Budżetowanie w systemie Ready_ to aplikacja wspomagająca zarządzanie firmą pozwalającą na wprowadzenie danych planistycznych bezpośrednio na poziom analityczny . Program umożliwia bezpośrednie korzystanie z danych kosztowych wprowadzonych na fakturach zakupu oraz powiązań budżetów z wnioskami . Intuicyjny interfejs pozwala wprowadzać plan budżetu oraz jego kontrole dla poszczególnych linii budżetowych bez wprowadzania dodatkowych skomplikowanych narzędzi.
Budżety składają się dwóch modułów.
- Budżety – standardowa obsługa budżetów działów (MPK)
- Budżety pracownicze – wydatki pracowniczy zwane też limitami pracowniczymi
W zależności od potrzeb dostęp do modułów ustawiany jest poprzez przypisanie pracownika do odpowiedniej grupy dostępnych w ustawieniach.
3. Menu – pozwala na dodawanie linii budżetowej, edytowanie budżetu w MS Excel oraz Eksportowanie budżetu do MS Excel
5. Linia budżetowa – to właściciel budżetu i analityki składające się na linię
6. P – Plan budżetu
7. W – Wnioski zakupowe – wartość powiązanych wniosków z linią budżetową (kolumna widoczna po instalacji Aplikacji budżety)
8. R – Realizacja – dane pobrane z kosztów faktury
9. %/ W+R – procent realizacji budżetu obliczany poprzez sumę wniosków i kosztów faktury
10. Podsumowanie linii budżetowej
11. Podsumowanie kolumn
Dodajemy linię budżetową
Mając skonfigurowany moduł budżety możemy przystąpić do dodawania linii budżetowej.
- Jednostka organizacyjna – jeśli włączona jest wielofirmowość to w polu wybieramy jednostkę, dla której wprowadzamy linię
- Rodzaj budżetu – dana linia budżetowa może być liczona miesięcznie lub kwartalnie
- Rok budżetowy – dla jakiego roku linia budżetowa jest przygotowywana
- Właściciel budżetu – osoba, która po otrzymaniu dostępu do modułu Budżety ma podgląd do realizacji swoich linii
- Akceptujący wnioski/faktury przekraczające budżet – wniosek lub koszt który przekroczył, podlega dodatkowej akceptacji przekroczenia budżetu jest to dodatkowa akceptacja niezależnie od reguły jakie stosujemy w akceptacji wniosków lub faktur
- Grupa dysponentów budżetów – grupa, osób która może użyć dalej linii na wniosku zakupowych do jej obciążenia. Na liście widoczne są grupy dodane w Ustawieniach aplikacji -> Budżety -> Grupy. Jeśli nie posiadamy aplikacji budżety pole pozostawiamy puste.
- MPK, RK – analityki, które charakteryzują daną linię. W zależności od konfiguracji możemy wybierać analitykę z listy tak samo jak na koszcie faktury bądź w bardziej zaawansowany sposób wpisać konto ręcznie, które umożliwia wprowadzanie zakresu kont poprzez zastosowanie znaku procent jako dowolne znaki. Przykładowo chcemy budżetowej tylko pierwszy segment konta a nasze konta RK wyglądają tak : 401-10, 401-11, 401-12. Możemy wprowadzić tekstowe 401% co oznacza że wszystkie koszty faktury dla konta 401 i subkonta będą sumowane do jednej lini budżetowej.
Po dodaniu linii budżetowej może od razu obserwować Realizację budżetu.
Jak odczytujemy dane
P – w tym wprowadzona jest wartość planu budżetu od której obliczane jest wykonanie budżetu.
W – suma wniosków przypisanych do danej linii budżetowej, które nie zostały rozliczone z fakturą
R – suma kosztów faktury wprowadzonej do systemu. System uwzględnia każdy koszt wprowadzony na fakturze niezależnie od status dokumentu.
% /W+R – procent wykorzystania budżetu jest to budżet – wnioski – koszty faktury = realizacja
Wnioski powiązane z fakturą uważane są za rozliczone i nie są uwzględniane analizie budżetu, czyli jeśli w polu wniosek występuje kwota oznacza to że wniosek oczekuje na realizację czyli fakturę.
- Dlatego ważne jest rozliczanie faktur z wnioskami, żeby dane na budżetach były poprawne
- Zamykanie wniosków, które nie będą rozliczane z fakturą
Na poniższym filmie zaprezentowano jak zmieniają się dane po rozliczeniu faktury z wnioskiem. Oczywiście proces powiązania faktury z wnioskiem odbywa się w procesie obiegu dokumentów, przez osoby merytoryczne a nie przez osobę zarządzającą budżetem. Może ona jednak kontrolować poprawność realizacji procesu zakupowego.
Edycja budżetu
Edycję możemy przeprowadzić klikając w analitykę linii lub wartość Planu. Edytując pojedynczą linię budżetową nie możemy zmienić analityk a jedynie wartości Planu.