Intranet w procesach compliance

Intranet w wielu firmach to aplikacja służąca do udostępniania w wewnętrznej sieci ważnych dokumentów, publikowania informacji i gromadzenia wiedzy organizacji w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Może to jednak być także ważny element procesu compliance, który obejmuje wszystkie przepisy, regulaminy i procedury, do których muszą stosować się pracownicy, by pozostawać w zgodzie z prawem lub zasadami polityki firmowej.

Szczególnie w ostatnim czasie compliance stał się przedmiotem zainteresowania wielu przedsiębiorstw za sprawą regulacji RODO. Warto jest więc zastanowić się, co tak naprawdę oznacza pojęcie compliance i do czego się sprowadza. Jakie niesie korzyści i jak można wykorzystać dostępne na rynku rozwiązania. 

Czym jest compliance?

Compliance zwykle definiowany jest jako „dziedzina wiedzy bądź ogół działań i procesów obejmujących zapewnianie zgodności prowadzonej działalności z wszelkimi regulacjami prawnymi, standardami, zaleceniami czy normami, w celu nie tylko budowania rzetelnego wizerunku firmy, ale także zapobiegania potencjalnym stratom. Jest to więc taki sposób organizacji przedsiębiorstwa, który redukuje minimum ryzyko wystąpienia wszelkich nieprawidłowości.”[1]

Stale rosnąca ilość przepisów, regulacji i norm, w ramach których porusza się każda organizacja, sprawia że firmy stają w obliczu konieczności wdrażania narzędzi monitorujących i minimalizujących ryzyko związane z zapewnieniem zgodności z nimi. W większych przedsiębiorstwach odpowiedzialność za compliance powierza się specjalnie w tym celu zatrudnionym specjalistom, ale sztuką jest wdrożyć ten proces w mniejszej organizacji.

 

Dlaczego compliance jest takie istotne?

Sposób zapewnienia zgodności z przyjętymi normami w każdej firmie zwykle wygląda inaczej i powinien być dopasowany do metod prowadzenia konkretnej działalności. Niemniej jednak główne zadanie compliance jest zwykle spójne – jest to wspieranie kadry zarządzającej w celu uniknięcia niezgodności, a w przypadku jej wykrycia, nadzorowanie procesu zarządzania nieprawidłowościami.

Spektrum zadań compliance jest więc szerokie i może obejmować działania od praktyk antykorupcyjnych, przez ISO i przestrzeganie norm prawa pracy, aż do zapobiegania mobbingowi czy popularnego RODO.

Jak wprowadzać compliance?

Aby wprowadzić w firmie proces compliance należy rozpocząć od przeprowadzenia audytu działania przedsiębiorstwa, stworzyć mapę ryzyk i opracować plan pierwszych kroków zapewniania zgodności. Kolejnym etapem jest stworzenie firmowej polityki compliance, czyli dokumentu określającego ramy zapewniania zgodności i mapującego procesy zarządzania ryzykiem.

Jednak poza monitorowaniem przepisów i działalności firmy, jednym z najważniejszych wyzwań związanych z wprowadzaniem compliance jest stałe informowanie i szkolenie pracowników przedsiębiorstwa i wskazywanie pożądanych norm i praktyk.

Ludzie, którzy są dobrze poinformowani, są bardziej zaangażowani dzięki zrozumieniu sensu i celu poszczególnych działań. W budowaniu tego zaangażowania i zrozumienia świetnie sprawdzają się rozwiązania typu intranet.

Intranet w procesie compliance

Systemy intranet, czyli wewnętrzny system komunikacji firmowej i obiegu dokumentów, wspierają utrzymywanie ładu organizacyjnego, ustalanie strategii i celów, przeglądu efektów ich realizacji, a wreszcie ułatwiają informowanie, komunikację i raportowanie. Jednym z najlepszych sposobów na zbudowanie odpowiedniej do tego kultury organizacyjnej, jest postawienie na efektywną komunikację wewnętrzną na platformie intranet.

Jako repozytorium ważnych informacji, dokumentów i wszystkiego, co dzieje się w firmie, intranet tworzy naturalną przestrzeń w której umieszczać i komunikować należy wszelkie procedury, polityki i regulaminy. Dzięki publikacji ich w intranecie i udostępnieniu wszystkim pracownikom, możliwe jest budowanie świadomości ich istnienia i konieczności przestrzegania.

Promowanie kultury świadomości i edukacja to cele, realizację których intranet wspaniale wspiera. Jest to także świetne narzędzie do informowania o zmianach w procedurach, a także do promowania poszczególnych pozytywnych zachowań pracowników, czy też informowania o przypadkach naruszeń, w formie przykładowej, która zawsze dużo lepiej trafia do pracowników.

Umieszczanie informacji w ogólnodostępnym systemie pomaga także zapewnić spokój ducha pracowników, którzy wiedzą, gdzie znaleźć wszystkie niezbędne informacje i procedury, których należy przestrzegać. Unika się plotek i powielania niesprawdzonych opinii i wzorów dokumentów.

 

Efektywna komunikacja zarządu

Innym dobrym sposobem na wykorzystanie intranetu w celu zapewniania zgodności jest prowadzenie za jego pośrednictwem bloga zarządu. Posty na takim blogu w tematyce compliance to świetny pomysł na wspieranie komunikacji w zakresie nowych norm czy zmian tych już obowiązujących. Kiedy zarząd osobiście, na forum całej firmy wypowiada się w jakimś temacie, nadaje mu odpowiednią wagę i rangę w oczach pracowników, a jednocześnie stawia na transparentność, budując kulturę otwartej komunikacji.

Warto też uwzględnić w intranecie przestrzeń, gdzie pracownicy będą mogli zgłaszać swoje pomysły, uwagi i sugestie związane z compliance. Taki kanał dwukierunkowej komunikacji jest bardzo przydatny.

Compliance – dobra inwestycja

Intranet to świetne narzędzie, które wspiera powyżej opisane procesy. Jako encyklopedia wiedzy o firmie połączona z kanałem komunikacji wielokierunkowej, stanowi świetne narzędzie pomagające zachować zgodność z przepisami, edukować pracowników i tworzyć właściwą kulturę pracy i organizacji.

Zobacz, jak można wdrażać te procesy z wykorzystaniem aplikacji Intranet od Ready_™. System może być gotowy dla Twojej firmy w kilka minut.

[1] Bartosz Makowicz „Compliance w przedsiębiorstwie”, Wolters Kluwer Polska, 2011r.

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!