Regulamin świadczenia usługi

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin określa zasady świadczenia przez eDokumenty sp. z o.o., usługi polegającej na udostępnianiu Użytkownikom na czas oznaczony oprogramowania komputerowego oraz udzielaniu pomocy technicznej dotyczącej korzystania z tego Oprogramowania.
2. Korzystanie z Oprogramowania warunkowane jest zaakceptowaniem przez użytkownika warunków niniejszego regulaminu oraz respektowaniem z jego strony obowiązujących przepisów prawa.
3. Niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.).
4. Usługodawca zastrzega sobie możliwość modyfikacji regulaminu Usługi i cennika. W takim wypadku Klient zostanie szczegółowo poinformowany o zmianach pocztą elektroniczną.
5. Zmiana regulaminu i cennika zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Zmiana nie może zacząć obowiązywać wcześniej niż 14 dni kalendarzowych od opublikowania na stronie internetowej Usługodawcy nowego regulaminu lub cennika.

§2. DEFINICJE

1. Regulamin – niniejszy regulamin, określający zasady świadczenia usługi polegającej na udostępnianiu Użytkownikom na okres abonamentu oprogramowania komputerowego oraz udzielaniu w tym okresie pomocy technicznej dotyczącej korzystania z tego oprogramowania.
2. Usługodawca – firma eDokumenty sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu, pl. Kościuszki 9, 41-902 Bytom, NIP: 6263016935, KRS: 0000538879.
3. Oprogramowanie – oznacza oprogramowanie lub jego część, stanowiące własność Usługodawcy lub, do którego rozpowszechniania Usługodawca ma prawa, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu – będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych.
4. Pomoc techniczna – prawo do korzystania ze wsparcia technicznego w kwestiach dotyczących usterek w Oprogramowaniu, polegającego na doradztwie za pośrednictwem poczty email. Realizacja Pomocy technicznej może się wiązać z koniecznością udostępnienia przez Użytkownika jego hasła i loginu służących do rejestracji w panelu administracyjnym i w takim przypadku brak udzielenia tych danych może skutkować brakiem możliwości udzielenia odpowiedniej pomocy.
5. Usługa – świadczenie wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegające na udostępnieniu Oprogramowania w formie serwisu internetowego cloud.edokumenty.eu/ cloud.ready-os.com dostępnego przez przeglądarkę internetową, zapewnieniu jego sprawnego działania, oraz przechowywaniu, przetwarzaniu i zabezpieczeniu danych wprowadzanych przez Klienta do Oprogramowania. Usługi są świadczone przez Usługodawcę na rzecz Użytkownika na podstawie umowy zawartej z Użytkownikiem w oparciu o Regulamin. Zlecenie Usługi następuje poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Usługodawcy.
6. Klient (Użytkownik)- podmiot zlecający Usługodawcy świadczenie Usługi. Przedsiębiorca korzystający z Usługi w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową, w tym także działalnością nierejestrowaną w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców (działalność nierejestrowana).
7. Przedsiębiorca – podmiot nie będący Konsumentem, w tym również osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną.
8. Oprogramowanie pomocnicze – oznacza oprogramowanie instalowane oddzielnie, umożliwiające rozszerzenie funkcjonalności Oprogramowania.
9. Przeglądarka Internetowa – oprogramowanie umożliwiające korzystanie z Usługi zainstalowane na urządzeniach klienta, znajdujące się na liście oprogramowania współpracującego z Usługą.
10. Nazwany Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient udzielił zezwolenia na korzystanie ze swojej Instancji. Użytkownikiem może, ale nie musi, być pracownik Klienta. Użytkownik posiada możliwość zalogowania się do Oprogramowania za pomocą otrzymanych danych, tj. nazwy użytkownika oraz unikalnego hasła.
11. Specyfikacja – wykaz funkcji Produktu dostępnych w Oprogramowaniu.
12. Upgrade – nowa wersja Oprogramowania, która w stosunku do poprzedniej wersji tego Produktu ma zmienioną Specyfikację.
13. Update – nowa wersja Oprogramowania, która w stosunku do poprzedniej wersji tego Oprogramowania ma usunięte ujawnione w czasie między dwoma Upgrade’ami Usterki, natomiast ma niezmienioną lub zmienioną w nieznacznym stopniu Specyfikację.
14. Usterka – niezdolność Oprogramowania do realizacji funkcji zgodnie ze Specyfikacją, wynikająca
    z przyczyn, za które odpowiada Producent.
15. Siła wyższa – stanowi zdarzenie zewnętrzne niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, któremu strona pomimo dochowania należytej staranności zapobiec nie mogła, takie jak np. katastrofa naturalna, strajk powszechny, wojna, akty władzy państwowej.
16. Instancja – skonfigurowana i udostępniona Klientowi Usługa, osiągalna pod indywidualnym adresem internetowym. Wszystkie dane wprowadzone przez Użytkowników są widoczne i dostępne tylko
    i wyłącznie w ramach tej samej Instancji, w której zostały wprowadzone. W ramach jednej instancji przysługuje 5 GB przestrzeni dyskowej.
17. Cennik – zestawienie obowiązujących opłat za korzystanie z płatnych części Oprogramowania publikowany na Stronie Internetowej Usługodawcy.
18. Opłata/Abonament – wynagrodzenie określone Cennikiem wnoszone z góry przez Klienta za Usługę świadczoną w ustalonym Okresie Rozliczeniowym, zgodnie z wybranym Planem Taryfowym.
19. Plan Taryfowy – informacje o liczbie Nazwanych Użytkowników, rodzaju licencji i aplikacji, Opłacie i długości Okresu Rozliczeniowego.
20. Okres Rozliczeniowy – okres trwający miesiąc od dnia opłacenia Usługi począwszy od pierwszego dnia po zakończeniu Okresu Testowego.
21. Okres Testowy – okres liczony w dniach (14), w których Klient ma czas na przetestowanie Usługi bez konieczności wnoszenia opłaty i dalszego przedłużania Usługi.
22. RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu tych danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§3. ZAWARCIE I ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Korzystanie z Usługi wymaga zawarcia Umowy między Usługodawcą a Klientem.
2. Umowa zawierana jest poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Usługodawcy oraz akceptacji niniejszego Regulaminu.
3. Poprzez wysłanie formularz rejestracyjny Klient oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem, Polityką prywatności oraz Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych i akceptuje w całości ich warunki.
4. Podając swoje dane identyfikacyjne w formularzu rejestracyjnym, Klient potwierdza ich autentyczność i zgodność ze stanem faktycznym. Usługodawca przed uruchomieniem usługi może zweryfikować podane przez Klienta dane. Usługodawca jest uprawnione do odmowy zawarcia umowy i świadczenia Usług lub też wypowiedzenia (bez zachowania okresu wypowiedzenia) zawartej już umowy, w przypadku, gdy Użytkownik podczas rejestracji poda dane niezgodne z rzeczywistością;
5. Umowa o świadczenie Usługi zawarta zostaje na czas nieoznaczony.
6. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w dowolnej chwili, ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego, wysyłając oświadczenie pocztą elektroniczną za potwierdzeniem dostarczenia do Usługodawcy na adres support@edokumenty.eu.
7. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w przypadku nie zaakceptowania nowych warunków regulaminu lub cennika, w okresie pomiędzy ich opublikowaniem, a wejściem ich w życie. W takim przypadku Usługodawca zobowiązuje się do zwrotu opłaty wniesionej z góry za niewykorzystany okres.
8. Wypowiedzenie umowy wiąże się z nieodwracalnym usunięciem Instancji Klienta wraz ze wszystkimi danymi.
9. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z Użytkownikiem ze skutkiem natychmiastowym (bez zachowania okresu wypowiedzenia) w wypadku zalegania przez Użytkownika z płatnościami na rzecz Usługodawcy przez okres dłuższy niż 30 dni, licząc od upływu terminu płatności podanego w fakturze. Usługodawca może usunąć w takim przypadku Instancję Klienta.
10. Niezależnie od uprawnienia do rozwiązania umowy z Użytkownikiem ze skutkiem natychmiastowym (bez zachowania okresu wypowiedzenia), w wypadku zalegania przez Użytkownika z płatnościami o dłużej niż 14 dni licząc od upływu terminu płatności podanego w fakturze, Usługodawca jest uprawniony do wstrzymania się ze świadczeniem Usług na rzecz Użytkownika i zablokowaniem usługi Użytkownika, do czasu otrzymania przez Usługodawcę od Użytkownika zaległej należności.
11. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na wskazany podczas rejestracji adres email.

§4. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA KLIENTA

1. Klient ma prawo do korzystania z Usługi z zachowaniem warunków niniejszego regulaminu.
2. Klient ma prawo do zgłaszania zapotrzebowania na nowe funkcjonalności i innych sugestii oraz zgłaszania dostrzeżonych usterek, za pomocą poczty elektronicznej na adres support@edokumenty.eu.
3. Klient ma prawo do korzystania z Pomocy technicznej w opłaconym Okresie Rozliczeniowym. Realizacja pomocy technicznej może się wiązać z koniecznością udostępnienia przez Użytkownika jego hasła i loginu służących do rejestracji w panelu administracyjnym i w takim przypadku Użytkownik zobowiązany jest do ich podania Usługodawcy.
4. Klient zobowiązany jest do terminowego uiszczania opłat za Usługę.
5. W trakcie trwania Usługi Klient ma możliwość zmiany Planu Taryfowego. W przypadku zmiany Planu Taryfowego Usługodawca wystawi Użytkownikowi odpowiednią fakturę w momencie zmiany Planu.
6. Klient ma prawo do rezygnacji, w dowolnej chwili, z poszczególnych elementów Usługi ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego.
7. Klient nie będzie odpowiedzialny za jakikolwiek przypadek nie wykonania lub zwłoki w wykonaniu swoich zobowiązań wynikających z Umowy, powstałych w wyniku siły wyższej.
8. Dane zgromadzone w systemie stanowią własność Użytkownika i na pisemny wniosek Użytkownika będą mu wydane w formie pliku zrzutu bazy danych Instancji oraz wszystkich plików zgromadzonych w Instancji. Pliki kopii nazwane są identyfikatorami numerycznymi, ich rzeczywiste nazwy dostępne są w odpowiedniej tabeli bazy danych.
9. Dane zostaną wydane na nośniku odpowiedniej do wielkości danych pojemności, udostępnionym przez Klienta.
10. Zabronione jest umieszczanie w Oprogramowaniu materiałów niedozwolonych prawem, oraz podejmowania wszelkich działań niezgodnych z prawem, w tym podejmowania prób blokowania działania Systemu, podejmowania prób wykradania danych innych Użytkowników i Klientów, umieszczania wirusów, skryptów służących wykradzeniu tożsamości, oraz podejmowania innych podobnych działań. W przypadku stwierdzenia przez Usługodawcę prób podejmowania przez Użytkownika tego typu działań, Usługodawca zastrzega sobie możliwość natychmiastowego zablokowania Instancji Klienta, oraz poinformowania o tych działaniach odpowiednich organów wymiaru sprawiedliwości.
11. Klient tworząc Nazwanych Użytkowników w ramach udostępnionej Instancji, stwierdza że posiada zaufanie do tych Nazwanych Użytkowników oraz ponosi odpowiedzialność za działania Nazwanych Użytkowników przypisanych do Instancji w ramach używania Usługi. W przypadku stwierdzenia działalności niezgodnej z prawem podejmowanej przez Nazwanych Użytkowników przypisanych do Instancji Klienta, Klient może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej lub cywilnej z tego tytułu.

§5. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA USŁUGODAWCY

1. Usługodawca zobowiązuje się do starannego świadczenia Usługi.
2. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby dane wprowadzane przez Klienta były bezpiecznie przesyłane, przechowywane i zabezpieczone przed niepowołanym dostępem.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia trwałości danych wprowadzonych przez Klientów do Systemu, między innymi poprzez wykonywanie codziennych kopii danych i przechowywanie ich
   w bezpiecznym miejscu. W przypadku stwierdzenia awarii systemu, Usługodawca zastrzega sobie możliwość przywrócenia systemu do stanu z ostatniej wykonanej kopii bezpieczeństwa.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane ujawnieniem przez Użytkownika hasła do Systemu osobom trzecim.
5. W przypadku awarii czas przywrócenia Usługi nie może być dłuższy niż 24 godziny.
6. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia w realizacji Usługi spowodowane:

• nieprawidłowym funkcjonowaniem Przeglądarki Internetowej Klienta,
• nieprawidłowym funkcjonowaniem łącza internetowego,
• działaniem osób trzecich,
• spowodowane przyczynami niezależnymi od Usługodawcy.

7. Usługodawca zobowiązuje się, że usunie bezpłatnie wszelkie awarie i usterki systemu, zauważone przez Usługodawcę lub Klienta, w czasie jego eksploatacji.
8. Usługodawca będzie dostosowywał system do zmian przepisów prawa w zakresie objętym Umową oraz będzie bez żadnych dodatkowych opłat udostępniać update’y i upgrade’y systemu, które są konieczne do zapewnienia poprawności jego działania oraz takie, które mają na celu poprawę lub zwiększenie funkcjonalności. Na czas trwania prac aktualizacyjnych Usługodawca może blokować dostęp do Usługi jednakże Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby przerwy takie następowały w czasie, który spowoduje możliwie najmniejsze zakłócenia w działaniu Systemu dla Użytkowników.
9. Usługodawca zastrzega sobie prawo wysyłania do Użytkowników pocztą elektroniczną ważnych informacji dotyczących Usługi, w tym informacji o nowych wersjach Oprogramowania, planowanych przerwach konserwacyjnych, zmianach w regulaminie lub cenniku usługi, oraz informacji handlowych dotyczących Usługi.
10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niewłaściwego używania programu.
11. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników.
12. Czas usunięcia Instancji Klienta może wynieść do 21 dni od dnia rozwiązania Umowy.

§6. OCHRONA DANYCH

1. W związku ze świadczenie Usługi Klient udostępnia Usługodawcy dane osobowe, które przetwarzane będą zgodnie z przepisami RODO oraz przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. W związku ze świadczeniem Usług Użytkownik powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych.
3. Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę określa Załącznik nr 1 do Regulaminu. Akceptując Regulamin Użytkownik zawiera z Usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych o treści określonej w Załączniku nr 1 do Regulaminu (tutaj link do umowy)
4. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Polityką Prywatności eDokumenty sp. z o.o. dostępną pod adresem: Polityka prywatności.
5. Dane jakie zgromadzą się na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane przez Usługodawcę osobom trzecim.
6. Administratorem danych osobowych wprowadzonych przez Nazwanych Użytkowników do Instancji w rozumieniu Ustawy o Ochronie Danych Osobowych oraz RODO jest Klient.
7. Użytkownik niebędący administratorem danych w rozumieniu RODO oświadcza, że uzyskał od właściwego administratora danych osobowych zgodę na powierzenie przetwarzania danych.
8. Usługodawca zobowiązuję się do nieprzetwarzania danych zgromadzonych na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą do celów innych niż:

• świadczenie Usługi
• wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych
• cykliczne testowe odtwarzanie kopii zapasowych w celu sprawdzenia ich poprawności
• zautomatyzowane gromadzenie danych statystycznych dotyczących sposobu użycia Oprogramowania przez Użytkowników.

9. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych podczas rejestracji Usługi w celu wystawienia faktur oraz świadczenia Usługi przez Usługodawcę.
10. Usługodawca zobowiązuje się do nieudostępniania danych Klienta innym podmiotom.
11. Usługodawca ma prawo do opublikowania nazwy firmy, znaku graficznego i adresu strony internetowej Klienta na swojej liście referencyjnej jeżeli Klient nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia.

§7. ROZLICZENIA

1. Klient zobowiązany jest uiszczać Opłatę za Usługę w wysokości określonej w Cenniku na podstawie faktury VAT wystawianej z początkiem każdego Okresu Rozliczeniowego.
2. Opłata, o której mowa powyżej, zawiera: opłatę licencyjną z tytułu korzystania z Oprogramowania za okres abonamentu zgodnie z Planem Taryfowym oraz 5 GB przestrzeni dyskowej.
3. W przypadku przekroczenia przestrzeni dyskowej przysługującej w ramach Instancji naliczona zostanie, z kolejnym Okresem Rozliczeniowym, dodatkowa opłata w wysokości 5 zł za każde dodatkowe 10 GB przestrzeni dyskowej. Opłata naliczana będzie za każdy kolejny rozpoczęty pakiet dodatkowej przestrzeni.
4. Do Opłaty doliczany będzie podatek od towarów i usług VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
5. Użytkownik systemu upoważnia Usługodawcę do wystawiania faktur VAT bez jego podpisu.
6. Zapłata za Usługę nastąpi przelewem na konto Usługodawcy wskazane na fakturze.
7. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany podczas rejestracji, na co Klient wyraża zgodę.
8. Opłaty nie będą naliczane przez pierwszych 14 dni korzystania z usługi, które stanowią jej Okres Testowy.
9. Pierwsza opłata zostanie naliczona z góry, pierwszego dnia następującego po zakończeniu Okresu Testowego.

§8. REKLAMACJE

1. Reklamacje dotyczące usterek ujawnionych przez Klienta winny zostać przekazane na piśmie do Producenta w terminie 7 dni od ich wykrycia. Usługodawcy przysługuje prawo do uzyskania dodatkowych wyjaśnień w sprawie zgłoszonej Usterki.
2. Reklamacja powinna wskazywać Nazwanego Użytkownika oraz czas i szczegółowe okoliczności wystąpienia problemu. W przypadku wystąpienia komunikatu błędu konieczne jest przekazanie jego dokładnej treści poprzez ustalony przez Usługodawcę mechanizm.
3. Ujawnione Usterki będą usuwane w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia, w postaci wykonania Update’u Oprogramowania. Usterki mające charakter krytyczny – tj. uniemożliwiające wykonanie zadania przez użytkownika w alternatywny sposób – będą usuwane niezwłocznie, a ich zgłoszenie zostanie przyjęte przez Producenta za pośrednictwem skrzynki support@edokumenty.eu pocztą elektroniczną lub pisemnie.