Pamiętam czasy, kiedy w ofertach wynajmu biur pojawiały się usługi punktów recepcyjnych w biurowcach, które odbierały pocztę dla firm, a następnie ją przekazywały. Oferta dla najemców była interesująca, ponieważ nie musieli być na miejscu każdego dnia, a przesyłki na nich zawsze czekały. Podobnie było w firmie, z którą współpracowałam – każdy biurowiec odbierał pocztę najemców i ją przekazywał.

Tego dnia listonosz jak zawsze przyniósł pocztę do jednego z biurowców. Zostawił ją uprawnionemu pracownikowi recepcji. Pracownik, najpierw posegregował pisma względem najemców, a następnie wpisał ręcznie pocztę do dziennika korespondencji przychodzącej. Taki wpis zawierał:

• nazwę firmy,
• ilość przesyłek,
• miejsce na podpis potwierdzający odbiór korespondencji.

Jak zapewne zauważyłeś, recepcjonista tylko wpisywał ilość pism. Nie zajmował się rejestracją każdej przesyłki osobno. Aż do dnia, kiedy jednemu z najemców zginął ważny list z urzędu. Mimo że w dzienniku korespondencji pokwitował on odbiór wszystkich pism, to jedno zaginęło. Oczywiście, nietrudno się nie domyślić jaki finał miała ta historia – skargi do właściciela biurowca i dodatkowy stres dla pracownika recepcji. List ostatecznie się znalazł w biurze najemcy.

Firma deweloperska chciała w przyszłości uniknąć ponownie takiej sytuacji, więc recepcja w każdym biurowcu została zobowiązana, aby wprowadzać każde pismo osobno. Było to oczywiście czasochłonne, a każdorazowe dodawanie kontrahenta najpierw do zeszytu, później do zestawienia w arkuszu Excel też nie było wolne od pomyłek.

Czy ten proces można uprościć? Czy możliwa jest ewidencja poczty w tym samym systemie przez kilka biurowców jednocześnie? Tak!

To samo, ale w systemie Ready_™

Wróćmy do tego momentu, kiedy pracownik recepcji odbiera pocztę dla najemców. Mając system Ready_™, nie musi on od razu porządkować wszystkich przesyłek. Wprowadza każdą z nich po kolei do wyznaczonego elektronicznego dziennika korespondencji przychodzącej np. Dziennik korespondencji najemców biurowiec A. Wpisywanie danych firmy, która ma odebrać przesyłkę, nie jest już czasochłonne, ponieważ zamiast wpisywać ręcznie — recepcjonista wybiera firmę z listy klientów.

Ponadto recepcjonista może do rejestrowanego pisma wprowadzić uwagę, np. zarejestrowane pismo jest przesyłką z urzędu lub odebrana przesyłka była uszkodzona przy odbiorze od kuriera bądź listonosza. Powiesz mi, że to małe rzeczy. Małe, ale mają znaczenie w tym, jak będą odbierać Twoją firmę wynajmujący powierzchnię. To od Ciebie zależy, czy jesteś profesjonalistą, czy tylko udajesz profesjonalistę.

Kiedyś recepcjonista wypatrywał pracowników poszczególnych firm, a mając system Ready — przy rejestracji pisma wysłał maila z powiadomieniem o rodzaju przesyłki. Gdy tylko adresat pojawił się na recepcji, recepcjonista uruchomił moduł Dzienniki systemu Ready_™, i na liście przesyłek wyfiltrował te, które należą do konkretnego odbiorcy. Najemca pokwitował odbiór przesyłek odręcznym podpisem, który został wgrany do systemu. Poczta została wydana, a wszystkie dane zapamiętane w systemie.

System Ready_™ rejestruje i porządkuje korespondencję

Myślę, że w erze cyfryzacji i pomocnej sztucznej inteligencji warto pomyśleć o opisanym przeze mnie rozwiązaniu. Elektroniczny dziennik korespondencji nie jest przeznaczony tylko do procesów wewnątrzfirmowych, ale również, jak mogłeś zauważyć, sprawdza się przy rejestracji przesyłek przez recepcję.

Takie rozwiązanie pozwala na:

• szybkie wyszukiwanie dokumentów w dzienniku danego obiektu, po dostępnych kategoriach: nazwie, opisie, numerze ewidencyjnym, dacie wpływu itd. Przez co nie trzeba już wertować papierowych dzienników korespondencji,
• powiązanie korespondencji z kontrahentem pobranym z bazy w systemie,
• oszczędność czasu pracy recepcji przy rejestracji przesyłek,
• możliwość potwierdzenia przekazania korespondencji papierowej odpowiedniej firmie. 

Więcej o konfiguracji rejestracji korespondencji na recepcji dowiesz się z samouczka.