W niniejszej sekcji pomocy opisano dostępne sposoby wysyłki dokumentów w ramach e-Doręczeń. Użytkownik systemu Ready_TM ma do dyspozycji następujące rozwiązania:
- wysyłka dokumentu z poziomu modułu Dokumenty – użytkownik mający odpowiednie uprawnienia tworzy dokument, a następnie wysyła go;
- wysyłka dokumentu z wykorzystaniem dyspozycji – użytkownik o ograniczonych uprawnieniach tworzy dokument, zleca jego wysyłkę, a dalej sam proces wysyłki realizuje inny użytkownik.
- Schemat procesu wysyłki,
- Dozwolone pliki,
- Wysyłanie dokumentu,
- Sprawdzanie statusu doręczenia,
- Usunięcie dyspozycji wysłania pisma.
Schemat procesu wysyłki
Do poprawnego wykorzystania e-Doręczeń niezbędne jest zrozumienie całego procesu wraz z jego wymaganiami. Dlatego lektura niniejszej sekcji pomocy jest zalecana przed rozpoczęciem pracy z systemem elektronicznych doręczeń.
Pierwszym etapem procesu jest kwestia weryfikacji odbiorcy. Mówiąc precyzyjnie, niezbędne jest ustalenie adresu e-Doręczeń. W ramach systemu Ready_TM do ustalenia adresu wykorzystywane są następujące dane zapisane w module Klienci:
- osoba prywatna – profil osoby prywatnej musi mieć uzupełnione pole PESEL oraz Imię. Na podstawie weryfikacji tych danych ustalany jest adres e-Doręczenia;
- firma – profil firmy musi posiadać uzupełnione pola NIP oraz REGON. Na podstawie weryfikacji tych danych ustalany jest adres e-Doręczenia.
Jeżeli pola niezbędne do ustalenia adresu e-Doręczenia przekazywane do usługi nie są wypełnione w kartotece klienta, proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik zobaczy stosowny komunikat błędu.
W przypadku gdy przekazano poprawne i niezbędne dane, zwracane są dane adresowane: adres doręczeń elektronicznych oraz adres korespondencyjny. Dane te nie są zapisywane w kartotece klienta. Są przekazywane tylko jako dane adresowe na potrzeby realizowanej wysyłki.
Jeżeli podczas wysyłki dokumentu w polu Rodzaj usługi zostanie wskazana wartość Elektroniczna, wówczas w trakcie weryfikacji adresata następuje sprawdzenie, czy zwrócone dane adresowe zawierają adres doręczeń elektronicznych.
Drugi etap procesu obejmuje weryfikację załączników. Wysłanie dokumentu oznacza wysłanie wszystkich jego załączników. W trakcie kompletowania wiadomości sprawdzany jest typ pliku załącznika. Jeżeli jakiś załącznik jest niezgodny z wykazem usługodawcy, wówczas proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik zobaczy stosowny komunikat.
Trzeci etap procesu wysyłki obejmuje weryfikację całej wiadomości. Po dodaniu załączników sprawdzany jest rozmiar całej wiadomości. Jeżeli jej rozmiar przekracza 15MB, wówczas proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik otrzyma stosowny komunikat.
Dozwolone pliki
Moduł eDoręczenia pozwala na wysyłkę określonych formatów plików. Pełne zestawienie widoczne jest w tabeli poniżej. W przypadku usługi hybrydowej pliku PDF powinien mieć format A4. Jeżeli jakiś załącznik jest niezgodny z wykazem usługodawcy, to przy próbie jego wysłania pojawi się stosowny komunikat informujący o problemie.
Wysyłanie dokumentu
W ramach systemu Ready_TM przewidziano kilka sposobów wysyłki dokumentów opartych o mechanizm doręczeń elektronicznych.
Pierwsze rozwiązanie daje możliwość utworzenia dokumentu i wysłania go. Ten sposób dostępny jest dla pracowników posiadających uprawnienie a Wysyłanie pism. Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w oddzielnym artykule.
Aby wysłać dokument, należy:
- w module Dokumenty utworzyć dokument typu Pismo, uzupełnić niezbędne dane, dodać treść i załączniki. Opis tworzenia pisma znajduje się w oddzielnym artykule;
- po zakończeniu pracy nad dokumentem kliknąć przycisk Menu, a potem wybrać Wyślij pismo;
- otwarte zostanie nowe okno, w którym należy uzupełnić lub sprawdzić pola:
- Forma wysyłki – ustawić e-Doręczenia;
- Rodzaj usługi – z listy wybrać Elektroniczna. Z czasem dostępna będzie druga opcja, Hybrydowa, która pozwoli wysłać dokument elektronicznie, a następnie przez Pocztę Polską zostanie wydrukowany i doręczony jako list papierowy;
- Odbiorcy – jeżeli podczas tworzenia pisma został określony odbiorca, to w sekcji Odbiorcy pojawi się stosowna pozycja. Klikając Wyczyść, można usunąć zawartość pola. Natomiast przycisk Wyszukaj pozwala na dodanie kolejnych odbiorców. W nowym oknie należy zaznaczyć wybranych odbiorców (trzymając wciśnięty Ctrl, należy zaznaczać kolejne pozycje na liście) i kliknąć DODAJ. Nowe pozycje pojawią się na liście w oknie widocznym poniżej;
- kliknąć WYŚLIJ. Pismo zostanie wysłane. W module e-Doręczenia pojawi się odpowiedni wpis na liście dokumentów. Status dokumentu będzie oznaczony jako WYSŁANY.
Po tym jak użytkownik ustawi Rodzaj usługi na Hybrydowa, pojawią się dodatkowe opcje, które w większości będą domyślnie wypełniona wg. ustawień opisanych w oddzielnym artykule. Do zmiany zostają następujące opcje:
- Rodzaj wysyłki – rejestrowana lub zwykła,
- Nadruk na kopercie – pozwala dodać dowolny tekst, który zostanie umieszczony na kopercie,
- Termin doręczenia – ekonomiczna lub priorytet,
Drugie rozwiązanie daje możliwość utworzenia dokumentu i zlecenia jego wysyłki. Dokument ma wszystkie cechy wymagane do wysyłki. Sam proces wysłania dokumentu zostanie jednak wstrzymany i będzie go musiała wykonać osoba z uprawnieniem Wysyłanie pism. Ten sposób sprawdzi się na przykład w sytuacji, gdy każdy dokument wychodzący z działu wymaga akceptacji przełożonego. Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w oddzielnym artykule.
Użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami ma dwie możliwości i może:
- utworzyć dokument, dodać odbiorcę i kliknąć Wyślij pismo – dokładnie tak samo, jak w opisie powyżej. Różnica polega na tym, że z uwagi na brak uprawnień takie pismo nie zostanie wysłane i trafi do kolejki oczekującej na akceptację. Brak uprawnień zostanie zakomunikowany na dwa sposoby: po pierwsze zamiast przycisku WYŚLIJ pojawi się ZAPISZ, po drugie pojawi się komunikat z pytaniem, czy ma zostać utworzona dyspozycja;
- utworzyć dokument, a następnie kliknąć Przekaż. W kolejnym kroku należy wskazać osobę, której dokument zostanie przekazany. Szczegółowy opis przekazywania dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule.
Tworząc pismo w module Dokumenty, w polu Odbiorca można dodać więcej niż jednego adresata. Wystarczy kliknąć przycisk Kliknij, aby określić dodatkowych odbiorców.
W nowym oknie w polach Wyszukaj pojedynczego odbiorcę lub Wyszukaj spośród list odbiorców wyszukać adresatów i kliknąć Użyj. W ten sposób można dodać wielu odbiorców. Po skompletowaniu całej listy należy kliknąć USTAW.
O tym, że ustawiono więcej niż jednego odbiorcę, informuje niebieska cyfra, która pojawi się przy przycisku Kliknij, aby określić dodatkowych odbiorców.
Gdy użytkownik utworzy dokument i kliknie Wyślij pismo, dany plik trafi do kolejki w module e-Doręczenia i będzie miał status DO WYSŁANIA.
Aby wysłać dokument z modułu e-Doręczenia, należy:
- włączyć moduł e-Doręczenia;
- przejść do zakładki LISTA WIADOMOŚCI;
- odszukać dokument na liście (będzie miał status DO WYSŁANIA), zaznaczyć go, a potem kliknąć przycisk Wyślij;
- dokument zostanie wysłany, a jego status zmieni się na WYSŁANY.
Drugim rozważanym przypadkiem jest przekazanie dokumentu osobie, która ma odpowiednie uprawnienia, by go wysłać. Sam proces przekazywania dokumentów opisano w oddzielnym artykule.
Aby wysłać dokument z zakładki Dyspozycje, należy:
- otworzyć dokument;
- przejść do zakładki Dyspozycje;
- zaznaczyć pismo na liście, a następnie kliknąć przycisk Wyślij.
Sprawdzanie statusu doręczenia
Użytkownik ma możliwość sprawdzenia statusu doręczenia pisma. Czynność ta może być wykonana na dwa sposoby, które opisano poniżej.
Aby sprawdzić status doręczenia z poziomu dokumentu, należy:
- otworzyć dokument;
- przejść do zakładki Dyspozycje;
- zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć przycisk Sprawdź status;
- w nowym oknie kliknąć POBIERZ. Informacje o statusie zostaną pobrane i wyświetlone na liście w kolumnie Status.
Aby sprawdzić status doręczenia z poziomu modułu e-Doręczenia, należy:
- włączyć moduł e-Doręczenia;
- przejść do zakładki LISTA WIADOMOŚCI;
- zaznaczyć jedną lub kilka pozycji na liście;
- kliknąć Sprawdź status;
- w nowym oknie kliknąć POBIERZ. Informacje o statusie zostaną pobrane i wyświetlone na liście w kolumnie Status.
Dostępne statusy to:
- DO WYSŁANIA – przygotowana do wysłania wiadomość (dyspozycja zapisana przez użytkownika nieposiadającego uprawnień do wysłania pism);
- WYSŁANY – wiadomość wysłana i zarejestrowana przez usługę e-Doręczenia;
- DORĘCZONY – wiadomość doręczona, status wiadomości zawiera datę odbioru;
- ODEBRANY – status przeznaczony dla wiadomości pobranych z folderu ODEBRANE skrzynki ADE (Adres Doręczeń Elektronicznych);
- ODRZUCONY – wiadomość została odrzucona.
Status wiadomości może być sprawdzamy automatycznie przy użyciu Harmonogramu zadań, który szerszej opisano w oddzielnym artykule.
Usunięcie dyspozycji wysłania pisma
Ważną kwestią wydaje się możliwość usuwania dyspozycji wysłania dokumentu. To przydatne w chwili, gdy pracownik złożył dyspozycję, ale:
- sytuacja uległa zmianie i wysyłka nie jest konieczna;
- dokument nie został jeszcze wysłany.
Aby usunąć dyspozycję wysłania dokumentu, należy:
- włączyć moduł e-Doręczenia;
- przejść do zakładki LISTA WIADOMOŚCI;
- odszukać wiadomość na liście (będzie miała status DO WYSŁANIA), zaznaczyć ją, a potem kliknąć przycisk Usuń;
- potwierdzić chęć usunięcia, klikając USUŃ w oknie komunikatu.