Generowanie zapisów księgowych jest operacją uzależnioną od konfiguracji konektora. Należy przyjąć, że każdy z konektorów obsługiwanych w systemie wymaga do eksportu wygenerowanych danych księgowych.
Na podstawie dokumentu pobierana jest właściwa konfiguracja, która zależy od jednostki rozliczeniowej na dokumencie (jeżeli jest ustawiona) oraz typu dokumentu księgowego.
W praktyce działa to w ten sposób, że na podstawie jednostki rozliczeniowej oraz typu dokumentu księgowego wyszukiwana jest odpowiednia konfiguracja. Ujmując rzecz prościej, w ramach danej jednostki rozliczeniowej wyszukiwana jest konfiguracja najpierw według typu dokumentu księgowego, a potem pobierana jest domyślna konfiguracja dla jednostki rozliczeniowej.
Jeżeli nie istnieje konfiguracja dla jednostki rozliczeniowej, to pobierana jest domyślna globalna, czyli bez wskazanej jednostki rozliczeniowej.
Dla dokumentów faktur, które mają 100 i więcej pozycji kosztowych, ustawione jest wykorzystanie kolejek na poziomie środowiska. W takim przypadku, aby nie blokować pracy użytkownika, generowanie danych księgowych jest przeniesione do generowania w tle. Podczas tego procesu nie ma możliwości wyeksportowania takiego dokumentu. Dla ręcznego uruchomienia procesu generowania zasada jest taka sama.
Ostatnia z metod realizowana jest w pełni przez użytkownika. Wymaga ona wykonania następujących operacji:
- w odpowiednim module należy otworzyć dokument faktury lub delegacji;
- kliknąć zakładkę Księgowe;
- wybrać jedną z opcji dotyczącą generowania danych księgowych.
Dostępne opcje generowania to:
- Generuj dane księgowe;
- Wybierz szablon.
Kliknięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie danych na konfiguracji opisanej powyżej.
Opcja Wybierz pozwala na wskazanie szablonu księgowania z listy dostępnych dla danego typu dokumentu księgowego.
Kliknięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie danych księgowych według wskazanego szablonu. Opcja ta pozwala na obsługę wyjątkowych przypadków faktur, które wymagają wytworzenia innych zapisów księgowych niż te dostępne standardowo.