Wniosek zakupowy można powiązać z linią budżetową. Aby było to możliwe, konieczne jest dopilnowanie, by w ustawienia wprowadzono odpowiednią konfigurację związaną z wyborem budżetu. Więcej na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule. Należy pamiętać o tym, że ustawienie jest oddzielne dla każdego typu wniosku. Poza tym użytkownik musi posiadać wykupiony moduł Budżety, w którym należy zdefiniować budżet. Opis modułu Budżet znajduje się w oddzielnym artykule.
Komunikat Żadna linia budżetowa, której jesteś dysponentem, nie odpowiada kosztom określonym na wniosku zakupowym. Zmień przypisane koszty na wniosku lub stwórz nową linię budżetową oznacza, że użytkownik składający wniosek nie ma przypisanej linii budżetowej w module Budżety lub błędnie określił koszty.
Dostęp do wniosku zakupowego i powiązania z budżetem ma osoba lub grupa osób określona w konfiguracji danego rodzaju wniosku na etapie Wybór Budżetu. Wybierając linię budżetową i termin, deklarowana jest chęć realizacji wniosku na danej linii w tym okresie, czyli wystawienie na wybrany okres faktury przez dostawcę. Przypisanie powinno zostać wykonane przed wysłaniem wniosku.
Należy pamiętać o tym, że każdy użytkownik może tworzyć wnioski zakupowe, ale nie wszyscy wiedzą, z którymi liniami budżetowymi powinny być one powiązane. Każdy użytkownik powinien móc utworzyć wniosek zakupowy, ale samo przypisanie do budżetu powinno zostać obsłużone wyłącznie przez osoby wskazywane jako wnioskujące.
Aby dodać powiązanie z budżetem, należy:
- odszukać i otworzyć wniosek;
- przejść do zakładki Podsumowanie i kliknąć opcję POWIĄŻ Z LINIĄ BUDŻETOWĄ;
- w nowym oknie pojawi się linia budżetowa. Należy kliknąć przycisk plusa pod miesiącem, do którego ma być przypisany koszt. Informacja pojawi się w sekcji Powiązana pozycja budżetu;
- wartość wniosku zwiększy kwotę na linii budżetowej po zaakceptowaniu wniosku i zakończeniu procesu obiegu.
Powiązanie może zostać usunięte. Wystarczy kliknąć opcję USUŃ POWIĄZANIE, która pojawi się w miejscu opcji POWIĄŻ Z LINIĄ BUDŻETOWĄ. Dany wniosek można powiązać tylko z jedną linią budżetową.