Słowniki

Moduł Płatności dysponuje własnymi słownikami, które szerzej opisano w dalszej części artykułu. Ustawienia słowników dostępne są po kliknięciu opcji Aplikacje, wybraniu Ustawienia aplikacji, a następnie odszukaniu sekcji PŁATNOŚCI i kliknięciu zakładki SŁOWNIKI.

• Waluty,
• Formy płatności,
• Kody krajów,
• Kategorie płatności,
• Stan zobowiązania,
• Konta bankowe,
• Kody statystyczne.

Waluty

Opis słownika Waluty znajduje się oddzielnym artykule.

Formy płatności

Opis słownika Formy płatności znajduje się w oddzielnym artykule.

Kody krajów

Kody krajów są słownikiem prefiksów kont bankowych kontrahentów zagranicznych, które są usuwane podczas generowania pliku eksportu do banku. Dotyczy to na przykład takich krajów jak Chiny, które nie są częścią systemu IBAN i nie wykorzystują dwuliterowego prefiksu konta. Natomiast w systemie Ready_^TM konieczne jest wprowadzenie numeru konta z prefiksem, aby taki numer konta bankowego nie podlegał walidacji.

Aby dodać nowy kod kraju, należy:

1. kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać sekcję PŁATNOŚCI i kliknąć zakładkę SŁOWNIKI;
3. kliknąć OTWÓRZ przy opcji Kody krajów;
4. w nowym oknie kliknąć Nowy, a następnie wprowadzić kod kraju i kliknąć ZAPISZ;

5. nowy kod pojawi się na liście.

Z poziomu narzędzia do zarządzania kodami krajów możliwe jest usunięcie lub edycja istniejącej pozycji. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a potem kliknąć Edycja lub Usuń.

Kategorie płatności

Kategorie płatności są kolejnym słownikiem, który posiada szereg preinstalowanych wartości, takich jak:

• Faktura zakupu;
• Wynagrodzenie;
• Kompensata;
• Delegacja;
• Opłata sądowa.

Lista ta wykorzystywana jest na formatce Płatności do oznaczania przeznaczenia płatności i można ją rozszerzać o własne kategorie. Zalecane jest nieusuwanie predefiniowanych kategorii.

Aby dodać nową kategorię płatności, należy:

1. kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać sekcję PŁATNOŚCI i kliknąć zakładkę SŁOWNIKI;
3. kliknąć OTWÓRZ przy opcji Kategoria płatności;
4. w nowym oknie kliknąć Dodaj/edytuj kategorię;

5. w kolejnym nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
   • Kategoria – wpisać nazwę kategorii płatności;
   • Symbol – wprowadzić symbol;
   • Kategoria domyślna – włączyć, jeżeli dana kategoria ma być domyślna;
   • Wskaż uprawnioną grupę – wybrać grupę, która będzie mogła korzystać z nowej kategorii płatności. Wybór następuje z listy, która pojawi się po kliknięciu pola;
   • kliknąć ZAPISZ;

6. nowa kategoria pojawi się na liście.

Kategorie widoczne na liście można poddać edycji. Wystarczy zaznaczyć pozycję, a potem kliknąć Dodaj/edytuj kategorię. Okno edycji wygląd dokładnie tak samo, jak w przypadku tworzenia nowej pozycji w słowniku.

Stan zobowiązania

Jest zamkniętym słownikiem do dodatkowego opisu płatności. Otwarcie modułu wyświetli listę predefiniowanych stanów zobowiązań:

• Do zapłaty w terminie;
• Oczekujące;
• Wstrzymane;
• Objęte sporem;
• Kaucja gwarancyjna;
• Koszty budowy.

Konta bankowe

Konta bankowe są modułem, do którego upoważnione są osoby zdefiniowane w konfiguracji dostępu do grupy PŁATNOŚCI – Zakładka KONTA BANKOWE. Osobie przypisanej do tej grupy, po uruchomieniu modułu, ukaże się otwarte okno z dwiema zakładkami:

• Konta bankowe – będą to konta klientów;
• Konta bankowe Pracowników.

Zakładka Konta bankowe wyświetla listę kontrahentów wraz z przypisanymi do nich kontami bankowymi. W tej zakładce można wykonywać takie operacje, jak:

• dodawać i edytować konta bankowe, klikając przycisk Konta bankowe na pasku narzędziowym. Narzędzie to zostało szerzej opisane w oddzielnym artykule;
• zatwierdzać konta (konieczne, gdy w konfiguracji ustawiona jest WYMAGALNOŚĆ ZATWIERDZENIA KONT BANKOWYCH DO EDYCJI I EKSPORTU PŁATNOŚCI).

Jeżeli aplikacja Płatności jest zainstalowana, to zatwierdzanie kont bankowych działa zgodnie z zasadami aplikacji, czyli obecność w grupie pozwala na dodawanie, edycję i zatwierdzanie. Dzieje się tak niezależnie od nadanych praw systemowych widocznych na grafice poniżej.

Jeżeli aplikacja Płatności nie jest zainstalowana i ktoś posiada prawo Zatwierdzanie na użytkowniku, to może zatwierdzić tylko konto wprowadzone przez innego użytkownika, nie to dodane przez siebie. Dopiero obecność aplikacji Płatności i znajdowanie się w grupie pozwala dodać konto bankowe do kontrahenta i samemu je zatwierdzić.

Aby zatwierdzić konto bankowe, należy:

1. kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać sekcję PŁATNOŚCI i kliknąć zakładkę SŁOWNIKI;
3. kliknąć OTWÓRZ przy opcji Konta bankowe;
4. w nowym oknie zaznaczyć na liście konto wymagające zatwierdzenia i kliknąć Zatwierdź konto;

5. w nowym oknie kliknąć ZAPISZ;
6. tarcza widoczna obok konta zostanie zastąpiona zielonym ptaszkiem, który oznacza, że dana pozycja jest już poprawnie zatwierdzona.

Pozycje na liście można poddać prostej edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć numer konta. Otwarte zostanie nowe okno, które daje możliwość zmiany:

• nazwy banku;
• numeru konta;
• waluty;
• kodu SWIFT;
• klienta;
• włączenia/wyłączenia opcji Konto domyślne.

Druga zakładka, czyli Konta bankowe Pracowników, zawiera listę pracowników (znajdujących się w strukturze organizacyjnej) oraz przypisane do cech numery kont bankowych i kont karty firmowej. Konto bankowe pracownika wykorzystywane jest do generowania płatności dla faktur, gdzie płatnikiem jest pracownik, oraz delegacji, gdzie dany pracownik jest delegowany.

Edycja danych pracownika następuje w oknie dialogowym, które otwiera się po dwukrotnym kliknięciu linii zawierającej dane pracownika. Zmiana dotyczy:

• numeru rachunku ROR;
• numeru konta bankowego karty firmowej;
• czterech ostatnich cyfr karty.

Wróćmy do zakładki Konta bankowe. Po kliknięciu przycisku Konta bankowe na pasku narzędziowym otwarte zostanie nowe okno, które pozwala na tworzenie nowych wpisów.

Mikromoduł Konta bankowe pozwala na wygodne tworzenie nowych i edycję istniejących wpisów dotyczących kont bankowych klientów. Aplikację można wywołać również z poziomu modułu Płatności po kliknięciu przycisku Operacje dodatkowe i wybraniu opcji Konta bankowe. Opcja ta jest dostępna z poziomu zakładek w sekcjach FAKTURY ZAKUPU oraz POZOSTAŁE DOKUMENTY.

Aby dodać nowy wpis, należy:

1. w oknie modułu Konta bankowe kliknąć Nowe;
2. w nowym oknie uzupełnić pola:
   • Nazwa banku – wprowadzić nazwę banku;
   • Numer konta – wprowadzić numer konta bankowego;
   • Waluta – z rozwijanej listy wybrać rodzaj waluty, w której prowadzone jest dane konto;
   • Kod SWIFT – podać kod SWIFT banku;
   • Klient – kliknąć pole, wprowadzić fragment nazwy klienta i wybrać z listy odpowiednią pozycję;
   • Konto domyślne – włączyć, jeżeli konto ma być domyślne dla danego klienta. Opcja przydaje się, jeżeli dany klient ma kilka kont bankowych;

3. kliknąć ZAPISZ. Nowy wpis pojawi się na liście.

Istniejące pozycje można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie je kliknąć lub zaznaczyć i skorzystać z przycisku Edycja. Zbędne wpisy można usunąć. Tutaj wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń.

Kody statystyczne

Słownik kodów statystycznych jest przeznaczony dla osób, które korzystają z kont w Alior Banku i pozwala zarządzać bazą kodów, które przydają się podczas analiz statystycznych.

Aby dodać nowy kod, należy:

1. kliknąć Aplikacje i wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać sekcję PŁATNOŚCI i kliknąć zakładkę SŁOWNIKI;
3. kliknąć OTWÓRZ przy opcji Kody statystyczne;
4. w nowym oknie kliknąć Nowy;
5. w kolejnym nowym oknie uzupełnić pola:
   • Kod statystyczny – wprowadzić oznaczenie kodu;
   • Opis kodu statystycznego – dodać opis kodu, który ułatwi identyfikacje jego przeznaczenia;
   • Zapis domyślny – włączenie tej opcji spowoduje, że kod będzie traktowany jako domyślny;
   • Wymagany dodatkowy opis – włączenie tej opcji wymusi podawanie dodatkowego opisu dla kodu;

6. kliknąć ZAPISZ. Nowy kod pojawi się na liście.

Istniejące kody można edytować. Wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edycja. Można również dwukrotnie kliknąć daną pozycję. Okno edycji zawiera dokładnie te same elementy, które opisano powyżej przy okazji tworzenia nowego kodu.

Zbędne kody można również usunąć. Wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Usuń, a następnie potwierdzić całą operację.