Cyfryzacja komunikacji – Ustawa o doręczeniach elektronicznych

Piotr Majewski

 27 grudnia 2019

Udostępnij:

Cyfryzacja obiegu dokumentów to trend, który dostrzegli także rządzący. Zgodnie z niedawno przegłosowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, wszystkie pisma i dokumenty w komunikacji z urzędami państwa będą przesyłane na wskazany przez obywatela adres elektroniczny. Ta kluczowa zmiana wejdzie w życie już pod koniec października 2020. Przygotowaliśmy krótki tekst opisujący tą zmianę – zachęcamy do lektury!

Stopniowe zmiany

Jak podaje Centrum Informacyjne Rządu, “projekt ustawy wprowadza doręczenie elektroniczne początkowo jako domyślny, a docelowo jako podstawowy kanał wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru.” Oznacza to, że w ostatecznym kształcie zamiarem państwa jest, by komunikacja na linii państwo – społeczeństwo, a także państwo – biznes została całkowicie zelektronizowana.
Oczywiście, dla osób które z różnych powodów pozostaną wykluczone cyfrowo, świadczona będzie usługa hybrydowa. Polegać ma ona na dostarczeniu elektronicznym komunikacji do odpowiedniej placówki pocztowej, która będzie miała za zadanie wydrukować dokument i dostarczyć go odbiorcy w formie papierowej, z zachowaniem bezpieczeństwa i poufności informacji.

Znaczne korzyści

Korzyści związanych z wprowadzeniem elektronicznych doręczeń jest wiele. Cyfryzacja komunikacji nie tylko pozwala zapanować nad porządkiem w dokumentach i pismach, ale także przyspieszy i usprawni cały proces. Ponadto, ułatwione zostanie wyszukiwanie konkretnych pism czy dokumentów.
Istotną korzyścią z cyfryzacji doręczeń jest także znaczne obniżenie kosztów całego procesu komunikacji. Oszczędności widoczne będą zarówno na poziomie tworzenia, druku i przechowywania dokumentów, jak i na etapie wysyłki i doręczenia pisma. Nie wspominając już o aspekcie ekologicznym minimalizowania użycia papieru.
Nie trzeba będzie także przechowywać potwierdzeń doręczenia w obawie przed zgubieniem, a następnie szukać ich kiedy nastąpi taka potrzeba. E-doręczenie wprowadza więc wygodę i praktyczność w procesie komunikacji, a także przejrzystość i intuicyjność.
Krok w kierunku e-doręczeń to także wyraźny sygnał ze strony państwa, że zamierza ono iść w kierunku cyfryzacji i elektronizacji nie tylko w zakresie komunikacji z obywatelami, ale także w przestrzeni e-government, czyli załatwiania spraw urzędowych w formie cyfrowej, przez Internet. W znaczny sposób zwiększy to dostępność i transparentność tych usług oraz sprawność i wygodę załatwiania tych spraw.

Nowe standardy

Wejście w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych implikuje konieczność stworzenia rejestru adresów elektronicznych aktualnie używanych przez obywateli. Każdy z nas będzie miał obowiązek wpisania się do tej bazy, nad którą pieczę sprawował będzie właściwy minister. Podmioty publiczne będą zobowiązane do doręczania pism właśnie na adresy widniejące w bazie.
Obywatele będą mogli wnioskować o wpis do bazy tylko jednego adresu elektronicznego. Reguła ta nie obejmuje przedsiębiorców, którzy będą mieli możliwość podania dwóch adresów – osobno do korespondencji prywatnej oraz do tej związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W praktyce operatorem wyznaczonym do świadczenia usługi doręczenia elektronicznego będzie Poczta Polska (na pewno do końca 2025 roku), a także szereg dostawców komercyjnych.

Ruch w dobrym kierunku

Wprowadzenie doręczenia elektronicznego jako podstawowego sposobu komunikacji z urzędami państwa i zrównanie go z listem tradycyjnym nadanym za potwierdzeniem odbioru to zdecydowanie krok w dobrą stronę.
Oznacza to także dostrzeżenie przez Ministerstwo Cyfryzacji kluczowego dla dzisiejszego rynku trendu elektronizacji komunikacji, obiegu dokumentów czy procesów i procedur. Biznes od dawna podąża tą drogą i należy pozytywnie ocenić fakt, że państwo także rozumie korzyści płynące z tych rozwiązań.