Wysyłanie faktur i korekt pocztą elektroniczną

Po tym jak faktura sprzedaży zostanie wystawiona, możliwe jest jej wygodne wysłanie do nabywcy za pomocą poczty elektronicznej.

Aby wysłać fakturę sprzedaży pocztą elektroniczną, należy:

1. włączyć aplikację Faktury sprzedaży;
2. przejść do zakładki WYSTAWIONE;
3. odszukać i zaznaczyć fakturę lub faktury, które mają zostać wysłane pocztą elektroniczną;
4. kliknąć Wyślij e-mailem;

5. uruchomiony zostanie prosty kreator wysyłki, w którym w pierwszym kroku należy kliknąć Dalej;

6. w kroku drugim należy sprawdzić listę wybranych faktur;
   • dwukrotne kliknięcie pozycji na liście spowoduje jej otwarcie i poznanie szczegółów;
   • jeżeli jakiś dokument faktury sprzedaży nie powinien zostać wysłany, można go zaznaczyć na liście, nacisnąć Del na klawiaturze i potem potwierdzić operację, klikając PRZENIEŚ DO KOSZA;
   • kliknąć Dalej;

7. krok trzeci pozwala na dodanie treści wiadomości e-mail. Należy wprowadzić temat, treść oraz dodać ewentualne załączniki dodatkowe, które będą wspólne dla każdego odbiorcy. Warto pamiętać o tym, że treść powinna być uniwersalna i niezależna od odbiorcy. Ciekawostką jest fakt, że można wykorzystać uprzednio przygotowany szablon wiadomości. W tym celu należy kliknąć Wczytaj szablon HTML, a potem wybrać odpowiedni dokument. Po wprowadzeniu treści należy kliknąć Dalej;

8. w kroku czwartym należy zdecydować, kto będzie nadawcą wiadomości z fakturą. Użytkownik ma do wyboru następujące ustawienia:
   • Nadawca – z listy wybrać osobę, która będzie nadawcą wiadomości. Domyślnie lista zawiera dane zalogowanej osoby;
   • Adres zwrotny będzie wskazywać na – należy wybrać jedno z dostępnych ustawień, które odpowiada potrzebie organizacji, a potem wpisać dedykowany adres służący obsłudze faktur;
   • kliknąć Dalej;

9. ostatni krok zawiera listę faktur do wysłania. Jeżeli któraś z pozycji jest niekompletna i będzie problem z jej wysłaniem, to zostanie ona odpowiednio oznaczona. Na grafice poniżej w każdym przypadku brakuje adresu e-mail w ustawieniach nabywcy. Braki te można uzupełnić w module Klienci w polu Adres do eFaktur. Jeżeli wszystkie pozycje będą wolne od błędów, dla ustawienia Zmień status faktur na należy ustawić odpowiedni status. W tym wypadku powinien to być status WYSŁANA;

10. kliknąć Wyślij. W tej chwili system rozpocznie wysyłkę faktur z listy. Po zakończeniu wysyłki okno powyżej będzie zawierać listę faktur. Każda wysłana pozycja będzie podświetlona na zielono. Po zakończeniu wysyłki należy kliknąć Zamknij;
11. wysłane faktury otrzymają status Wysłane i trafią do zakładki WYSŁANE.