Dodatkowe funkcjonalności

Moduł Zapotrzebowanie posiada szereg dodatkowych funkcji, które mogą być przydatne w określonych przypadkach. Odpowiedni opis zamieszczono w dalszej części niniejszego artykułu.

1. Tworzenie nowego zapotrzebowania na bazie istniejącego
2. Anulowanie zapotrzebowania
3. Dodawanie zadań
4. Dodawanie powiązań ze sprawą, dokumentem, klientem, projektem
5. Rejestrowanie w dzienniku
6. Ustawianie przypomnień
7. Eksport zapotrzebowań do pliku XLS
8. Wysyłanie pocztą
9. Drukowanie historii dekretacji

Tworzenie nowego zapotrzebowania na bazie istniejącego

Tworzenie nowego zapotrzebowania na bazie już istniejącego może być przydatne na przykład w sytuacji, gdy regularnie zamawiany jest ten sam zestaw produktów. Wykorzystanie innego zapotrzebowania może uprościć i przyśpieszyć cały proces.

Aby utworzyć nowe zapotrzebowanie na bazie istniejącego, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. odszukać konkretne zapotrzebowanie i je otworzyć;
3. w nowym oknie kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Nowy dokument z istniejącego;

4. otwarte zostanie nowe okno z nowym zapotrzebowaniem, należy kliknąć przycisk Zapisz;

5. wprowadzić ewentualne zmiany, dodać pozycje produktowe i rozpocząć procedowanie zapotrzebowania.

Anulowanie zapotrzebowania

Aby anulować zbędne zapotrzebowanie, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. odszukać zapotrzebowanie wymagające anulacji;
3. kliknąć przycisk Anuluj;

4. w nowym oknie wskazać powód anulowania i kliknąć ZAPISZ. Zapotrzebowanie zostanie wycofane z obiegu i będzie widoczne w zakładce ANULOWANE/ODRZUCONE.

Dodawanie zadań

Zapotrzebowanie można powiązać z konkretnym zadaniem. Rozwiązanie to przydaje się w zarządzaniu większymi zakupami lub dzieleniem pracy nad dużymi zamówieniami na kilka osób.

Aby utworzyć zadanie powiązanie z zapotrzebowaniem, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. odszukać i otworzyć konkretne zapotrzebowanie;
3. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Dodaj zadanie. Można również przejść do zakładki Powiązania i tam kliknąć przycisk Dodaj zadanie;

4. otwarte zostanie okno tworzenia nowego zadania. Pozostaje tylko uzupełnić istotne pola i kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ. Opis tworzenia zadań znajduje się w oddzielnym artykule.

Dodawanie powiązań ze sprawą, dokumentem, klientem, projektem

Zapotrzebowania często mogą mieć związek z konkretną sprawą, klientem, projektem, dostawcą lub dokumentem. Dlatego w ramach modułu Zapotrzebowania można dodać powiązania, które w przyszłości pozwolą na łatwiejsze odnalezienie dokumentów lub poznanie kontekstu powstania danego zapotrzebowania.

Aby dodać powiązanie z dokumentem, sprawą lub kontaktem, należy:

1. na etapie tworzenia lub przeglądania zapotrzebowania przejść do zakładki Powiązania;
2. kliknąć przycisk Dodaj powiązanie;

3. w nowym oknie widoczne będą pola Kontakt, Sprawa oraz Dokument. W celu dodania powiązania z konkretną cechą należy kliknąć pole, wprowadzić fragment nazwy, a potem kliknąć przycisk lupy. Z listy podpowiedzi trzeba wybrać odpowiedni dokument, sprawę lub kontakt;
4. kliknąć OK. Nowe powiązania pojawią się na liście w zakładce Powiązania.

Aby dodać powiązanie z projektem, należy:

1. na etapie tworzenia lub przeglądania zapotrzebowania przejść do zakładki Szczegóły;
2. kliknąć pole Projekt, wprowadzić fragment nazwy projektu i kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać konkretną pozycję z listy wyszukiwania;
3. nowe powiązanie pojawi się w polu Projekt.

Aby dodać powiązanie z dostawcą, należy:

1. na etapie tworzenia lub przeglądania zapotrzebowania przejść do zakładki Szczegóły;
2. kliknąć pole Dostawca, wprowadzić fragment nazwy dostawcy i kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać konkretną pozycję z listy wyszukiwania. Jeżeli dostawca nie jest jeszcze zapisany w systemie, można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem wybierając opcję Dodaj nowy kontakt;
3. nowe powiązanie pojawi się w polu Dostawca.

Każde z powiązań (z dokumentem, sprawą, klientem, dostawcą) może zostać usunięte. Wystarczy, że zostanie kliknięty przycisk z symbolem krzyżyka widoczny w danym polu. W przypadku zakładki Powiązania należy kliknąć prawym przyciskiem myszy daną pozycję, a potem wybrać opcję Usuń.

Rejestrowanie w dzienniku

Zapotrzebowanie można zarejestrować w systemowym dzienniku.

Aby zarejestrować zadanie w dzienniku, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania, odszukać konkretne zapotrzebowanie;
2. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Zarejestruj w dzienniku;

3. w nowym oknie w sekcji Dzienniki wskazać odpowiedni dziennik, w prawej części uzupełnić niezbędne pola, a następnie kliknąć przycisk ZAREJESTRUJ.

Więcej informacji na temat dzienników znajduje się w oddzielnym artykule.

Ustawianie przypomnień

Zapotrzebowanie może wymagać powrotu do niego. Dlatego twórcy systemu dali możliwość ustawienia powiadomienia, które przypomni o konkretnym zapotrzebowaniu.

Aby dodać przypomnienie dla konkretnego zapotrzebowania, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania, odszukać konkretne zapotrzebowanie;
2. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Dodaj przypomnienie;

3. w nowym oknie należy uzupełnić następujące pola:
   • Treść – miejsce na wprowadzenie treści powiadomienia;
   • Użytkownik – z listy należy wybrać użytkownika, któremu ma zostać wyświetlone odpowiednie przypomnienie;
   • Kiedy – data (dzień i godzina) wyświetlenia przypomnienia;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretną sprawą. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę i wskazać konkretną pozycję na liście;
   • Klient – pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretnym klientem. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy klienta, kliknąć lupę i wskazać konkretną pozycję na liście;
   • kliknąć OK;

4. w zadanym terminie stosowne powiadomienie pojawi się u osoby, której zostało przypisane. Przypomnienie będzie widoczne w planie dnia. Poza tym na pulpicie pojawi się nowe okno komunikatu.

Eksport zapotrzebowań do pliku XLS

Każdy z widoków listy zapotrzebowań zawiera przycisk Eksport do pliku XLS. Jego kliknięcie spowoduje wyeksportowanie listy zapotrzebowań i danych na ich temat do pliku XLS, który będzie można obrabiać w arkuszu Excel.

Aby wyeksportować zapotrzebowanie do pliku XLS, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. przejść do konkretnej zakładki;
3. kliknąć przycisk Eksport do pliku XLS;

4. w tej chwili utworzony, a potem pobrany zostanie plik XLS zawierający dane z wybranego widoku.

Wysyłanie pocztą

Zapotrzebowanie, które znajduje się w module Zapotrzebowania, może zostać w prosty sposób przesłane mailem do wybranej osoby.

Aby przesłać zapotrzebowanie pocztą e-mail, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. odszukać i otworzyć konkretne zapotrzebowanie;
3. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Wyślij pocztą elektroniczną;

4. w nowym oknie należy wskazać adres e-mail odbiorcy, dodać treść wiadomości i kliknąć przycisk Wyślij. Więcej informacji na temat działania modułu Poczta znajduje się w oddzielnym artykule.

Drukowanie historii dekretacji

Aby wydrukować historię dekretacji wybranego zapotrzebowania, należy:

1. włączyć moduł Zapotrzebowania;
2. odszukać i otworzyć konkretne zapotrzebowanie;
3. kliknąć przycisk Drukuj i wybrać opcję Drukuj historię dekretacji;

4. otwarty zostanie podgląd historii dekretacji. W prawym górnym narożniku należy kliknąć przycisk Drukuj, a potem postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie.