Mobilny moduł Dokumenty

Moduł Dokumenty w aplikacji mobilnej to odpowiednik kluczowej funkcjonalności systemu Ready_^TM o tej samej nazwie. Moduł daje możliwość:

• tworzenia nowych dokumentów;
  • Faktura;
  • Notatka;
  • Dokument;
• wyszukiwania i filtrowania dokumentów według różnych kryteriów;
• przeglądania i edycji istniejących dokumentów;
• pracy z obiegiem dokumentów;
  • potwierdzania załatwienia;
  • powiadamiania o dokumencie;
  • podpisywania dokumentów;
  • wykorzystania procedur obiegu dokumentów;
• zarządzania uprawnieniami.

Tworzenie nowego dokumentu

Z poziomu mobilnego modułu Dokumenty użytkownik może utworzyć podstawowe typy dokumentów: Faktura, Dokument oraz Notatka.

Faktura

Aby utworzyć dokument typu Faktura, należy:

1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty;
2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj fakturę;
3. w zależności od formy, w jakiej dostępna jest faktura, kliknąć:
   • Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie faktury;
   • Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcie faktury zapisane w galerii telefonu lub tabletu;
   • Wybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;

4. zdjęcie faktury lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie;

5. kliknąć przycisk Dalej;
6. przy pliku pdf lub dobrze wykonanym zdjęciu system uzupełni większość pól automatycznie. Należy sprawdzić, czy dane są poprawne, oraz uzupełnić puste pola zgodnie ze stanem faktycznym i opisem dostępnym poniżej:
   • Opis – opis faktury, który pozwoli na jej późniejszą identyfikację;
   • Numer faktury – miejsce na numer faktury;
   • Termin płatności – za pomocą kalendarza ustawić termin płatności;
   • Sposób płatności – z listy należy wybrać jeden z dostępnych sposobów płatności;
   • Data wystawienia – za pomocą kalendarza ustawić datę wystawienia faktury;
   • Data sprzedaży – za pomocą kalendarza ustawić datę sprzedaży usługi lub towaru z faktury;
   • Sprzedawca – pozwala na ustawienie danych wystawcy faktury. Po kliknięciu pola należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć w module Klienci;
   • Nabywca –pozwala na ustawienie danych nabywcy. Domyślnie pole zawiera dane organizacji, która użytkuje system. Dane są pobierane z ustawień wprowadzonych w Strukturze organizacyjnej dla Jednostki organizacyjnej. Zmiana domyślnej wartości jest możliwa po kliknięciu pola, w którym należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć poprzez moduł Klienci;
   • Sprawa – pozwala powiązać fakturę z określoną sprawą. Po kliknięciu pola należy wybrać sprawę z listy. Jeżeli sprawa nie istnieje na liście, należy ją założyć w module Sprawy i dopiero potem powiązać z fakturą;
   • Typ dokumentu księgowego – pozwala na określenie typu dokumentu księgowego, należy z listy wybrać odpowiedni typ;
   • Kwota netto – miejsce na wprowadzanie wartości netto faktury;
   • Kwota VAT – miejsce na wprowadzenie kwoty podatku VAT;
   • Kwota brutto – miejsce na wprowadzenie kwoty brutto faktury;
   • Waluta – daje możliwość określenia waluty;

7. kliknąć przycisk Zapisz. Jeżeli przycisk nie jest widoczny na ekranie, należy go przewinąć w górę. Faktura zostanie zapisana, na ekranie pojawi się szczegółowy podgląd. Grafika poniżej zawiera widok podglądu z zakładki Szczegóły;

8. na tym etapie użytkownik może wprowadzić zmiany jedynie w polu Procedura. Rozwijana lista zawiera wykaz procedur, które zostaną uruchomione po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Dla faktury domyślnie aktywna jest procedura OBIEG FAKTURY. Sam proces rejestracji i tego, co dzieje się dalej, zależy od specyficznej konfiguracji procesu w ramach danej organizacji. W skrócie – faktura trafi kolejno do osób, które ją sprawdzą i zatwierdzą, a następnie zostanie przekazana do księgowości celem uregulowania płatności.

Z poziomu aplikacji nie ma możliwości dodania pozycji kosztowych. Oznacza to, że jeżeli procedura uwzględnia opis merytoryczny i wymóg dodania na przykład jednej pozycji, nie da się tego zrobić z poziomu aplikacji.

Notatka

Aby utworzyć dokument typu Notatka, należy:

1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty;
2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj notatkę;
3. wprowadzić treść notatki. Jeżeli jest taka potrzeba, można użyć prostego formatowania tekstu (pogrubienie, kursywa, pokreślenie, rozmiar czcionki, dodatkowe style) i kliknąć przycisk Dalej;

4. uzupełnić pola zgodnie z przeznaczeniem:
   • Opis – temat notatki, powinien być czytelny i sugestywny;
   • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;
   • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy;

5. użytkownik zobaczy widok szczegółów notatki:
   • Treść notatki – pole może zostać poddane edycji. Kliknięcie pola włączy edytor notatki;
   • Opis – nie może być edytowany;
   • Klient – nie może zostać zmieniony na innego, kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta;
   • Sprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy;
   • Procedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Typ dokumentu – nie może zostać zmieniony;
   • Status – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac z dokumentem typu notatka;
   • Data dodania – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia notatki;
   • Dodano przez – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze notatki;

6. zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z notatką. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy;
7. zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z notatką. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu;
8. zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do notatki innym użytkownikom. Element ten został opisany w oddzielnym artykule.

Dokument

Aby utworzyć dokument typu Dokument, należy:

1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty. Użytkownik domyślnie zostanie przeniesiony do folderu Robocze. Aby to zmienić, należy kliknąć ikonę obok nazwy folderu, a potem wybrać inny;
2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj dokument;
3. w zależności od formy, w jakiej dostępny jest dokument, kliknąć:
   • Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie dokumentu;
   • Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcia dokumentu zapisanego w galerii telefonu lub tabletu;
   • Wybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;
4. zdjęcie dokumentu lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie. W tej chwili można dodać kolejne pliki. Jeżeli dodawane są zdjęcia dokumentu, który ma kilka stron, warto zaznaczyć opcję Połącz przesłane pliki JPG w jeden plik PDF;

5. kliknąć przycisk Dalej;
6. kolejne pola uzupełnić zgodnie z potrzebami i opisem poniżej:
   • Opis – temat dokumentu, powinien być czytelny i sugestywny;
   • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;
   • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy;
   • Procedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Typ dokumentu – nie może zostać zmieniony;
   • Status – pozwala na wybranie z listy jednego z dostępnych statusów;

7. kliknąć przycisk Zapisz;
8. użytkownik zobaczy widok szczegółów dokumentu;
   • Opis – nie może być edytowany;
   • Klient – nie może zostać zmieniony na innego. Kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta;
   • Sprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy;
   • Procedura – w zależności od ustawionego statusu to pole może zostać poddane edycji. Pozwala ono na ustawienie procedury obiegu dokumentów. Zależnie od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Typ dokumentu – to pole nie może zostać zmienione;
   • Status – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac nad dokumentem;
   • Data dodania – nie może zostać zmieniona, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia dokumentu;
   • Dodano przez – to pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze dokumentu;

9. zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z dokumentem. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy;
10. zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z dokumentem. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu;
11. zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do dokumentu innym użytkownikom. Element ten został opisany w oddzielnym artykule.

Wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów

Moduł Dokumenty został tak zaprojektowany, by ułatwić zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów różnego typu. Po kliknięciu przycisku menu, a potem wybraniu opcji Dokumenty pojawi się widok zawartości folderu Robocze. Aby zmienić folder, należy kliknąć ikonę obok nazwy i wskazać na liście inny.

Aby wyszukać dokument, należy:

1. kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty;  
2. kliknąć pole wyszukiwarki, wpisać szukaną frazę i nacisnąć ikonę lupy;
3. na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria wyszukiwania;

4. w celu cofnięcia wyszukiwania najwygodniej ponownie kliknąć przycisk menu, wybrać Dokumenty i kliknąć folder na liście.

Aby odfiltrować dokumenty, należy:

1. kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty;
2. kliknąć przycisk z symbolem lejka i z menu wybrać odpowiedni filtr:
   • Data utworzenia – pozwala filtrować według daty utworzenia dokumentu (na przykład ostatni miesiąc);
   • Typ – pozwala filtrować według typu dokumentu (na przykład pismo, notatka, e-mail);

3. w kolejnym kroku wskazać odpowiednie kryterium, na przykład Ostatni miesiąc lub Notatka, i kliknąć OK;
4. na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria filtrowania. W tym przypadku będą to te, które zostały utworzone w ostatnim miesiącu;
5. w celu wyłączenia filtra należy odznaczyć wybrane wcześniej kryteria. Można również kliknąć przycisk menu i następnie Dokumenty oraz kliknąć folder.

Wyszukiwanie i filtrowanie można ze sobą dowolnie łączyć.

Przeglądanie i edycja istniejącego dokumentu

Aplikacja mobilna Ready_^TM daje możliwość przeglądania dokumentów zapisanych w systemie. Użytkownik może podejrzeć kluczowe informacje dotyczące różnych typów dokumentów.

Aby podejrzeć dokument, należy:

1. odszukać i kliknąć dokument, który ma zostać podejrzany;
2. w zakładce Szczegóły widoczne będą kluczowe informacje dotyczące danego dokumentu. Kliknięcie niektórych pól (na przykład Klient i Sprawa) otworzy podgląd z dodatkowymi informacjami na temat danego klienta lub sprawy;

• w zakładce Komentarze możliwe jest przejrzenie komentarzy powiązanych z dokumentem. Można tam również dodać nowe komentarze;
• w zakładce Załączniki można przejrzeć załączniki, które dodano do dokumentu. Kliknięcie nazwy załącznika spowoduje jego pobranie i otwarcie;
• zakładka Uprawnienia została szerzej opisana w oddzielnym artykule.

Dokumenty, które już istnieją w systemie, można poddać prostej edycji. Użytkownik ma możliwość:

• zmiany opisu;
• przypisania lub zmiany procedury;
• dodania załącznika;
• dodania komentarza.

Pozostałe elementy nie mogą być modyfikowane z poziomu aplikacji mobilnej.

Aby edytować dokument, należy:

1. kliknąć przycisk menu i wybrać opcję Dokumenty;
2. za pomocą wyszukiwarki lub filtrów odszukać żądany dokument;
3. kliknąć pozycję na liście;
4. kliknąć przycisk z trzema kropkami (w prawym górnym narożniku) i wybrać z menu opcję Edytuj;
5. wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk Zapisz.

Praca z obiegiem dokumentu

Potwierdzanie załatwienia

Aby potwierdzić załatwienie, należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Powiadamianie o dokumencie

Aby powiadomić innego użytkownika o dokumencie, należy:

1. odszukać i otworzyć dokument, dla którego ma zostać wysłane powiadomienie;
2. kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Powiadom;
3. wskazać na liście osobę, której ma zostać wysłane powiadomienie o dokumencie;
4. dodać treść powiadomienia i kliknąć przycisk OK;
5. powiadomienie zostanie wysłane do wskazanej osoby.

Podpisywanie dokumentów

Dokument zapisany w systemie może zostać parafowany przez użytkownika. Podpis jest wykonywany własnoręcznie na ekranie urządzenia mobilnego i zapisywany w formie pliku graficznego w zakładce Załączniki dokumentu.

Aby podpisać dokument, należy:

1. odszukać i otworzyć dokument, który ma zostać parafowany;
2. kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Podpisz;
3. podpisać się na ekranie smartfona lub tabletu w ramach białego pustego obszaru i kliknąć przycisk Zapisz;

4. podpis zostanie zapisany w zakładce Załączniki.

Procedura obiegu dokumentu

W ramach systemu Ready_^TM dostępna jest funkcja procedur, które automatyzują pewne typowe operacje związane z obiegiem dokumentu. Administrator systemu musi jednorazowo ustawić procedury obiegu dokumentów. Następnie użytkownik podczas pracy z dokumentem w polu Procedura może wskazać odpowiednią regułę, która ma zostać wykonana.

Nazwa dostępnych procedur oraz to, w jaki sposób mają one działać, zależy od specyfiki organizacji. Na przykład w przypadku obiegu faktury zakupowej po wprowadzeniu dokumentu do systemu następne kroki mogą sprowadzać się do: weryfikacji formalnej, weryfikacji rachunkowej, akceptacji i akceptacji płatności. Więcej informacji na temat definiowania procedur znajduje się w oddzielnym artykule.

Aktywacja procedury oraz dalsze kroki z nią związane odbywają się za pomocą zielonego przycisku, który widać na poniższej grafice.

Kolejne kroki będą zależeć od wewnętrznych ustawień oraz będą pojawiać się na stanowiskach, które biorą udział w procesie akceptacji dokumentu. Nazwy przycisków będą zmieniać się w zależności od etapu procedowania dokumentu.

Zarządzanie uprawnieniami do dokumentu

System Ready_^TM dużą wagę przywiązuje do bezpieczeństwa oraz kontroli uprawnień. Oznacza to, że podczas pracy użytkownicy mają kontrolę nad tym, kto i co może zrobić w odniesieniu do dokumentów. Za kontrolowanie uprawnień dla dokumentu odpowiada zakładka Uprawnienia.

Aby nadać uprawnienia do dokumentu, należy:

1. odszukać i otworzyć dokument;
2. przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć niebieski przycisk ze znakiem plusa;

3. kliknąć pole Użytkownik lub Grupa, a następnie z listy wybrać osobę lub grupę. Następnie zaznaczyć rodzaj uprawnień – Odczyt, Zapis, Zarządzanie;
4. kliknąć przycisk Zapisz. Osoba lub grupa, której nadano uprawnienia, pojawi się na liście.

Aby zmienić lub odebrać uprawnienia do dokumentu, należy:

1. odszukać i otworzyć dokument;
2. przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć trzy kropki obok osoby lub grupy, których uprawnienia mają być zmienione lub odebrane;

3. w menu oznaczyć uprawnienia, które mają zostać odebrane lub kliknąć przycisk Usuń, aby trwale odebrać dostęp do dokumentu.