Loading...

Tworzenie i praca z czatami

Kliknięcie ikony Czaty widocznej na lewym boku panelu Komunikatora wyświetli listę wszystkich czatów, które zostały wcześniej założone. Na liście widoczne będą pozycje zawierające imię i nazwisko osoby oraz datę ostatniej rozmowy.

Lista aktywnych czatów

Każda pozycja będzie odpowiadać czatowi z jedną osobą. Podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy pozycji na liście otworzy okno rozmowy.

Okno rozmowy

W centralnej części okna widoczne będą wiadomości przesyłane pomiędzy użytkownikami. Po prawej stronie pojawią się chmurki z wiadomościami wpisanymi przez autora, natomiast na lewo widoczne będą odpowiedzi przesyłane przez drugą stronę.

Okno czatu zawiera informacje o tym, z kim prowadzona jest rozmowa, oraz datę i godzinę wysłania wiadomości. Starsze wpisy są automatycznie archiwizowane i można do nich dotrzeć, klikając opcję Pokaz archiwum.

Warto w tym miejscu podkreślić, że czaty zawsze odbywają się tylko z jedną osobą. Nie ma możliwości dołączenia do rozmowy innego użytkownika systemu Ready_TM – do tego służą kanały. Dodatkowo należy pamiętać, że na czacie można rozmawiać wyłącznie z pracownikami firmy, którzy mają konto w systemie Ready_TM.

Zakładanie nowego czatu

Aby założyć nowy czat, należy:

  1. kliknąć przycisk Komunikator na górnym pasku systemu Ready_TM;
  2. w głównym oknie czatu kliknąć opcję Utwórz nowy czat;
Zakładanie nowego czatu
  1. wyświetlona zostanie lista pracowników. Przewijając listę lub wykorzystując wyszukiwarkę, w górnej części należy odszukać osobę, z którą ma być prowadzona rozmowa na czacie, a następnie dwukrotnie kliknąć odpowiednią pozycję na liście;
Zakładanie nowego czatu – ciąg dalszy
  1. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno czatu, w którym można prowadzić rozmowę. Po zakończeniu konwersacji można kliknąć przycisk z czerwonym krzyżykiem i zamknąć okno. Nowy czat będzie widoczny również na liście dostępnej po kliknięciu zakładki Czaty.

Prowadzenie dyskusji

Aby wysłać nową wiadomość, należy:

  1. kliknąć pole tekstowe widoczne na dole okna czatu;
  2. rozpocząć wpisywanie wiadomości;
Okno rozmowy
  1. nacisnąć Enter (lub niebieski przycisk ze strzałką), by wysłać wiadomość;
  2. czerwony krzyżyk w prawym górnym rogu okna rozmowy pozwala na jego zamknięcie.

Użytkownik nie ma możliwości usunięcia czatu z listy widocznej w zakładce Czaty.

Informacja o nowej wiadomości pojawi się w lewym dolnym narożniku pulpitu. Kliknięcie okna powiadomienia spowoduje otwarcie właściwego okna czatu i podjęcie rozmowy.

Powiadomienie o nowym czacie

Załączniki

W ramach prowadzonego czatu nie ma możliwości przesyłania załączników w typowej formie. Mówiąc prościej, nie da się dołączyć pliku z dysku komputera i przesłać do rozmówcy. Użytkownik może jednak dołączyć do czatu dokument, który istnieje już w systemie Ready_TM.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przesłać linki do faktur, e-maili czy innych typów dokumentów, które są dostępne w ramach systemu Ready_TM.

Aby dołączyć dokument do czatu, należy:

  1. otworzyć okno czatu, w ramach którego ma zostać przesłany dokument istniejący w systemie Ready_TM;
  2. otworzyć moduł Dokumenty i odszukać plik, który ma zostać przesłany;
  3. przeciągnąć dokument z modułu Dokumenty do okna czatu i upuścić w polu wpisywania wiadomości;
Dodawanie załącznika
  1. nacisnąć Enter, aby wysłać wiadomość z linkiem do dokumentu. W treści konwersacji pojawi się niebieski link, po kliknięciu którego otwarty zostanie dokument.
Widok okna rozmowy z dodanym załącznikiem

Jak widać na powyższym przykładzie przesyłany jest odnośnik do dokumentu zapisanego w systemie, a nie fizyczny plik. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć ewentualnych problemów z zaginionymi dokumentami oraz znacznie poprawia bezpieczeństwo pracy.

Powiadamiania

Czat może zostać wykorzystany jako kanał powiadomień. Na przykład po utworzeniu dokumentu można o nim powiadomić określone osoby.

Aby powiadomić użytkownika o nowym dokumencie, należy:

  1. odszukać i otworzyć dokument lub fakturę;
  2. na pasku narzędziowym odszukać przycisk Powiadom i kliknąć go;
Wysyłanie powiadomienia – krok pierwszy
  1. w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
    • Treść powiadomienia – miejsce na wpisanie treści powiadomienia;
    • Odbiorcy – Pracownicy – umożliwia wskazanie odbiorcy powiadomienia. Po kliknięciu pola należy zacząć wpisywać pierwsze litery nazwiska, a potem wskazać osobę na liście. Aby usunąć błędnie dodaną osobę, należy kliknąć krzyżyk przy dodanym nazwisku;
    • Odbiorcy – Grupy – umożliwia wskazanie grupy odbiorców powiadomienia. Po kliknięciu pola należy zacząć wpisywać pierwsze litery nazwy grupy, a potem wskazać ją na liście. Aby usunąć błędnie dodaną grupę, należy kliknąć krzyżyk przy dodanej nazwie;
Wysyłanie powiadomienia – krok drugi
  1. kliknąć przycisk WYŚLIJ POWIADOMIENIE. Odbiorca powiadomienia na swoim pulpicie w lewym dolnym narożniku zobaczy stosowny komunikat. Kliknięcie okna powiadomienia otworzy okno czatu.
Przykładowe powiadomienie

Dodatkowe funkcje czatu

Komunikator wbudowany w system Ready_TM poza możliwością prowadzenia rozmowy pozwala również na szybkie i wygodne reagowanie na potrzeby, które pojawiają się podczas konwersacji. Uczestnicy czatu mają możliwość:

  • tworzenia zadań;
  • ustawiania spotkań;
  • ustawiania przypomnień;
  • tworzenia notatek.

Menu odpowiedzialne za tworzenie zadań, spotkań, przypomnień oraz notatek dostępne jest po kliknięciu prawym przyciskiem myszy treści prowadzonej rozmowy.

Dodatkowe funkcje czatu

Tworzenie zadań

Aby utworzyć nowe zadanie, należy:

  1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Zadanie;
  2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
    • Temat – miejsce na nazwanie zadania; powinien być prosty i sugestywny;
    • Data – pozwala na ustawienie daty rozpoczęcia zadania. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
    • Czas trwania – pozwala na określenie, ile czasu ma trwać zadanie. Wprowadzone wartości przybierają formę na przykład 1 d (jeden dzień) 2 h (dwie godziny) i tak dalej;
    • Data do – pozwala ustawić datę, do której zadanie ma zostać zakończone. Po kliknięciu pola odpowiednią wartość należy oznaczyć w kalendarzu;
    • Dla kogo – w tym miejscu można wskazać osobę, której dane zadanie będzie dotyczyć. Domyślnie wpisana jest tutaj osoba, która tworzy zadanie. W celu wskazania adresata zadania należy kliknąć pole, rozpocząć wpisywanie nazwiska i oznaczyć na liście właściwą osobę;
    • Opis – miejsce na szerszy opis przedmiotu zadania;
    • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie zadania z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
    • Klient – pole, które pozwala na powiązanie zadania z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;
Tworzenie zadania
  1. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki według potrzeb. Więcej informacji na temat zadań znajduje się w oddzielnym artykule;
  2. kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ lub DODAJ.

Tworzenie spotkań

Aby utworzyć nowe spotkanie, należy:

  1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Spotkanie;
  2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
    • Temat – miejsce na nazwanie spotkania; powinien być prosty i sugestywny;
    • Data – pozwala na ustawienie daty rozpoczęcia spotkania. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
    • Czas trwania – pozwala na określenie, ile czasu ma trwać spotkanie. Wprowadzone wartości przybierają formę na przykład 1 d (jeden dzień) 2 h (dwie godziny) i tak dalej;
    • Data do – pozwala ustawić datę, do której spotkanie ma zostać zakończone. Po kliknięciu pola odpowiednią wartość należy oznaczyć na kalendarzu;
    • Dla kogo – w tym miejscu można wskazać osoby, które mają uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie wpisana jest tutaj osoba, której dotyczy spotkanie. W celu wskazania osób należy kliknąć pole, rozpocząć wpisywanie nazwiska i oznaczyć na liście właściwe osoby;
    • Opis – miejsce na szerszy opis tematu spotkania;
    • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
    • Klient – pole, które pozwala na powiązanie spotkania z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;
Tworzenie spotkania
  1. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki według potrzeb. Więcej informacji na temat spotkań znajduje się w oddzielnym artykule;
  2. kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ lub DODAJ.

Ustawianie przypomnień

Aby ustawić nowe przypomnienie, należy:

  1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Przypomnienie;
  2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
    • Treść – wprowadzić treść przypomnienia;
    • Użytkownik – pozwala wskazać osobę, której przypomnienie ma dotyczyć. Po kliknięciu pola można zacząć wpisywać nazwisko osoby, a potem wybrać ją z listy podpowiedzi;
    • Kiedy – pozwala na ustawienie daty wyświetlenia przypomnienia. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
    • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
    • Klient – pole, które pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;
Ustawianie przypomnienia
  1. kliknąć przycisk OK.

Dodawanie notatek

Aby dodać nową notatkę, należy:

  1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Notatka;
  2. w nowym oknie zakładce Dokument uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
    • Temat – wprowadzić temat notatki;
    • Treść notatki – miejsce na wprowadzenie treści notatki. Tekst można poddać formatowaniu;
    • przejrzeć pozostałe zakładki, dodać ewentualne załączniki i uzupełnić pola według potrzeb. Więcej informacji na temat notatek znajduje się w oddzielnym artykule;
Tworzenie notatki
  1. kliknąć przycisk Zapisz. Po zmianie wyglądu okna można przejrzeć dodatkowe ustawienia i zakładki.

Archiwum czatów

Czat posiada swoje archiwum, w którym zapisywane są wiadomości pojawiające się w danym miejscu. Dostęp do archiwum jest możliwy po tym, jak otwarty zostanie dany czat, a następnie kliknie się opcję Pokaż archiwum. Można również kliknąć opcję Archiwum, która jest widoczna w głównym oknie komunikatora po tym, jak zaznaczona zostanie zakładka Czaty.

Archiwum czatów

Archiwum można przeszukiwać na kilka sposobów, wykorzystując do tego kryterium:

  • daty – ustawienie daty pozwala zawęzić liczbę zapisanych wiadomości;
  • tekstu – wprowadzenie konkretnego fragmentu tekstu daje możliwość odszukania go w całym archiwum;
  • użytkownika – wybierając użytkownika, możliwe jest zawężenie widoku archiwum wyłącznie do konkretnej osoby.
Top