Moduł Pipeline CRM jako integralna część systemu Ready_TM został tak zaprojektowany, by współgrać z resztą dostępnych narzędzi. Oznacza to, że osoba która pracowała w innych modułach systemu bez większych problemów odnajdzie się w tym.
Interfejs
Okno modułu Pipeline CRM można podzielić na trzy główne części:
- Zakładki – niezależnie od całej reszty zakładki zawsze wyglądają tak samo i pozwalają na zmianę widoku pozostałych części okna;
- Pasek narzędzi – narzędzia, które zmieniają się w zależności od wybranej zakładki w sekcji numer 1;
- Część główna – zawartość głównej części okna zależy od wybranych zakładek.
Sekcja zakładek CRM:
- PIPELINE – FAZY – zakładka została podzielona na sześć kolumn: ZAPYTANIE, PREZENTACJA, OFERTOWANIE, DECYZJA, NEGOCJACJE oraz REALIZACJA. Kolumny te odpowiadają etapom sprzedaży w przedsiębiorstwie. Każda z faz wyświetla podsumowanie dotyczące liczby leadów na danym etapie zgodnie z zastosowanymi filtrami, a także wartość wyświetlanych leadów. W ustawieniach aplikacji można włączyć/wyłączyć wybrane fazy;
- PIPELINE – CZAS – pozwala na przegląd planowanej i zrealizowanej sprzedaży w kontekście miesięcznego okresu realizacji sprzedaży;
- ZAKOŃCZONE – zakładka prezentująca zakończone leady.
Sekcja DOKUMENTY:
- ZAPYTANIA – lista zapisanych zapytań ofertowych, które najczęściej trafiają do firmy na przykład w formie mailowej;
- OFERTY – lista wygenerowanych dokumentów pozwala na ich zbiorcze przeglądanie oraz filtrowanie, dzięki czemu wyświetlane oferty zostaną ograniczone do pozycji spełniających wprowadzone kryteria;
- ZAMÓWIENIA – lista wygenerowanych dokumentów pozwala na ich zbiorcze przeglądanie oraz filtrowanie, dzięki czemu wyświetlane oferty zostaną ograniczone do pozycji spełniających wprowadzone kryteria.
Sekcja PLANOWANIE:
- PLAN SPRZEDAŻY – w tym miejscu użytkownik może tworzyć i zarządzać planami sprzedażowymi;
- ZESTAWIENIE PLANU LEADÓW – zawiera zestawienie planów leadów;
- PODSUMOWANIE – zakładka zawiera graficzne podsumowanie przychodów i marży w odniesieniu do planów sprzedaży w zestawieniu z planami leadów, handlowców, top 10 klientów.
Sekcja RAPORTY:
- NOWE LEADY – ILOŚĆ – raport ilościowy leadów;
- NOWE LEADY – WARTOŚĆ – raport wartościowy leadów;
- WYNIKI – ILOŚĆ – raport wynikowy ilościowy leadów;
- WYNIKI – WARTOŚĆ – raport wynikowy wartościowy leadów;
- KONWERSJA – ILOŚĆ – konwersja ilościowa leadów;
- KONWERSJA – WARTOŚĆ – konwersja wartościowa leadów.
Wyszukiwanie
W ramach modułu Pipeline CRM działa wyszukiwarka, które pozwala na sprawne odszukanie konkretnego leada. Wyszukiwanie jest możliwe w większości zakładek. W zależności poszukiwania odbywają się według różnych kryteriów, na przykład nazwy leadu, klienta, sprawy albo daty. Można również wyszukiwać po numerze sprawy/leada.
Aby odszukać leady, należy:
- włączyć moduł Pipeline CRM;
- wybrać zakładkę, w ramach której mają być wyszukane informacje;
- kliknąć pole wyszukiwarki i wpisać daną frazę;
- lista wyników zostanie skrócona do tych, które spełniają zadane kryterium;
- aby cofnąć wyszukiwanie, wystarczy kliknąć krzyżyk w polu wyszukiwania.
Filtry
Leady w module Pipeline CRM można wygodnie filtrować. W odróżnieniu od wyszukiwania filtry są znacznie bardziej rozbudowane i posiadają szereg precyzyjnych kryteriów, które można dobrać do potrzeb użytkownika. Filtrowanie jest dostępne we wszystkich zakładkach. W zależności od wybranej zakładki zakres dostępnych kryteriów filtrowania może się różnić, jednak w każdym przypadku zasada działania wygląda podobnie.
Aby odfiltrować leady według kryterium daty dodania, należy:
- włączyć moduł Pipeline CRM;
- przejść do wybranej zakładki;
- kliknąć opcję Filtry;
- w panelu filtrów zaznaczyć kryterium DATA DODANIA i z listy wybrać odpowiednią datę;
- lista dostępnych leadów zostanie ograniczona do tych, które spełniają zadane kryterium.
W tym miejscu warto podkreślić, że filtrów jednocześnie można nakładać kilka i w ten sposób precyzyjnie kontrolować otrzymany wynik. Aby wyłączyć działanie filtrów, należy kliknąć opcję Odznacz wszystkie lub odznaczyć konkretne zbędne filtry.
Fazy
W ramach zakładek PIPELINE – FAZY oraz PIPELINE – CZAS widok został podzielony na kolumny. W zakładce PILELINE – FAZY dostępnych jest siedem kolumn:
- ZAPYTANIE;
- PREZENTACJA;
- OFERTOWANIE;
- PONOWNY KONTAKT;
- DECYZJA;
- NEGOCJACJE;
- REALIZACJA.
Odpowiadają one kluczowym etapom procesu sprzedaży. Wybrany lead można dowolnie przeciągać między etapami i w ten sposób wizualnie kontrolować postępy procesu. Przesunięcie leada pomiędzy fazami powoduje również zmianę jego statusu.
W przypadku zakładki PIPELINE – CZAS kolumny odpowiadają czasowi. Podobnie jak w przypadku faz możliwe jest wygodne przeciąganie leadów między kolumnami, co pozwala na wizualną kontrolę procesów. Przesunięcie leada do innej kolumny (innego miesiąca) spowoduje zmianę daty zapisanej w polu Prognozowana data sprzedaży na sprawie i data ta zostanie ustawiona na ostatni dzień miesiąca, który został określony poprzez przeciągnięcie, na przykład data automatycznie ustawi się na 30.06.2024 mimo że przed przeciągnięciem prognozowana data była ustawiona na 10.05.2024.
Dodatkowo nagłówki kolumn zawierają dodatkowe informacje, które omówiono poniżej:
- Plan – oczekiwana wartość sprzedaży w prezentowanym miesiącu, możliwa do określenia po skorzystaniu z funkcji Plan sprzedaży. Prezentowana jest wartość planu przychodu, gdy jest on określony dla danego miesiąca w roku, bez wskazywania pracownika;
- Realizacja – prezentuje wartość realizacji sprzedaży w miesiącu, czyli sumę wystawionych faktur sprzedaży z datą wystawienia na miesiąc z kolumny powiązanej z tymi leadami;
- Pipeline – informuje o sumie prognozowanej wartości sprzedaży w miesiącu, czyli suma wartości leadów, których prognozowana data sprzedaży przypada na ten miesiąc;
- Różnica – wyświetla informację o różnicy między planem a pipeline.
Aby zmienić fazę lub czas leada, należy:
- włączyć moduł Pipeline CRM;
- wybrać odpowiednią zakładkę: PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS;
- odszukać lead, kliknąć go, trzymając wciśnięty przycisk myszki, przesunąć i upuścić na właściwą kolumnę.
