Praca w Pipeline CRM sprowadza się do tworzenia i operowania na leadach. Dlatego niniejsza część dokumentacji skupia się na podstawowych operacjach, które dotyczą zakładania nowego leada, jego edycji i innych działań, które mają związek ze sprzedażą.
Tworzenie nowego leada
Tworzenie nowego leada to podstawowa działalność podejmowana w ramach codziennej pracy z modułem Pipeline CRM. Nowy lead odpowiada nowej sprawie sprzedażowej. Po utworzeniu w ramach leada podejmowanych jest szereg dalszych aktywności, które pozwalają na zarządzanie procesem i kontrolę jego postępów.
Aby utworzyć nowy lead, należy:
- włączyć moduł Pipeline CRM;
- przejść do zakładki PIPELINE – FAZY;
- kliknąć Nowy Lead;
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Pipeline – z listy wybrać pipeline, z którego działów ma zostać założony nowy lead. Wybrać teczkę opublikowaną w jednym z działów;
- Nazwa leadu – wpisać nazwę, która będzie prosta i sugestywna. Nazwa powinna pozwalać na identyfikację danej „sprawy sprzedażowej”;
- Klient – pozwala na powiązanie leadu z konkretnym klientem. Wprowadzić fragment nazwy klienta i kliknąć lupę, a potem z listy wybrać odpowiedni podmiot. Można również kliknąć lupę, a potem z pełnej listy klientów wybrać odpowiedni podmiot. Jeżeli klienta nie ma w bazie klientów, można kliknąć przycisk Dodatkowe opcje i Dodaj nowy kontakt. Proces tworzenia nowego klienta szerzej opisano w module Klienci;
- Planowana wartość – pozwala na określenie potencjalnej wartości danego leadu. Dane te wykorzystywane są podczas analiz i planów sprzedażowych. Dodatkowe podanie planowanej wartości spowoduje uzupełnienie pola Wartość w konkretnej sprawie;
- Handlowiec – z listy można wybrać handlowca, który będzie odpowiadać za dany lead. Domyślnie w polu ustawiona jest osoba, która zakłada nowy lead. Lista użytkowników, z których wybierany jest handlowiec, ograniczona jest do użytkowników dodanych do grupy PIPELINE – HANDLOWCY;
- zakładka Cechy może zawierać dodatkowe elementy, które mogą być tworzone indywidualnie dla danej organizacji. Pola dostępne w tym miejscu będą miały zróżnicowany charakter. W zależności od potrzeb należy je uzupełnić;
- kliknąć ZAPISZ. Nowy lead pojawi się w zakładce PIPELINE – FAZY w sekcji PREZENTACJA. Dodatkowo w zakładce PIPELINE – CZAS nowy lead będzie widoczny w kolumnie odpowiadającejmiesiącowi, w którym został utworzony.
Jeżeli nowy lead nie pojawi się w zakładce PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS to należy nacisnąć Odśwież na pasku narzędziowym.
Edycja sprawy sprzedażowej
Na etapie tworzenia nowej sprawy sprzedażowej liczba danych, na które ma się wpływ, jest minimalna. Użytkownik podaje jedynie nazwę, wybiera klienta, określa potencjalną wartość oraz cechy właściwe dla danej organizacji. Jednak edytując leada, można wprowadzić wiele dodatkowych informacji, które będą stopniowo uzupełniać kartotekę sprawy sprzedażowej.
Aby edytować sprawę sprzedażową, należy:
- włączyć moduł Pipeline CRM;
- odszukać lead i dwukrotnie kliknąć jego etykietę;
- na ekranie pojawi się nowe okno, które zawiera następujące zakładki:
- Podsumowanie – podstawowe informacje na temat sprawy sprzedażowej;
- Terminarz – klasyczny kanban, na którym można zakładać zadania i sterować postępem ich realizacji;
- Dokumenty – w tym miejscu zebrane są wszystkie dokumenty powiązane ze sprawą sprzedażową. Z poziomu zakładki można w prosty sposób tworzyć nowe dokumenty, na przykład oferty;
- Pozycje – pozwala na stworzenie listy produktów lub usług, które są elementem danej transakcji;
- Komentarze – w tym miejscu znajdują się wszystkie komentarze osób, które pracują nad daną sprawą sprzedażową;
- Podsprawy – zakładka pozwala na zakładanie podspraw, które będą podrzędne względem głównej sprawy sprzedażowej. Rozwiązanie to pozwala na wygodne podzielenie dużej sprawy sprzedażowej na kilka mniejszych części, a następnie powiązanie ich z kilkoma osobami;
- Plan – zakładka zawiera plan sprzedażowy;
- w zakładce Podsumowanie kliknąć przycisk Edytuj lub Menu, a potem Edycja;
- w nowym oknie w zakładce Ogólne wprowadzić zmiany:
- Nazwa – nazwa sprawy sprzedażowej. Nazwa może zostać zmieniona w trakcie;Data wszczęcia – pole wypełnione domyślnie na podstawie daty założenia nowej sprawy. Data może zostać zmieniona. Wystarczy kliknąć pole i z kalendarza wybrać nową datę;Typ – umożliwia określenie typu sprawy sprzedażowej. Na liście użytkownik ma do wyboru dwa ustawienia Terminowa oraz Stała;Numer – numer sprawy jest generowany automatycznie. Zmiana nie jest wskazana;Osoba odpowiedzialna – osoba, która odpowiada za daną sprawę sprzedażową. Zmiana jest możliwa po rozwinięciu listy i wybraniu z niej konkretnego pracownika. Domyślnie osobą odpowiedzialną jest twórca danego leada;Termin realizacji – pozwala ustawić termin, w którym ma zostać zrealizowana dana transakcja. Zmiana jest możliwa po kliknięciu pola i wybraniu z kalendarza nowej daty;Teczka – oznaczenie teczki, w której zapisana jest dana sprawa sprzedażowa;Klient – osoba, z którą powiązana jest dana sprawa sprzedażowa. Wybór klienta sprowadza się do kliknięcia pola, wpisania nazwy klienta i kliknięcia lupy, a potem wybrania odpowiedniej pozycji z listy wyników. Usunięcie raz ustawionego klienta wymaga kliknięcia krzyżyka. Aby dodać nowego klienta, należy kliknąć przycisk plusa;Zamknięto – data zamknięcia sprawy sprzedażowej. Aby ustawić datę, należy kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę;Stan – stan sprawy. Lista zawiera opcję: Otwarta i Zamknięta;Sprawa nadrzędna – w tym polu można ustawić sprawę, którą będzie nadrzędna względem danego leadu. Wystarczy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę, a potem z listy wybrać odpowiednią pozycję. Można też dokonać wyboru z pełnej listy spraw;Osoba kontaktowa – pole pozwala na ustawienie osoby kontaktowej po stronie klienta. Wystarczy wpisać fragment nazwiska, kliknąć lupę i potem wybrać odpowiednią pozycję z listy wyników. Można też dokonać wybory z pełnej listy osób. Jeżeli danej osoby nie ma w systemie, można ją dodać, klikając przycisk plusa i dodając nowy kontakt;Status – pole pozwala określić status prac nad sprawą. Na liście dostępne opcje to: Prezentacja, Ofertowanie oraz Negocjacje. Wybór odpowiedniego statusu pozwala na wygodne zarządzanie sprawami i łatwe przeglądanie nawet bardzo dużej listy prowadzonych spraw sprzedażowych;Wartość – szacowana wartość projektu. Odpowiednią wartość należy wpisać ręcznie;Projekt – sprawę sprzedażową można powiązać z konkretnym projektem, który jest prowadzony w systemie Ready_TM z poziomu aplikacji Projekty lub słownika Projekty, gdy aplikacja nie jest wykorzystywana. Aby dodać powiązanie, wystarczy wpisać fragment nazwy projektu, kliknąć lupę i z listy wyników wybrać odpowiednią pozycję. Można również założyć nowy projekt. Wystarczy kliknąć przycisk plusa;Procedura – pozwala na powiązanie określonej procedury, która na przykład w sformalizowany sposób poprowadzi pracownika przez proces obsługi leadu. Rozwijana lista zawiera zdefiniowane przez klienta procedury. Wystarczy wybrać z listy odpowiednią pozycję. Więcej o procedurach napisano w oddzielnym artykule. Jeżeli ustawiono procedurę, to podczas otwierania leadu po prawej stronie okna pojawi wstęga z kolejnymi etapami postępowania;Koszt – pole na określenie kosztów związanych z daną sprawą sprzedażową. Kwotę należy wprowadzić ręcznie;Zainicjowano z – pozwala na określenie dokumentu, z którego zainicjowano daną sprawę sprzedażową. Można wpisać fragment nazwy dokumentu, kliknąć lupę i z listy wyników wybrać odpowiednią pozycję. Możliwym jest również wybranie odpowiedniej pozycji z pełnej listy wyników;Prognoz. data – pozwala ustawić prognozowaną datę sprzedaży. Wystarczy kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiedni termin. Dodatkowo w polu Szacunek można ustawić procentowy margines tolerancji;
- Uwagi – miejsce na dodatkowe uwagi, które mogą mieć związek z daną sprawą sprzedażową;
- zakładka Cechy zawiera indywidualne cechy, które zostały zdefiniowane na potrzeby konkretnej organizacji. Użytkownik wprowadza zmiany według wewnętrznych potrzeb i ustaleń;
- w nowym oknie w zakładce Uprawnienia możliwe jest określenie, jaki pracownik będzie mieć dostęp do edytowanego leadu:
- Wybierz listę – dostępne opcje to: Lista pracowników, Lista grup, Struktura organizacyjna oraz Lista kont zewnętrznych. W zależności od wyboru w lewym panelu pojawi się lista pracowników, grup, elementów struktury organizacyjnej lub kont zewnętrznych;
- Pracownicy (lub Grupy użytkowników, Struktura organizacyjna, Konta klientów) – zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście: pracownika, grupę, element struktury organizacyjnej lub konto klienta;
- kliknąć strzałkę skierowaną w prawo. Na ekranie pojawi się dodatkowe okno, w którym trzeba określić rodzaj uprawnień, jakie mają zostać nadane;
- kliknąć OK;
- wybrany element przeskoczy z lewej do prawej kolumny;
- aby odebrać uprawnienia, należy zaznaczyć pozycję w prawej kolumnie i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę;
- kliknąć ZAPISZ, jeżeli to nie koniec wprowadzania zmian lub kliknąć OK, aby zapisać zmiany i zamknąć okno edycji leadu. Na ekranie zostanie otwarte okno z podglądem sprawy sprzedażowej.
Przygotowanie oferty
Moduł Pipeline pozwala na przygotowanie oferty. Użytkownik może to zrobić na dwa sposoby, które szerzej opisano poniżej. W przypadku wykorzystania zakładki Produkty należy pamiętać o tym, że moduł ten jest częścią składową pakietu Business.
Aby przygotować ofertę z zakładki Pozycje, należy:
- włączyć moduł Pipeline;
- odszukać i otworzyć lead, dla którego ma zostać przygotowana oferta;
- przejść do zakładki Pozycje;
- kliknąć Nowy (ikona zielonego plusa);
- w nowym oknie w polu Produkty wpisać fragment nazwy produktu, kliknąć lupę i z listy wyników wybrać odpowiednią pozycję. Wszystkie pola zostaną uzupełnione na bazie danych pobranych z modułu Produkty;
- jeżeli produkt nie jest jeszcze dodany w module Produkty, można ten proces zainicjować, klikając Dodaj nowy produkt (przycisk plusa przy polu Produkt). Otwarte zostanie nowe okno umożliwiające dodanie produktu. Sam proces opisano w oddzielnym artykule;
- dane widoczne w oknie można poddać modyfikacji i na przykład zmienić koszt jednostkowy albo marże;
- po wybraniu produktu należy kliknąć:
- ZAPISZ I ZAMKNIJ – jeżeli nie ma się zamiaru dodawać kolejnych produktów;
- ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY – jeżeli ma się zamiar dodać kolejny produkt. Pozycja zostanie dodana, a okno wyczyszczone. Będzie można wyszukać kolejny produkt;
- dodany produkt pojawi się na liście produktów;
- po skompletowaniu całej listy produktów należy kliknąć Z szablonu. Na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy wybrać format (na przykład PDF), a potem wskazać na liście odpowiedni szablon;
- po kliknięciu GENERUJ plik w wybranym formacie zostanie pobrany na dysk komputera. Dokument można poddać dalszemu procesowi obiegu według ustalonych procedur. Jeżeli wcześniej zaznaczono opcję załącznik w e-mailu, to wtedy otwarte zostanie okno nowej wiadomości e-mail z załącznikiem w środku. Pozostaje wskazać odbiorcę, dodać treść wiadomości, a następnie ją wysłać.
Oferta wygenerowana w powyższy sposób ma postać prostego dokumentu, który nie jest domyślnie rejestrowany w systemie. Jeżeli procedowanie ma przebiec w pełnym wymiarze, warto skorzystać z drugiej metody. W zakładce Pozycje należy kliknąć Generuj, a potem wybrać Oferta.
Dalej należy kliknąć TAK, by potwierdzić chęć wygenerowania oferty. Dokument zostanie zapisany w module Dokumenty i dodatkowo otwarty na pulpicie.
Możliwa jest dalsza edycja dokumentu oferty, między innymi określenie warunków handlowych, włączenie procedury akceptacji i tak dalej.
Aby przygotować ofertę z zakładki Dokumenty, należy:
- włączyć moduł Pipeline;
- odszukać i otworzyć lead, dla którego ma zostać przygotowana oferta;
- przejść do zakładki Dokumenty;
- kliknąć Nowy, a potem kolejno Finanse i handel oraz Oferta;
- w nowym oknie w zakładce Szczegóły uzupełnić pola:
- Rodzaj – z listy wybrać rodzaj oferty: wychodząca/przychodząca;
- Klient – pole powinno zostać automatycznie uzupełnione na podstawie danych z leada. Jeżeli zajdzie potrzeba korekty, można usunąć kontakt i ustawić nowy;
- Oferent – dane oferenta powinny zostać automatycznie uzupełnione na podstawie danych z leada. Jeżeli zajdzie potrzeba korekty,można usunąć kontakt i ustawić nowy;
- Opis – miejsce na dodanie opisu oferty;
- Numer – zostanie wygenerowany automatycznie po tym, jak oferta zostanie zapisana;
- Data wystawienia – domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona, należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
- Termin ważności – pozwala określić datę ważności oferty. Domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin,
- Termin realizacji – pozwala na określenie terminu realizacji oferty. Aby ustawić datę, należy kliknąć pole, a następnie z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
- Sprawa – pole pozwala na połączenie oferty z konkretną sprawą. Domyślnie pole będzie uzupełnione na podstawie danych z leada. Aby dodać powiązanie, wystarczy w polu wpisać fragment nazwy spawy, kliknąć lupę i wybrać z listy odpowiednią pozycję. Klikając plus, można dodać nową sprawę. Natomiast w celu usunięcia powiązania należy nacisnąć krzyżyk;
- Status – pozwala na ustawienie statusu oferty. Lista zawiera następujące statusy: NOWY, W AKCEPTACJI, ZAAKCEPTOWANY, BRAK AKCEPTACJI, WYSŁANO, ZAKOŃCZONO oraz ANULOWANY. Statusy pozwalają zapanować na dużą liczbą ofert i śledzić postępy prac nad nimi;
- sekcja Towary/usługi – pozwala na określenie wartości oferty. Pole to będzie uzupełnione automatycznie po tym, jak dodane zostaną pozycje. Robi się to w zakładce Pozycje, którą opisano w dalszej części artykułu;
- sekcja Warunki handlowe – pozwala na określenie warunków handlowych. Wpisu dokonuje się w zakładce Warunki handlowe;
- w nowym oknie w zakładce Pozycje należy dodać pozycje oferty;
- kliknąć Dodaj (zielony plus);
- system poprosi o zapisanie dokumentu oferty, należy kliknąć ZAPISZ;
- w nowym okienku w polu Produkty należy odszukać produkt. Wystarczy wpisać nazwę, kliknąć lupę i wybrać z listy. Jeżeli produktu nie ma w systemie, można go dodać, klikając przycisk z symbolem plusa;
- należy sprawdzić i w razie potrzeby skorygować ceny, podatki, marżę;
- kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ lub ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY;
- w nowym oknie w zakładce Warunki handlowe:
- korzystając z edytora, wprowadzić warunki handlowe, które będą powiązane z tworzoną ofertą;
- można wykorzystać warunki zapisane w słowniku. Wystarczy z listy wybrać odpowiednią pozycję, warunki zostaną wstawione do pola;
- wrócić do zakładki Szczegóły. W sekcji Generowanie pliku oferty kliknąć Generuj plik z szablonu (PDF, RTF). W nowym oknie w polu PDF wybrać odpowiedni szablon. W zależności od potrzeb zaznaczyć jedną z opcji:
- załącznik w e-mailu – utworzony zostanie e-mail z ofertą w załączniku;
- załącznik w dokumencie – oferta trafi jako załącznik do dokumentu;
- kliknąć GENERUJ;
- wygenerowana oferta pojawi się w zakładce Załączniki lub otwarte zostanie nowe okno wiadomości e-mail ze stosownym załącznikiem;
- w polu Procedura można wybrać stosowną procedurę obiegu dokumentu, na przykład w celu uzyskania jego akceptacji przez przełożonego. Po wybraniu procedury należy kliknąć URUCHOM;
- jeżeli użytkownik korzysta z e-maila i ma zamiar w ten sposób wysłać ofertę, może w sekcji numer sześć kliknąć Wyślij mailem. Otwarte zostanie okno wiadomości e-mail z uzupełnionym odbiorcą. Pozostaje dodać treść i wysłać wiadomość;
- wprowadzić ostatnie korekty (na przykład zmienić status) i kliknąć Zapisz.
Oferta pojawi się w oknie leadu w zakładce Dokumenty.
Przygotowanie zamówienia
Kolejnym ważnym krokiem podczas pracy z leadem jest możliwość przygotowania zamówienia. Krok ten ma miejsce po ofertowaniu. Proces przygotowania oferty powinien być zakończony.
Aby utworzyć zamówienie, należy:
- włączyć moduł Pipeline;
- odszukać i otworzyć lead, dla którego ma zostać przygotowana oferta;
- przejść do zakładki Dokumenty;
- otworzyć dokument oferty, który powinien być widoczny na liście. Wystarczy dwukrotnie kliknąć odpowiednią pozycję. Można również zaznaczyć ofertę na liście, a potem kliknąć Edytuj (ikona ołówka);
- w nowym oknie kliknąć kolejno Menu, a potem Generuj i dalej zdecydować, jakie zamówienie ma zostać wygenerowane:
- Zamówienie obce (od klienta) – po przesłaniu oferty (klient przesłał zamówienie), ten wariant został opisany w dalszej części artykułu;
- Zamówienie własne (do dostawcy) – klient dokonał zamówienia, oferent musi zamówić sprzedany towar u swojego dostawcy;
- po wybraniu opcji na przykład Zamówienie obce (od klienta) otwarte zostanie okno zamówienia. Można tutaj dokonać ewentualnych zmian oraz uruchomić procedurę obiegu. Moduł Zamówienia szerzej opisano w oddzielnym artykule;
- kliknąć Drukuj, a potem Generuj plik z szablonu PDF, RTF. Można wygenerować, a następnie pobrać lub wysłać e-mailem plik z dokumentem zamówienia, tak jak zostało to opisane w sekcji dotyczącej przygotowania oferty. Plik może być generowany w formie zamkniętej PDF bądź w formie pliku otwartego, na przykład RTF. Informacje na temat przygotowania szablonów dokumentów można znaleźć tutaj;
- wygenerowane zamówienie pojawi się w zakładce Załączniki okna Zamówienia. Dodatkowo będzie ono również widoczne w oknie leadu w zakładce Dokumenty.
Dokument zamówienia można stworzyć też od podstaw, przechodząc w oknie leada do zakładki Dokumenty, a potem klikając Nowy / Finanse i handel / Zamówienie, a następnie uzupełniając formularz wszystkimi niezbędnymi danymi.