Moduł Pipeline, jak większość aplikacji dostępnych w systemie Ready_TM, jest objęty systemem wielopoziomowych uprawnień, które pozwalają na kontrolę dostępu do narzędzia.
Kreator
Aby móc korzystać z możliwości modułu Pipeline, konieczne jest udostępnienie teczki dla działu, który będzie korzystał z aplikacji. W teczce będą przechowywane utworzone szanse sprzedaży. Za pomocą prostego kreatora można utworzyć teczki i zarządzać uprawnieniami.
Aby utworzyć nową teczkę za pomocą kreatora, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać sekcję PIPELINE i kliknąć zakładkę KONFIGURACJA;
- kliknąć URUCHOM KREATOR;
- uruchomiony zostanie kreator, w pierwszym kroku w polu Kategoria dla spraw sprzedażowych wybrać z listy odpowiednią pozycję. W przypadku braku właściwej kategorii kliknąć plus i utworzyć nową kategorię. Kliknąć DALEJ;
- w drugim kroku w polu Komórka organizacyjna (dział, biuro) zajmująca się sprzedażą wskazać na liście odpowiednią jednostkę, dla której zostanie założona stosowna teczka. Jeżeli na liście brakuje odpowiedniej jednostki, organizacyjnej należy kliknąć plus i utworzyć nową pozycję. Opis zarządzania strukturą organizacyjną znajduje się w oddzielnym artykule. Zaznaczyć opcję Pokaż skład grup uprawnień. Kliknąć DALEJ, aby przejść do następnego kroku.
- w związku z włączeniem opcji Pokaż skład grup uprawnień pojawi się dodatkowy krok Grupyuprawnień, w którym możliwe jest określenie dostępu do modułu i jego funkcjonalności;
- PIPELINE – DOSTĘP – pozwala na określenie, kto ma dostęp do modułu. Wystarczy kliknąć pole, wpisać fragment nazwiska i wybrać z listy konkretną osobę;
- PIPELINE – HANDLOWY – pozwala na określenie, kto ma dostęp do modułu w charakterze handlowca. Wystarczy kliknąć pole, wpisać fragment nazwiska i wybrać z listy konkretną osobę;
- PIPELINE – NADZÓR – pozwala na określenie, kto ma dostęp do modułu z uprawnieniami osoby nadzorującej. Wystarczy kliknąć pole, wpisać fragment nazwiska i wybrać z listy konkretną osobę;
- kliknąć DALEJ;
- ostatni krok zawiera podsumowanie pracy kreatora. Tutaj należy kliknąć ZAPISZ;
- nowa teczka pojawi się w sekcji Teczka.
Uprawnienia do teczek
Dla istniejących teczek możliwa jest ręczna zmiana uprawnień. Mówiąc prościej możliwe jest nadanie lub usunięcie uprawnień do teczki dla użytkownika lub grupy użytkowników.
Aby nadać lub usunąć uprawnienia do teczki dla użytkownika lub grupy, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać sekcję PIPELINE i kliknąć zakładkę KONFIGURACJA;
- odszukać odpowiednią teczkę i kliknąć Zmień uprawnienia;
- w nowym oknie:
- Wybierz listę – wybrać Lista użytkowników (by nadać uprawnienie konkretnej osobie) lub Lista grup (by nadać uprawnienie grupie, a co za tym idzie – wszystkim jej członkom);
- Pracownicy/Grupy użytkowników – na liście wskazać osobę lub grupę;
- kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
- w nowym oknie zaznaczyć odpowiednie uprawnienia i kliknąć OK;
- osoba lub grupa przeskoczy do prawego okna o nazwie Uprawnieni;
- kliknąć ZAMKNIJ.
Aby odebrać uprawnienia należy w kolumnie Uprawnieni zaznaczyć pozycję i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę. Jeżeli nadano uprawnienia grupie, to zarządzanie, nadanie lub odebranie uprawnień konkretnej osobie odbywa się przez jej dodanie do lub usunięcie z grupy. Więcej o grupach napisano w oddzielnym artykule.
Maski praw do spraw
W systemie Ready_TM funkcjonuje pojęcie masek praw do spraw, które pozwalają na zmianę domyślnego sposobu przydzielania praw do spraw, w tym spraw sprzedażowych. Zarządzanie maskami praw jest dostępne po kliknięciu Aplikacje, Ustawienia aplikacji, a potem KONFIGURACJA w sekcji PIPELINE. Obok konkretnej teczki należy kliknąć Maski praw do spraw.
Aby dodać nową maskę praw, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać sekcję PIPELINE i kliknąć zakładkę KONFIGURACJA;
- odszukać odpowiednią teczkę i kliknąć Maski praw do spraw;
- na ekranie pojawi się okno zarządzania maskami, w którym należy kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus);
- uzupełnić pola według instrukcji:
- Opis – dodać opis maski. Im dokładniej maska zostanie opisana, tym łatwiej w przyszłości będzie określić jej przeznaczenie;
- Typ prawa – określić typ prawa;
- Grupa – z listy wybrać grupę, której dana maska ma dotyczyć;
- Maska – wprowadzić literalne oznaczenie maski. Opis dostępnych wartości znajduje się poniżej;
- kliknąć OK.
Ustawiając maskę, należy korzystać z następujących symboli:
| Symbol | Opis |
| r | prawo do odczytu sprawy |
| w | prawo do zapisu (zadań, dokumentów, etapów) |
| m | zarządzanie – zapis w zakładkach: Ogólne, Uprawnienia, Cechy, wybór procedury oraz usuwanie i załatwianie sprawy |
| d | prawo do wyświetlania nie swoich dokumentów |
| n | prawo (przywilej) do powiadamiania o nowych dokumentach, zadaniach oraz komentarzach – użytkownik uprawniony do sprawy może sam sobie dodać/odjąć to prawo |
Ustawiając typ prawa w polu, należy wpisać:
| Symbol | Opis |
| user | umożliwia utworzenie maski użytkownika dodanego przez właściciela sprawy |
| group_nazwa grupy | pozwala skonfigurować maskę dla grupy. Prefiks group_ jest stały, a po nim należy podać dokładną nazwę grupy, na przykład group_OBSLUGA_SPRAW |
| contactcaretaker | pozwala ustawić maskę dla opiekuna klienta, którego dotyczy sprawa |
| responsible | maska dostępu dla osoby, która jest odpowiedzialna za sprawę |
| directsuperior | maska dostępu dla zakładanych spraw dla bezpośredniego przełożonego |
| owner | maska dostępu dla właściciela zakładanej sprawy |
| siblings | maska dostępu dla współpracowników osoby zakładającej sprawę |
| superior | maska dostępu dla zakładanych spraw dla zwierzchnika |
Zmiana maski powoduje zmianę sposobu domyślnego przydzielania praw. Aby użytkownik przy „ręcznym” udzielaniu uprawnienia dostał również prawo do oglądania dokumentów do maski, należy dopisać user opcję d.
Istnieje możliwość przydzielania grupy pracowników do sprawy. Grupa tych pracowników powinna mieć wcześniej zdefiniowaną maskę – jeśli jej nie ma, system nada domyślną r. Mechanizm uprawnionych grup do sprawy jest pomocny szczególnie w momencie dużej migracji w pewnej grupie pracowników, na przykład serwisie. Aby przy jakiejkolwiek zmianie pracownika nie nadawać mu praw do każdej sprawy, należy go dodać do grupy obsługującej sprawy serwisu (grupa serwisanci).
Jeśli w systemie są zdefiniowane maski dla grup, przy tworzeniu sprawy grupa ta zostanie automatycznie dodana do uprawnionych ze zdefiniowaną maską. Istnieje również możliwość ręcznego przydzielania grupy do uprawnionych.
W przypadku gdy uprawiona zostanie grupa pracowników, a następnie konkretna osoba z tej grupy dodana zostanie do listy ręcznie bądź automatycznie, wtedy obowiązywać będą prawa tego pracownika dla tej konkretnej sprawy.
W oknie zarządzania maskami praw do sprawy po zaznaczeniu pozycji na liście można poddać ją edycji. Wystarczy kliknąć Edytuj (ikona ołówka). Można również dwukrotnie kliknąć pozycję na liście. Otwarte zostanie okno, które szerzej opisano przy okazji dodawania nowych masek. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć OK.
Zbędna maska praw może zostać usunięta. Wystarczy ją zaznaczyć na liście, kliknąć Usuń (ikona kosza), a następnie potwierdzić decyzję.
Grupa uprawnień
Z poziomu ustawień dotyczących modułu Pipeline dostępne jest wygodne narzędzie, które pozwala na zarządzanie składem grup, które domyślnie zostały utworzone. Grupy domyślnie dostępne i powiązane z modułem Pipeline to:
- PIPELINE – NADZÓR – grupa daje prawo do zarządzania modułem i planowania sprzedaży;
- PIPELINE – HANDLOWCY – grupa daje prawo do tworzenia nowych leadów sprzedażowych;
- PIPELINE – DOSTĘP – odpowiada za dostęp do modułu Pipeline;
Aby dodać/usunąć osobę do grupy, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać sekcję PIPELINE i kliknąć zakładkę KONFIGURACJA;
- w sekcji Grupy uprawnień obok konkretnej grupy kliknąć Zmień skład grupy;
- w nowym oknie przejść do zakładki Pracownicy;
- Pracownicy– na liście wskazać osobę;
- kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
- osoba przeskoczy do prawego okna o nazwie Uprawnieni;
- kliknąć ZAPISZ;
- w celu usunięcia osoby z grupy należy w prawej kolumnie zaznaczyć osobę i kliknąć strzałkę w lewą stronę.