Loading...

Szybkie dodawanie nowego kontrahenta do bazy

Dodawanie nowego klienta do bazy jest jednym z podstawowych działań, jakie może wykonać użytkownik systemu Ready_TM.

Aby dodać nowego klienta do systemu, należy:

  1. uruchomić moduł Klienci (na pasku nawigacyjnym kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Klienci);
  2. w nowym oknie kliknąć przycisk Nowy (zielony znak plusa). Na ekranie pojawi się kolejne okno, w którym konieczne jest wprowadzenie danych klienta;
Dodanie nowego klienta - krok pierwszy
Dodanie nowego klienta – krok pierwszy
  1. w polu NIP można wpisać numer NIP klienta i kliknąć przycisk GUS. System automatycznie połączy się z bazą GUS i pobierze z niej dane. W kolejnym oknie można sprawdzić dane i jeżeli chce się je wykorzystać, należy kliknąć przycisk WSTAW DANE;
Dodanie nowego klienta - krok drugi
Dodanie nowego klienta – krok drugi
  1. po wykonaniu powyższych czynności okno podgląd pobranych danych zostanie zamknięte, a użytkownik wróci do poprzedniego okna, w którym większość pól będzie automatycznie uzupełniona danymi pobranymi z GUS-u. Na tym etapie można już zapisać nowego klienta lub dodatkowo:
    • uzupełnić pole Skrót i wpisać skróconą nazwę klienta. Dzięki temu łatwiej będzie go odszukać – zalecana konwencja to DUŻE ZNAKI. Dobrym rozwiązaniem będzie wybranie najbardziej unikalnego słowa z nazwy firmy, na przykład dla podmiotu o nazwie „EDOKUMENTY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ” skrótem może być słowo eDokumenty;
    • uzupełnić pola kontaktowe – Telefon, E-mail;
Dodanie nowego klienta - krok trzeci
Dodanie nowego klienta – krok trzeci
  1. w polu Status należy ustawić status klienta. Po kliknięciu listy dostępne są następujące statusy: WPIS NIEZWERYFIKOWANY, AKTYWNY oraz NIEAKTYWNY. Status klienta pozwoli na zachowanie porządku w systemie i na łatwiejsze oddzielnie klientów, z którymi prowadzona jest aktywna współpraca;
  2. każdy klient wpisany do systemu może mieć przypisanego swojego opiekuna. W polu Opiekun po rozwinięciu listy pojawi się wykaz pracowników domyślnie ustawiony na konto zalogowanego użytkownika;

Tylko z poziomu konta administratora możliwa jest zmiana uprawnień widoczności wszystkich klientów. Jeżeli preferuje się, by pracownik widział wyłącznie klientów, których ma pod opieką w sekcji PRAWA DO SYSTEMU, należy ustawić minus na uprawnieniu Klienci/Oglądanie kontaktów niebędących pod opieką.

Domyślnie pracownik nie widzi wszystkich danych powiązanych z kontaktem. Aby to zmienić, należy nadać odpowiednie uprawnienie. W tym celu w ustawieniach konta użytkownika należy przejść do sekcji PRAWA DO SYSTEMU, a potem dla opcji System / Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem ustawić plus.

  1. po uzupełnieniu brakujących danych i kontroli tych, które pobrano z baz GUS-u należy kliknąć przycisk DODAJ. Nowa kartoteka klienta zostanie utworzona w systemie. Na ekranie pojawi się nowe okno, które wygląda jak poniżej:
Dodanie nowego klienta - krok czwarty
Dodanie nowego klienta – krok czwarty
  1. po wykonaniu powyższych czynności utworzona zostanie kartoteka nowego klienta, które zawierać będzie podstawowe informacje. Wskazane jest uzupełnienie reszty danych, które mogą okazać się przydatne w przyszłości. Mowa jest tutaj m.in. o numerze rachunku bankowego, warunkach handlowych, zgodach na kontakt, domyślnych rabatach oraz wielu innych. Opis możliwych działań znajduje się w kolejnym artykule.

Jeżeli podczas tworzenia nowego klienta w systemie Ready_TM zostanie zaznaczona opcja Osoba fizyczna, to wtedy taka kartoteka zniknie ze wszystkich miejsc w systemie (na przykład z wyszukiwarki). Dodatkowo by móc przeglądać kartoteki klientów oznaczonych jako osoby fizyczne, niezbędne jest nadanie specjalnych uprawnień – Dostęp do danych osób fizycznych. Uprawnienia może nadać administrator systemu w ustawieniach konta pracownika w zakładce PRAWA DO SYSTEMU lub poprzez przypisanie do domyślnie zdefiniowanej w systemie GRUPY o takiej nazwie.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top