Mobilny moduł Poczta

Aplikacja mobilna Ready_^TM wyposażona jest również w moduł Poczta, który służy do zarządzania pocztą e-mail. Za pomocą aplikacji użytkownik może tworzyć nowe i odpowiadać na otrzymane wiadomości. Poza tym możliwe jest tworzenie dokumentów i zadań z otrzymanych wiadomości e-mail. Użytkownik może również dołączyć wiadomość e-mail do konkretnej sprawy.

Warto w tym miejscu wskazać, że mobilna aplikacja Ready_TM obsługuje skrzynkę e-mail ustawioną z poziomu wersji przeglądarkowej systemu. Nie ma możliwości dodania nowej skrzynki pocztowej za pomocą aplikacji mobilnej.

• Interfejs i wyszukiwarka;
• Tworzenie nowej wiadomości;
• Odpowiadanie na wiadomość;
• Tworzenie dokumentu z e-maila;
• Dołączanie wiadomości e-mail do sprawy;
• Tworzenie zadania z wiadomości e-mail;
• Usuwanie wiadomości e-mail.

Interfejs i wyszukiwarka

Mobilna aplikacja do obsługi poczty jest funkcjonalna i łatwa w użytkowaniu, a jej interfejs wygląda podobnie do innych modułów, z którymi użytkownik zetknął się podczas pracy w systemie Ready_^TM.

Bezpośrednio po kliknięciu przycisku menu i wybraniu opcji Poczta pojawi się widok skrzynki pocztowej. W centralnej części znajduje się wyszukiwarka, pod nią lista wiadomości, a w prawym dolnym narożniku niebieski przycisk plusa, który umożliwia utworzenie nowej wiadomości e-mail.

Widok pojedynczej wiadomości na liście zawiera informacje o autorze, temacie wiadomości, fragment treści oraz datę wysłania. Dodatkowo obok daty mogą pojawić się ikony, które informują o tym, że dana wiadomość:

• ma zdefiniowanie zadanie;
• jest powiązana ze sprawą;
• utworzono z niej dokument.

Na lewo od nazwy nadawcy może być widoczna mała ikona spinacza, która informuje o tym, że wiadomość zawiera załącznik.

Kliknięcie niebieskiej opcji Foldery pozwoli przejść do widoku folderów utworzonych w ramach danej skrzynki.

Obok nazwy folderu widoczny jest licznik informujący o liczbie wiadomości w nim przechowywanych. Kliknięcie folderu otworzy widok z listą wiadomości.

Opcja Konta pozwala przejść do listy kont pocztowych, które są skonfigurowane w systemie. Kliknięcie konta spowoduje wyświetlenie listy folderów lub wiadomości zapisanych w danym miejscu.

Aby odszukać wiadomość, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. w polu wyszukiwania wpisać szukaną frazę i kliknąć ikonę lupy;

• na liście pojawią się wiadomości, które spełniają kryteria wyszukiwania;
• aby cofnąć działania wyszukiwania, wystarczy kliknąć krzyżyk widoczny w polu wyszukiwania.

Tworzenie nowej wiadomości

Aby utworzyć nową wiadomość, należy:

1. włączyć mobilny moduł Poczta;
2. kliknąć niebieski przycisk z symbolem plusa;
3. uzupełnić pola według instrukcji:
   • DO – miejsce na wpisanie adresu odbiorcy. Po kliknięciu pola i rozpoczęciu wpisywania system podpowie odbiorcę, jeżeli jest on zapisany w bazie kontaktów;
   • DW – miejsce na wpisanie adresu odbiorcy, który ma dostać kopię wiadomości. Po kliknięciu pola i rozpoczęciu wpisywania system podpowie odbiorcę, jeżeli jest on zapisany w bazie kontaktów;
   • UDW – miejsce na wpisanie adresu ukrytego odbiorcy. Po kliknięciu pola i rozpoczęciu wpisywania system podpowie odbiorcę, jeżeli jest on zapisany w bazie kontaktów;
   • TEMAT – temat wiadomości;
   • Dodaj plik – po kliknięciu opcji otwarty zostanie podgląd z listą plików zapisanych w pamięci urządzenia. Należy zaznaczyć plik i dodać do wiadomości;
   • Dodaj zdjęcie – po kliknięciu opcji otwarty zostanie podgląd zdjęć zapisanych w pamięci urządzenia. Należy zaznaczyć zdjęcie i dodać je do wiadomości;

4. wprowadzić treść wiadomości i kliknąć przycisk Wyślij.

Odpowiadanie na wiadomość

Aby odpowiedzieć na wiadomość, należy:

1. włączyć mobilny moduł Poczta;
2. odszukać i otworzyć wiadomość, na którą planowana jest odpowiedź;
3. kliknąć niebieski przycisk z trzema kropkami, a następnie wybrać opcję Odpowiedz;

4. wyświetlony zostanie pogląd wiadomości, na którą udzielana jest odpowiedź. Pola DO oraz TEMAT będą już wypełnione danymi z oryginału wiadomości. Okno zawiera również podgląd wiadomości oryginalnej. Pozostaje wprowadzić treść odpowiedzi i kliknąć przycisk Wyślij.

Tworzenie dokumentu z e-maila

Aby utworzyć dokument z wiadomości e-mail, należy:

1. odszukać i otworzyć wiadomość e-mail, z której ma być utworzony dokument;
2. kliknąć niebieski przycisk z trzema kropkami i wybrać z menu opcję Utwórz dokument. Można również przesunąć wiadomość na liście w prawą stronę i kliknąć opcję Dokument;

3. system utworzy dokument, a po zakończeniu operacji zostaną wyświetlone jego szczegóły. Użytkownik może dodać komentarze, załączniki lub określić uprawnienia do dokumentu.

Na liście wiadomości w module pocztowym obok nadawcy wiadomości pojawi się niebieska ikona, która informuje, że istnieje w systemie dokument utworzony na podstawie e-maila.

Dołączanie wiadomości e-mail do sprawy

Aby wiadomość e-mail dołączyć do sprawy, należy:

1. odszukać i otworzyć wiadomość e-mail, która ma zostać dołączona do sprawy;
2. kliknąć niebieski przycisk z trzema kropkami i wybrać z menu opcję Dołącz do sprawy. Można również przesunąć wiadomość na liście w prawą stronę i kliknąć opcję Sprawa;

3. wyświetlona zostanie lista spraw. Należy odszukać i wskazać sprawę na liście. Jeżeli sprawa nie istnieje, możną ją utworzyć, klikając przycisk niebieskiego plusa. Sam proces zakładania nowych spraw opisano w oddzielnym artykule;
4. po wskazaniu istniejącej lub utworzeniu nowej sprawy na liście wiadomości e-mail obok nazwy nadawcy pojawi się czerwona ikona informująca o tym, że wiadomość jest powiązana z konkretną sprawą;
5. po otwarciu wiadomości e-mail ikona sprawy będzie widoczna przy górnej krawędzi. Po jej kliknięciu otwarte zostaną szczegóły sprawy.

Tworzenie zadania z wiadomości e-mail

Aby utworzyć zdanie, z wiadomości e-mail, należy:

1. odszukać i otworzyć wiadomość e-mail, z której ma zostać utworzone zadanie;
2. kliknąć niebieski przycisk z trzema kropkami i wybrać z menu opcję Utwórz zadanie. Można również przesunąć wiadomość na liście w prawą stronę i kliknąć opcję Zadanie;

3. uzupełnić następujące informacje:
   • Temat – wprowadzić temat zadania;
   • Data rozpoczęcia – określić datę rozpoczęcia realizacji zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny kalendarz, który daje możliwość wskazania konkretnego terminu;
   • Godzina – określić godzinę rozpoczęcia realizacji zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który daje możliwość wskazania konkretnej godziny;
   • Czas trwania – pozwala określić, ile czasu szacunkowo zajmie realizacja celów postawionych w zadaniu. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który daje możliwość wskazania dokładnej liczby godzin;
   • Opis – pozwala na dokładne opisane celów zadania;
   • Dla kogo – umożliwia przydzielenie zadania określonej osobie. Domyślnie zadanie jest powiązane z osobą, która je tworzy. Po kliknięciu pola osobę wybiera się z listy pracowników. Aby usunąć osobę, należy kliknąć znak minusa widoczny przy nazwisku;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie zadania z konkretną sprawą. Po kliknięciu pola należy wybrać zadanie z listy;
   • Klient – pozwala na powiązanie zadania z konkretnym klientem. Po kliknięciu pola należy wybrać klienta z listy;
   • E-mail – zawiera podłączony dokument e-mail, a po kliknięciu niebieskiego odnośnika otwarta zostanie wiadomość;

4. kliknąć przycisk Zapisz, zadanie zostanie utworzone.

Usuwanie wiadomości e-mail

Aby usunąć wiadomość e-mail, należy:

1. odszukać wiadomość na liście;
2. przesunąć palcem wiadomość w lewą stronę i kliknąć opcję Usuń;

3. wiadomość zostanie przeniesiona do kosza.