Mobilny moduł Kalendarz

Moduł Kalendarz służy do zarządzania zdarzeniami, które zwykle zapisuje się w kalendarzu. Użytkownik z poziomu modułu może utworzyć następujące zdarzenia: zadanie, spotkanie, termin oraz rozmowę telefoniczną.

• Interfejs,
• Dodawanie nowego zdarzenia,
  • Dodawanie zadania,
  • Dodawanie spotkania,
  • Dodawanie terminu,
  • Dodawanie rozmowy telefonicznej,
• Pozostałe funkcje,
  • Podglądanie kalendarza innego pracownika,
  • Powiadamianie użytkownika,
  • Oznaczanie zdarzenia jako załatwione lub niezałatwione,
  • Dodawanie komentarzy,
  • Dodawanie załącznika,

Interfejs

Interfejs modułu Kalendarz można podzielić na dwie główne części. Na górze widać oś czasu, którą można przewijać w prawo lub lewo. Kliknięcie wybranego dnia na osi spowoduje wyświetlenie zdarzeń zapisanych w danym terminie. Zdarzenia prezentowane są w formie listy i każde z nich dodatkowo posiada ikonę, która w graficzny sposób pozwala rozróżnić typ zdarzenia.

Przy dolnej krawędzi ekranu widoczne są dodatkowe elementy, które umożliwiają wygodne filtrowanie zdarzeń. W zakładce Moje znajdują się zdarzenia powiązane z osobą, która korzysta w danej chwili z aplikacji. Zakładka Zlecone gromadzi zdarzenia, które zostały zlecone innej osobie. Natomiast z poziomu zakładki Pracownicy możliwe jest podejrzenie Kalendarza innej osoby, który został wcześniej udostępniony zalogowanemu użytkownikowi.

Kliknięcie zdarzenia na liście daje możliwość podejrzenia jego szczegółów. W zależności od typu zdarzenia widok szczegółów może różnić się prezentowanymi informacjami.

Dodawanie nowego zdarzenia

Z poziomu modułu Kalendarz możliwe jest utworzenie nowych zdarzeń następującego typu:

• zadanie – służy zlecaniu poleceń służbowych, najlepiej pojedynczych czynności. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi TODO;
• spotkanie – służy do rejestracji zdarzeń, w których uczestniczą inne osoby. Ze względu na to, że nie można go tak łatwo przełożyć, wyróżniony został jako osobny typ. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi VEVENT;
• termin – dowolne zdarzenie, na przykład urlop, termin ważności ubezpieczenia, rocznica. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi VEVENT;
• rozmowa telefoniczna – miejsce, w którym zapisuje się informacje o odbytej przez telefon rozmowie z klientem. Do rejestracji zaplanowanej rozmowy należy użyć zadania, a informację o tym, że ktoś nie odbiera lub jest nieobecny, umieścić w komentarzu. Dopiero zrealizowana rozmowa powinna być odnotowana jako Rozmowa. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi JOURNAL.

Poza tym użytkownik ma możliwość edycji istniejących zdarzeń, dodawania załączników oraz komentarzy. Możliwe jest również oznaczanie zdarzeń jako załatwione lub niezałatwione oraz wysyłanie powiadomień.

Dodawanie zadania

Aby dodać zadanie, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz zadanie;

3. uzupełnić pola:
4. Temat – miejsce na wpisanie tematu zadania;
5. Data rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozpoczęcia zadania;
6. Godzina – pozwala ustawić godzinę rozpoczęcia zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty;
7. Czas trwania – pozwala ustawić czas trwania zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości;
8. Opis – służy do szerszego opisania celu zadania;
9. Dla kogo – pozwala powiązać zadanie z konkretną osobą. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowe zadanie jest powiązane z jego autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku;
   • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy;
   • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;

10. kliknąć przycisk Zapisz. Zadanie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza.

Dodawanie spotkania

Aby utworzyć spotkanie, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz spotkanie;

3. uzupełnić pola:

4. kliknąć przycisk Zapisz. Spotkanie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza.

Dodawanie terminu

Aby dodać termin, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz termin;

3. uzupełnić pola:
4. Temat – miejsce na wpisanie tematu zdarzenia, które jest tworzone;
5. Data rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozpoczęcia;
6. Godzina – pozwala ustawić godzinę rozpoczęcia. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty;
7. Czas trwania – pozwala ustawić czas trwania zdarzenia. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości;
8. Opis – służy do szerszego opisania dodawanego zdarzenia;
9. Dla kogo – pozwala zaprosić konkretne osoby. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowy termin jest powiązany z jego autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku;
   • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy;
   • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;

10. kliknąć przycisk Zapisz. Termin zostanie utworzony, a użytkownik wróci do widoku kalendarza.

Dodawanie rozmowy telefonicznej

Aby dodać rozmowę telefoniczną, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz rozmowa telefoniczna;

3. uzupełnić pola:
   • Temat – miejsce na wpisanie tematu rozmowy;
   • Data rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozmowy;
   • Godzina – pozwala ustawić godzinę odbycia rozmowy. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty;
   • Czas trwania – pozwala ustawić czas trwania rozmowy. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości;
   • Opis – służy do szerszego opisania rozmowy, zanotowania ustaleń i tak dalej;
   • Dla kogo – pozwala powiązać rozmowę z konkretną osobą. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowa rozmowa jest powiązana z jej autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku;
   • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy;
   • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;

4. kliknąć przycisk Zapisz. Zdarzenie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza.

Pozostałe funkcje

Moduł Kalendarz, poza tworzeniem nowych zdarzeń różnych typów, pozwala na edycję tych, które już istnieją w systemie. W ramach edycji można poprawić wszystkie wprowadzone dane, dodać załącznik lub komentarz, a także wysłać powiadomienie do wskazanej osoby.

Podglądanie kalendarza innego pracownika

Aby zobaczyć kalendarz innego pracownika, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Pracownicy widoczny na dolnym pasku;

3. kliknąć listę oznaczoną strzałką i wybrać pracownika, którego kalendarz ma zostać podejrzany;
4. na liście pojawią się zdarzenia.

Powiadamianie użytkownika

Aby powiadomić o zdarzeniu, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. odszukać i kliknąć zdarzenie, dla którego ma zostać wysłane powiadomienie;
3. w widoku szczegółowym kliknąć przycisk z trzema kropkami i wybrać opcję Powiadom;

4. na liście pracowników kliknąć osobę, która ma zostać powiadomiona;

5. wprowadzić treść powiadomienia i kliknąć OK;
6. powiadomienie zostanie wysłane do wskazanej osoby, a użytkownik wróci do widoku szczegółów zdarzenia.

Oznaczanie zdarzenia jako załatwione lub niezałatwione

Aby oznaczyć zdarzenie jako załatwione, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać oznaczone jako załatwione;
3. w widoku szczegółowym kliknąć przycisk z trzema kropkami i wybrać opcję Załatwione;

4. użytkownik wróci do widoku szczegółów zdarzenia. W sekcji Status pojawi się informacja o tym, że zdarzenie ma status ZAKOŃCZONE.

Jeżeli dla zdarzenia, które oznaczono jako ZAKOŃCZONE, wykonana zostanie procedura opisana powyżej, zamiast opcji ZAŁATWIONE pojawi się NIEZAŁATWIONE. Klikając tę opcję, można ponownie zmienić status zdarzenia.

Dodawanie komentarzy

Aby dodać komentarz do zdarzenia, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać skomentowane;
3. na dolnym pasku kliknąć Komentarze;

4. w polu Dodaj komentarz wprowadzić treść wiadomości i kliknąć przycisk zielonego trójkąta. Komentarz pojawi się na liście.

Dodawanie załącznika

Aby dodać załącznik, należy:

1. kliknąć menu i wybrać opcję Kalendarz;
2. odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać uzupełnione o załącznik;
3. na dolnym pasku kliknąć Załączniki;

4. kliknąć przycisk plusa i z menu wybrać jedną z opcji:
   • Zrób zdjęcie – włączony zostanie aparat, po wykonaniu zdjęcia plik zostanie dołączony do zdarzenia;
   • Wybierz zdjęcie – otwarta zostanie galeria zdjęć zapisanych w telefonie, po wybraniu zdjęcia zostanie ono dołączone do zdarzenia;
   • Wybierz plik – otwarte zostanie systemowe narzędzie do zarządzania plikami, po wskazaniu odpowiedniego pliku zostanie on dołączony do zdarzenia;

5. niezależnie od źródła załącznika dodany plik pojawi się na liście załączników powiązanych z konkretnym zdarzeniem.

Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego pobranie na urządzenie mobilne i umożliwi zapoznanie się z jego treścią. Należy jednak pamiętać o tym, że na urządzeniu mobilnym musi być zainstalowana aplikacja, która daje możliwość przeglądania danego formatu pliku.