Instrukcja użytkownika

Budżetowanie w systemie Ready_ to aplikacja wspomagająca zarządzanie firmą pozwalającą na wprowadzenie danych planistycznych bezpośrednio na poziom analityczny . Program umożliwia bezpośrednie korzystanie z danych kosztowych wprowadzonych na fakturach zakupu oraz powiązań budżetów z  wnioskami . Intuicyjny interfejs pozwala wprowadzać plan budżetu oraz jego kontrole dla poszczególnych linii budżetowych bez wprowadzania dodatkowych skomplikowanych narzędzi.

Budżety składają się dwóch modułów.

  1. Budżety – standardowa obsługa budżetów działów (MPK)
  2. Budżety pracownicze – wydatki pracowniczy zwane też limitami pracowniczymi

W zależności od potrzeb dostęp do modułów ustawiany jest poprzez przypisanie pracownika do odpowiedniej grupy dostępnych w ustawieniach.

3. Menu – pozwala na dodawanie linii budżetowej, edytowanie budżetu w MS Excel oraz Eksportowanie budżetu do MS Excel

5. Linia budżetowa – to właściciel budżetu i analityki składające się na linię

6. P – Plan budżetu

7. W – Wnioski zakupowe – wartość powiązanych wniosków z linią budżetową (kolumna widoczna po instalacji Aplikacji budżety)

8. R – Realizacja – dane pobrane z kosztów faktury

9. %/ W+R – procent realizacji budżetu obliczany poprzez sumę wniosków i kosztów faktury

10. Podsumowanie linii budżetowej

11. Podsumowanie kolumn

 

Dodajemy linię budżetową

Mając skonfigurowany moduł budżety możemy przystąpić do dodawania linii budżetowej.

  • Jednostka organizacyjna – jeśli włączona jest wielofirmowość to w polu wybieramy jednostkę, dla której wprowadzamy linię
  • Rodzaj budżetu – dana linia budżetowa może być liczona miesięcznie lub kwartalnie
  • Rok budżetowy – dla jakiego roku linia budżetowa jest przygotowywana
  • Właściciel budżetu – osoba, która po otrzymaniu dostępu do modułu Budżety ma podgląd do realizacji swoich linii
  • Akceptujący wnioski/faktury przekraczające budżet – wniosek lub koszt który przekroczył, podlega dodatkowej akceptacji przekroczenia budżetu jest to dodatkowa akceptacja  niezależnie od reguły jakie stosujemy w akceptacji wniosków lub faktur
  • Grupa dysponentów budżetów – grupa, osób która może użyć dalej linii na wniosku zakupowych do jej obciążenia. Na liście widoczne są grupy dodane w Ustawieniach aplikacji -> Budżety -> Grupy. Jeśli nie posiadamy aplikacji budżety pole pozostawiamy puste.
  • MPK, RK – analityki, które charakteryzują daną linię. W zależności od konfiguracji możemy wybierać analitykę z listy tak samo jak na koszcie faktury bądź w bardziej zaawansowany sposób wpisać konto ręcznie, które umożliwia wprowadzanie zakresu kont poprzez zastosowanie znaku procent jako dowolne znaki. Przykładowo chcemy budżetowej tylko pierwszy segment konta a nasze konta RK wyglądają tak : 401-10, 401-11, 401-12. Możemy wprowadzić tekstowe 401% co oznacza że wszystkie koszty faktury dla konta 401 i subkonta będą sumowane do jednej lini budżetowej.

 

Po dodaniu linii budżetowej może od razu obserwować Realizację budżetu.

Jak odczytujemy dane

P – w tym wprowadzona jest wartość planu budżetu od której obliczane jest wykonanie budżetu.

W – suma wniosków przypisanych do danej linii budżetowej, które nie zostały rozliczone z fakturą

R – suma kosztów faktury wprowadzonej do systemu. System uwzględnia każdy koszt wprowadzony na fakturze niezależnie od status dokumentu.

% /W+R – procent wykorzystania budżetu jest to budżet – wnioski – koszty faktury = realizacja

Wnioski powiązane z fakturą uważane są za rozliczone i nie są uwzględniane analizie budżetu, czyli jeśli w polu wniosek występuje kwota oznacza to że wniosek oczekuje na realizację czyli fakturę.

  • Dlatego ważne jest rozliczanie faktur z wnioskami, żeby dane na budżetach były poprawne
  • Zamykanie wniosków, które nie będą rozliczane z fakturą

Na poniższym filmie zaprezentowano jak zmieniają się dane po rozliczeniu faktury z wnioskiem. Oczywiście proces powiązania faktury z wnioskiem odbywa się w procesie obiegu dokumentów, przez osoby merytoryczne a nie przez osobę zarządzającą budżetem. Może ona jednak  kontrolować poprawność realizacji procesu zakupowego.

Edycja budżetu

Edycję możemy przeprowadzić klikając w analitykę linii lub wartość Planu.  Edytując pojedynczą linię budżetową nie możemy zmienić analityk a jedynie wartości Planu.

 

 

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!