Nowe zapotrzebowanie

W organizacji, w której procesy sterowane są przez system Ready_^TM, każdy zakup zaczyna się od złożenia zapotrzebowania, które następnie musi przejść ścieżkę akceptacji, a potem przekształcić się w zamówienie.

Aby utworzyć nowe zapotrzebowanie, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. kliknąć przycisk Nowy, który jest widoczny po uprzednim wybraniu zakładki NOWE;

3. w nowym oknie w zakładce Zapotrzebowanie uzupełnić wymagane pola:
   • Wnioskujący – kliknąć pole, odszukać i wskazać osobę, która składa zapotrzebowanie;
   • Osoba odbierająca – kliknąć pole, odszukać i wskazać osobę, która odbierze zamówiony towar;
   • Termin dostawy – za pomocą kalendarza wskazać termin, na który ma być dostarczone zamówienie będące przedmiotem wniosku;

4. w zakładce Szczegóły zebrano dodatkowe opcje, które mogą ułatwić zarządzanie wnioskiem oraz jego późniejsze ewidencjonowanie. Wypełnienie tych pól nie jest obligatoryjne:
   • Numer – pole nie podlega edycji, numer jest generowany automatycznie;
   • Dodano – data dodania wniosku. Po kliknięciu pola z kalendarza można wybrać odpowiednią datę. Domyślnie wstawiana jest aktualna data;
   • Opis – miejsce na opis przedmiotu wniosku;
   • Uwagi – miejsce na wprowadzenie dodatkowych uwag dotyczących zamówienia;
   • Zamawiający – informacja o podmiocie, który ma dokonać zamówienia. Domyślnie jest to organizacja, która jest użytkownikiem instancji systemu Ready_^TM i zmiana tutaj nie jest wymagana. W modelu wielofirmowości na liście należy wskazać odpowiedni podmiot;
   • Magazyn – należy wskazać magazyn, do którego ma trafić towar będący przedmiotem wniosku;
   • Dostawca – pole pozwala na wskazanie dostawcy. Wybór następuje z kontaktów zapisanych w systemie w module Klienci;
   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać wniosek z konkretną jednostką rozliczeniową. Opcja ma ta ma znaczenie w modelu wielofirmowości. W przypadku jednej firmy domyślnie będzie ona tutaj wskazana;
   • Sprawa – po kliknięciu pola można wprowadzić fragment nazwy sprawy, kliknąć przycisk lupy, a następnie wskazać konkretną sprawę i powiązać z nią wniosek;
   • Status – pozwala na ustawienie statusu wniosku. Na tym etapie opcja jest nieaktywna;
   • Projekt – po kliknięciu pola można wprowadzić fragment nazwy projektu, kliknąć przycisk lupy, a następnie wskazać konkretny projekt i powiązać z nim wniosek;
   • Procedura – na liście można wybrać procedurę obiegu zapotrzebowania;

5. kliknąć przycisk Zapisz.

Utworzony dokument posiada teraz dodatkowo zakładki:

• Zapotrzebowanie – tutaj umieszczone są wszystkie wprowadzone dane, status dokumentu oraz informacje o pozycjach zapotrzebowania. W tym miejscu możliwe jest również dodawanie i edytowanie pozycji oraz wprowadzonych danych;
• Szczegóły – tutaj zebrano podstawowe informacje dla dokumentu, takie jak: Dostawca, Sprawa oraz Projekt;
• Pozycje – w tym miejscu można zarządzać pozycjami dokumentu. Jest to rozbudowany widok dla pozycji wyświetlających się w zakładce Zapotrzebowanie.

Pozostałe zakładki, jak Załączniki, Historia, Powiązania i Komentarze, działają analogicznie do pozostałych dokumentów występujących w systemie.

Dodawanie pozycji

Następnym krokiem w procesie tworzenia nowego zapotrzebowania jest dodanie pozycji. Można to zrobić na dwa sposoby – pojedynczo albo zbiorczo.

Aby dodać pojedynczo pozycję do zapotrzebowania, należy:

1. w oknie, które pojawiło się na ekranie po tym, jak utworzono nowe zapotrzebowanie, przejść do zakładki Zapotrzebowanie;
2. kliknąć opcję Dodaj;

3. w nowym oknie uzupełnić pola zgodnie z opisem:
   • Produkt – wpisać nazwę produktu. Można również kliknąć pole, wpisać nazwę produktu, a następnie kliknąć lupę i dalej wybrać konkretny produkt z listy. Podstawą do takiego wyboru jest baza produktów zdefiniowana w module Produkty, który opisano szerzej w oddzielnym artykule;
   • Status – umożliwia przypisanie statusu do produktu, lista rozwijana zawiera wykaz dostępnych statusów i wystarczy wybrać odpowiednią wartość;
   • Ilość i jednostka miary – kliknąć pole i wprowadzić jednostkę miary oraz ilość zamawianego produktu, na przykład 10 szt.;
   • Cena i waluta – kliknąć pole i wprowadzić jednostkową cenę netto produktu oraz wskazać walutę;
   • Stawka VAT – określić stawkę VAT;
   • Miejsce powstawania kosztów – wybrać z listy odpowiedni numer MPK;
   • Rodzaj kosztów – wybrać z listy rodzaj kosztu;
   • Uwagi – dodać ewentualne uwagi do produktu;

4. kliknąć przycisk:
   • ZAPISZ I ZAMKNIJ – jeżeli do zapotrzebowania ma zostać dodany tylko jeden produkt;
   • ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY – jeżeli produkt ma zostać dodany do zapotrzebowania, a pracownik planuje wprowadzić następne elementy;
5. dodane pozycje pojawią się w zakładce Zapotrzebowanie w sekcji Pozycje. Po umieszczeniu kursora myszy nad wybraną pozycją pojawią się dodatkowe przyciski. Ikona ołówka pozwala na edycję pozycji (samo okno jest identyczne jak to widoczne w punkcie 3.). Natomiast ikona kosza daje możliwość usunięcia elementu z wniosku.

Aby dodać zbiorczo pozycję do zapotrzebowania, należy:

1. w oknie, które pojawiło się na ekranie po tym, jak utworzono nowe zapotrzebowanie, przejść do zakładki Zapotrzebowanie;
2. kliknąć opcję Dodaj zbiorczo;

2. w nowym oknie, korzystając z wyszukiwarki lub filtrów, odszukać odpowiedni produkt, kliknąć kolumnę „Ilość”, uzupełnić wartość i kliknąć kolejny produkt;

3. produkt pojawi się na liście w sekcji Pozycje w głównym oknie zapotrzebowania.

Zarządzanie pozycjami na liście zapotrzebowania jest możliwe również z poziomu zakładki Pozycje, którą widać po tym, jak zostanie ono otwarte. Na pasku narzędziowym dostępne są przyciski, które pozwalają na dodanie nowej pozycji, dodanie zbiorcze nowych pozycji, edycję dodanych pozycji lub ich usunięcie.

Przydatnym rozwiązaniem jest dodanie pozycji z pliku CSV, który można utworzyć na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Arkusz powinien zawierać następujące kolumny:

• Nazwa produktu;
• Symbol;
• Ilość;
• Cena netto;
• Koszt netto;
• Marża (kwota);
• Marża (procent);
• Waluta;
• Stawka VAT;      
• Wartość VAT;
• Wartość brutto;
• Uwagi.

W każdym wierszu należy zapisać jeden produkt oraz uzupełnić dane w kolejnych kolumnach. Gotowy arkusz należy zapisać jako plik CSV, który będzie spełniał następujące parametry:

• Kodowanie: UTF-8 lub Win CP1250, ISO-8859-2;
• Separator: przecinek lub średnik, tabulator, dwukropek;
• Separator tekstu: «”» lub «‘».

Aby zaimportować produkt z pliku CSV, należy:

1. otworzyć moduł Zapotrzebowanie;
2. odszukać zapotrzebowanie i je otworzyć;
3. przejść do zakładki Produkty;
4. kliknąć przycisk Importuj listę produktów (pozycji) z pliku csv;

5. w nowym oknie:
   • w polu Plik kliknąć trzy kropki, odszukać i wskazać plik CSV z produktami;
   • w polu Separator ustawić odpowiedni znak;
   • w polu Separator tekstu ustawić odpowiedni znak;
   • dla pola Kodowanie wybrać kodowanie zgodnie z tym użytym w pliku CSV;
   • kliknąć Dalej;

6. w następnym kroku pracy kreatora importu, należy:
   • przeciągnąć kolejno pozycje z górnego podglądu do tabeli w sekcji Powiązania, aby odpowiednie kolumny arkusza połączyć z polami w systemie. W sekcji Podgląd importowanego pliku należy kliknąć pozycję, a następnie przeciągnąć ją i upuścić na odpowiednie pozycje w sekcji Powiązanie;
   • Zacznij od – wskazać numer pierwszego wiersza, który zawiera dane. Jeżeli w arkuszu 1. wiersz zawierał opis nagłówków tabeli, a od drugiego pojawiają się właściwe pozycje, to w polu należy wpisać wartość 2.;
   • Domyślna – ustawić walutę;
   • Domyślna jm. – ustawić domyślną jednostkę miary;
   • Domyślny VAT – ustawić domyślną stawkę podatku VAT;
   • Domyślny MPK – ustawić domyślny numer MKP. Przy pomocy lupy można odszukać odpowiednie informacje zapisane w systemie;
   • kliknąć Importuj;

7. w kolejnym kroku pojawi się podsumowanie importu. Należy kliknąć Zakończ. Nowe pozycje pojawią się na liście produktów.