Zarządzanie szablonami

Wiele dokumentów wytwarzanych przez organizację jest do siebie podobnych i różni się jedynie pojedynczymi danymi. Na przykład wzór umowy o dzieło może być taki sam dla każdej z osób, a jedyne zmiany dotykają danych osobowych oraz stawki godzinowej. W takim wypadku wskazane jest wykorzystywanie szablonów, które pozwalają znacznie przyśpieszyć wytwarzanie stosownych dokumentów.

System Ready_TM wspiera pracę z szablonami. Mechanizm ten został szerzej opisany w sekcji Tworzenie dokumentów z szablonów. Przygotowanie własnego szablonu wyjaśniono poniżej.

Szablon dokumentu to nic innego jak plik w formacie .docx, który można opracować przy pomocy edytora tekstu (na przykład MS Word, OpenOffice Writer, a nawet MS WordPad). Dokument powinien zawierać treść, która ma występować w pismach tworzonych na bazie szablonu. Natomiast w miejscu, gdzie mają pojawiać się dane z formularzy, należy zastosować specjalne znaczniki.

Przykład dokumentu mającego być szablonem może wyglądać jak poniżej. Znaczniki oznaczono kolorem żółtym. To właśnie w ich miejsca wstawione zostaną prawidłowe dane.

Przykład szablonu

Każdy znacznik to z góry zdefiniowany ciąg znaków, który jest zapisany pomiędzy znakami ##. Aby podejrzeć listę dostępnych znaczników, należy:

  1. kliknąć ikonę aplikacji na pasku zadań i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. w nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
Zarządzanie szablonem – krok pierwszy
  1. w następnym oknie w zakładce Znaczniki szablonów dostępne są zdefiniowane znaczniki, które można wykorzystać do tworzenia własnego szablonu dokumentu. Wystarczy odszukać odpowiedni znacznik na liście, umieścić nad nim kursor myszy i kliknąć ikonę, która pojawi się obok jego nazwy. Znacznik zostanie skopiowany do schowka i może mieć na przykład taką postać: #DATA.DZISIAJ#;
Zarządzanie szablonem - krok drugi
Zarządzanie szablonem – krok pierwszy
  1. skopiowany znacznik należy wkleić do dokumentu szablonu, który jest tworzony przy pomocy edytora tekstu. Bardzo ważne jest to, aby skopiowane fragmenty wkleić jako czysty tekst bez dodatkowego formatowania;
  2. po uzupełnieniu znaczników szablon należy zapisać w formacie DOCX. Warto zadbać o to, by nazwa pliku była czytelna i pozwalała na szybką identyfikację zawartości;
  3. gotowy plik szablonu musi zostać dodany do okna zarządzania szablonami. W tym celu należy przejść do zakładki Szablony dokumentów i kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Nowy szablon z pliku). Na ekranie pojawi się nowe okno, w którym niezbędne jest podane nazwy szablonu (pole Nazwa szablonu) oraz wskazanie pliku DOCX z uprzednio przygotowanym szablonem (pole Wybierz plik). Aby dodać plik, należy kliknąć trzy kropki w polu Wybierz plik i wskazać plik na dysku komputera. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
Zarządzanie szablonem - krok trzeci
Zarządzanie szablonem – krok trzeci
  1. nowy szablon zostanie przesłany do systemu i pojawi się na liście w oknie Szablony dokumentów. Od tej chwili szablon może być wykorzystywany do tworzenia nowych dokumentów.

W tym miejscu warto wskazać, że lista dostępnych znaczników jest stosunkowo krótka i ogólna. Ready_TM pozwala na dodawanie własnych znaczników i przy ich pomocy wykorzystywanie dowolnych danych zapisanych w systemie. Dokładny opis tworzenia własnych znaczników dostępny jest w tym miejscu.

Top