument;
- Odrzucony – dokument, który został odrzucony przez osobę zatwierdzającą;
- Projekt – dokument, który czeka na zatwierdzenie przez osobę akceptującą;
- Zatwierdzony – dokument zatwierdzony przez osobę zatwierdzającą;
- Zaakceptowany – dokument zaakceptowany przez osobę akceptującą;
- Obowiązujący – dokument obowiązujący;
- Opublikowany – dokument opublikowany;
- Wycofany – dokument wycofany;
- Zmieniony – dokument zmieniony na nowszą wersję;
- Wygasły – dokument, dla którego minął termin publikacji.