Split payment i biała lista podatników w obiegu faktur

Zmiany w systemie podatkowym często wymuszają zmiany w sposobie pracy przedsiębiorstw. Zwykle skutkują bowiem koniecznością opracowania i wdrożenia nowych sposobów realizacji dotychczasowych operacji i ponownego uporządkowania procesów. Obowiązkowy split payment i biała lista podatników to najważniejsze z ostatnich zmian. Warto jest odpowiednio wcześnie zrozumieć ich istotę i odpowiednio się do nich przygotować.

Biała lista podatników VAT

Z dniem 1 września 2019 w życie weszły przepisy dotyczące tzw. białej listy podatników VAT, prowadzonej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Założeniem tej zmiany jest umożliwienie sprawdzenia potencjalnego partnera biznesowego w specjalnym rejestrze, co ma zmniejszyć ryzyko wplątania się w oszustwa podatkowe i wdania się w relacje biznesowe z nieuczciwymi kontrahentami.

 

W rzeczywistości, biała lista to połączenie istniejących już baz, takich jak np. czarna lista podatników, którzy zostali wykreśleni z listy płatników VAT, a także bazy podmiotów którym status płatnika VAT został zawieszony bądź przywrócony, czy też baz zawierających informacje o czynnych i zwolnionych płatnikach.

Wykaz ten zawiera numery firmowych rachunków bankowych przedsiębiorców z białej listy. Kluczowe jest, że przelew środków na rachunek inny niż wskazany na liście skutkował będzie brakiem możliwości zaksięgowania wydatku po stronie kosztów podatkowych. Weryfikacja poprawności rachunku powinna więc nastąpić zawsze w dniu zlecenia przelewu, a nie jedynie w dniu księgowania.

Zmiany idą jeszcze dalej – przelew na konto inne niż wskazane i sprawdzone na liście, oznaczał będzie solidarną odpowiedzialność wraz z kontrahentem za jego ewentualne przewinienia podatkowe, jeśli okaże się on oszustem.

Obowiązkowy split payment

Konstrukcja mechanizmu split payment znana jest podatnikom już od lipca 2018 roku. Polega ona na rozdzieleniu płatności na dwa rachunki, gdzie wartość sprzedaży netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a wartość podatku VAT trafia na specjalny rachunek bankowy sprzedawcy, zwany rachunkiem VAT. Z tych środków przedsiębiorca może korzystać w celu dalszych rozliczeń podatku od towarów i usług.

Niemniej jednak, ustawodawca zdecydował się wprowadzić istotne zmiany dotyczące płatności podzielonej. Od 1 listopada 2019 roku split payment staje się obowiązkową metodą płatności w odniesieniu do enumeratywnie wymienionych towarów i usług o wartości powyżej 15 000 złotych, a kontrahenci nie będą mogli w umowie wyłączyć między sobą tej metody rozliczeń. Transakcje poniżej tej kwoty mogą zostać objęte mechanizmem split payment dobrowolnie.

Lista towarów i usług objętych tą zmianą zawiera ponad 150 pozycji, dotyczących chociażby branży stali i aluminium, budowlanej i montażowej, elektrycznej, złomiarskiej, czy części do pojazdów samochodowych i motocykli. Odpowiedzialność administracyjną i karną skarbową za niedopełnienie tego obowiązku solidarnie obciążać będzie zarówno nabywcę, jak i sprzedawcę.

Jak przygotować się na te zmiany?

Wyżej opisane zmiany wymuszają na firmach wdrożenie nowego podejścia, zwłaszcza w zakresie obiegu faktur oraz zarządzania płatnościami. Oba te procesy powinny zostać zdigitalizowane i odbywać się online. Dzięki temu pracownicy firmy w odpowiednim systemie będą mogli wydawać dyspozycje dotyczące weryfikacji kontrahentów automatycznie.

Szczególnie przydatne w obliczu omawianych zdań może okazać się wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, zaprogramowanego tak, by uwzględniał nowe przepisy. Zdefiniowanie obsługi split payment w obiegu faktur w celu zautomatyzowania procesu, zaprojektowanie etapów i decyzji oraz wskazanie pracowników odpowiedzialnych za konkretne zadania związane z fakturą, a także wdrożenie mechanizmu akceptacji faktur i podgląd stanu jej realizacji – wszystkie te elementy mogą okazać się niezbędne, aby mieć kontrolę nad procesem. 

Technologia pomaga w realizacji przepisów

Podobnie w kwestii płatności. Nowoczesny system do zarządzania płatnościami powinien dawać możliwość kontroli wartości należności i zobowiązań, oraz umożliwiać łatwy wgląd w to, czy przelewy realizowane są na właściwe konta i na zweryfikowane rachunki. Ważne jest także ujęcie takich kosztów, których opis nie powstaje bezpośrednio w systemie, ale które dostarczane są z zewnątrz.

 

Istotna jest także ewidencja płatności we właściwych rejestrach oraz możliwość eksportu faktur do właściwego, zewnętrznego systemu bankowego w celu przeprowadzenia rozliczeń zgodnie z nowymi przepisami. Pozwoli to nie tylko na potwierdzenie realizacji płatności, ale da stały dostęp do ich statusów i pozwoli kontrolować ryzyko związane z nowymi przepisami.

Przekuj zagrożenie w szansę

Nowe przepisy podatkowe narzucają na przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z dokumentami, fakturami i płatnościami, których niespełnienie skutkować może negatywnymi konsekwencjami. Firmom grozi nie tylko brak możliwości księgowania wydatków po stronie kosztów i utrata związanych z tym korzyści, ale także solidarna odpowiedzialność administracyjna i karna skarbowa za przestępstwa nieuczciwych kontrahentów. Aby mieć kontrolę nad fakturami i płatnościami i zminimalizować ryzyko, warto jest skorzystać z rozwiązań technologicznych, usprawniających pracę zgodnie z przepisami.

Dobrze zaprojektowany system obsługi płatności i obiegu faktur nie tylko pozwoli pozostać w zgodności ze zmieniającymi się regulacjami podatkowymi. Pozwoli także w przejrzysty i wygodny sposób korzystać z kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu nowe przepisy nie będą zagrożeniem, ale staną się szansą na dodatkowe oszczędności.
Photo credits (thanks): Liam Tucker

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!