Niniejszy artykuł dotyczy zakresu danych wymaganych do poprawnego generowania danych księgowych. W celu poprawnego wygenerowania danych konieczne jest uzupełnienie danych na dokumentach. Poniżej wskazano dane według poszczególnych typów dokumentów.
Dokument typu Faktura
Sekcja ta opisuje dane z dokumentów typu faktura:
- zakupu;
- korekty zakupu;
- sprzedaży;
- korekty sprzedaży,
które są wykorzystywane przez aplikację Eksportera do generowania danych księgowych, a następnie eksportu do systemu finansowo-księgowego.
Nagłówek dokumentu faktury
Dane nagłówkowe faktury rozpisywane są na zakładce Szczegóły dokumentu faktury. Dla dokumentu faktury zakupu przedstawia się ona następująco:
Na fakturze sprzedaży odpowiedniki pól na fakturze sprzedaży przedstawiają się następująco:
Zakres danych wykorzystywanych do generowania danych księgowych to:
- Sprzedawca;
- Nabywca;
- Wskazana jednostka rozliczeniowa (jeżeli takowe są skonfigurowane w strukturze organizacyjnej) – wykorzystywana do pobierania z konfiguracji ustawień;
- Numer faktury;
- Daty wystawienia, sprzedaży (operacji gospodarczej), wpływu;
- Opis;
- Forma oraz termin płatności;
- Wartości netto, VAT, brutto (mogą przyjmować wartości tylko dla dokumentów korekt);
- Rodzaj kosztu (faktura zakupu)/rodzaj przychodu (faktura sprzedaży);
- Waluta;
- Typ dokumentu księgowego – eksportowany jako typ dokumentu do systemu finansowo-księgowego, jest odpowiedzialny również za zakres generowany danych księgowych;
- Procedury JPK.
Uwaga! Punkt 9. należy rozumieć w sposób następujący:
- w przypadku systemów finansowo-księgowych, do których należy wyeksportować zapis księgowy (na przykład Symfonia ERP Finanse i Księgowość, RAKSSQL), nie ma konieczności uzupełniania tego pola, gdy opis jest realizowany na pozycjach kosztowych. W przeciwnym przypadku wymagane jest uzupełnienie tego pola;
- dla systemu Comarch ERP Optima pole to jest traktowane jako kategoria nagłówka dokumentu, stąd wymaga się jego uzupełnienia (jeżeli w systemie finansowo-księgowym pola te są standardowo uzupełniane).
Tabelka rozpisu stawek VAT
W zakresie opisu kwotowego dokumentu faktury kluczowe jest zweryfikowanie, czy została uzupełniona tabela rozpisu wartości faktury na stawki VAT:
Rozpisane w tej tabeli kwoty wykorzystywane są do generowania:
- rejestrów VAT;
- zapisów księgowych;
- zapisów kosztowych.
Pole korygowany dokument
Dokument korekty zakupu zawiera dokładnie te same informacje co faktura poszerzone o pole Korygowany dokument, w którym można wskazać dokument pierwotny (korygowany) lub też wprowadzić jego numer. Wybranie dokumentu pierwotnego pozwala na przeniesienie daty korygowanego dokumentu (daty operacji gospodarczej). W przeciwnym przypadku jako data korygowanego dokumentu pobierana jest data operacji gospodarczej z dokumentu korekty zakupu.
Zapis kosztowy na zakładce Koszty faktury zakupu
W przypadku standardowego opisu (dokument faktury nie jest rozpisywany w nagłówku faktury) należy dodać odpowiednie pozycje na zakładce Koszty:
Zakres pól wymaganych do wprowadzenia zależy od danej konfiguracji procesu obiegu faktury. Do generowania danych księgowych wykorzystuje się następujące dane:
- wskaźnik Netto/Brutto;
- kwota kosztu;
- numer projektu;
- kod słownika MPK;
- kod słownika RK;
- kody słowników dodatkowych analityk. Na powyższym przykładzie są to pola: Województwa, Towar/produkt, Dział. Lista ta jest możliwa do zdefiniowania w konfiguracji Eksportera;
- opis pozycji (dla zapisów księgowych opis na pozycji kosztu ma pierwszeństwo przed opisem na dokumencie faktury);
- podział VAT;
- wskazanie rejestru VAT.
Wskazanie podziału VAT lub rejestru VAT na pozycji kosztowej wymaga wskazania na pozycji kosztowej (w odkrytych oknach) stawki VAT oraz kwoty VAT.
W przypadku gdy dana pozycja kosztowa obejmowałaby kilka stawek VAT zdefiniowanych, konieczne jest dodanie tylu pozycji kosztowych, o ile stawek VAT jest uzupełniony rozpis na stawki VAT.
Uwaga! Poniższe uwagi dotyczą eksportu do systemu Comarch ERP Optima:
- uzupełnienie tych pól wymagane jest do poprawnego wygenerowania pozycji w systemie Optima. System powinien zostać skonfigurowany w ten sposób, aby widoczne były pola VAT-u niezależnie od wprowadzonych wartości podziału VAT lub rejestru VAT;
- pole Sposób podziału VAT nie jest przetwarzane oraz eksportowane do systemu Optima. Jego wypełnienie lub brak wypełnienia nie wpływa na dane eksportowane do systemu Optima;
- w przypadku opisu nagłówka kategorią, słownik Rodzaj Kosztu powinien zawierać listę kategorii z Optimy.
Pola wartości na koszcie, czyli: wartość, VAT wykorzystywane są do generowania wartości kwotowych zapisów księgowych oraz kosztowych.
Pola słowników, jak te poniżej, służą do generowania kont księgowych na zapisach lub różnych kategorii do Optimy:
- Projekt;
- Miejsce Powstawania Kosztu;
- Rodzaj Kosztu;
- Dodatkowe analityki.
Pole Opis wykorzystywane jest do generowania opisu na pozycji księgowej lub kosztowej. W przypadku gdy pole to nie jest uzupełnione jako opis, pobierana jest zawartość pola Opis z zakładki Szczegóły dokumentu faktury.
Zapis przychodu na zakładce Przychody dokumentu faktury sprzedaży
Podobne zastosowanie zapisu kosztowego w przypadku generowania danych księgowych dla faktur zakupu ma zapis przychodu dla faktur sprzedaży. Jest to o wiele mniej rozbudowana formatka, która zawiera takie elementy, jak:
- Wartość netto – wykorzystywana jako wartość zapisu księgowego lub kosztowego;
- Rodzaj przychodu – służy do generowania konta księgowego lub kategorii dla systemu Comarch ERP Optima;
- Opis przychodu – w przypadku braku opisu pobierane jest pole Opis z nagłówka faktury;
- Rejestr VAT – opcjonalne pole do wypełnienia. Należy skorzystać z niego, gdy import ma odbyć się do systemu Comarch ERP Optima;
- pola VAT-u widoczne są tylko wtedy, gdy wskazany jest rejestr VAT. Wymagane do eksportu do Comarch ERP Optima.
Dokument typu Delegacja
Dokument typu Delegacja nie jest stricte dokumentem księgowym. Stąd istnieje konieczność wykorzystania danych kadrowych w charakterze księgowym. Poniżej przedstawiono przykładowy dokument delegacji wraz z opisem wykorzystanych pól.
Zakładka Polecenie
Pola pobierane z zakładki Polecenie to:
- Delegowany jako pracownik – w zapisach księgowych dla niego generowane jest konto rozrachunkowe po stronie MA;
- Data zlecenia – traktowana jako data wystawienia, data wpływu, data dodania dokumentu do systemu;
- Projekt;
- MPK.
Zakładka Dieta
Kolejną zakładką, z której pobierane są dane, jest Dieta. W tym miejscu kluczowa jest kwota diety, gdyż traktowana jest ona jako wartość pozycji kosztowej.
Zakładka Rachunki
Zakładka Rachunki zawiera szereg informacji kluczowych dla poprawnego generowania zapisów księgowych.
Kluczowe dane to:
- Kategoria – ustawiona prawidłowo w konfiguracji, stanowi rodzaj kosztu dla zapisu księgowego;
- Wartość – stanowi wartość zapisu księgowego;
- oznaczenie, czy rozliczane z delegacją. Ten punkt opisano w artykule poświęconym generowaniu rejestrów VAT;
- Typ dokumentu księgowego – wymagany do uzupełnienia, traktowany jako typ dokumentu w systemie finansowo-księgowym;
- Data rozliczenia – traktowana jako data operacji gospodarczej, księgowania oraz jako termin płatności.