Aplikacja Zakupy służy do realizacji złożonych procesów zakupowych w firmie. Dzięki podzieleniu aplikacji na dwa moduły – zapotrzebowania oraz zamówienia, oddzielone zostały procesy specyfikowania potrzeb zakupowych przez pracowników, od ich realizacji przez wyznaczone do tego osoby lub działy.
Moduł Zapotrzebowania
Aplikacja Zapotrzebowania jest pierwszym etapem cyklu zakupu w przedsiębiorstwie, a więc zgłoszenie przez pracownika potrzeby zakupu sprzętu, materiałów biurowych bądź innych potrzebnych towarów.
Moduł Zapotrzebowania składa się z widoku wszystkich zapotrzebowań wygenerowanych przez użytkownika systemu bądź tych, do których ten użytkownik ma uprawnienie (Rozdział 3.1.1 oraz 3.1.2.).
Wszystkie dokumenty podzielono na cykl życia danego zapotrzebowania, czyli NOWE, OCZEKUJĄCE NA AKCEPTACJĘ, ZAAKCEPTOWANE, W TOKU, ANULOWANE / ODRZUCONE ORAZ WSZYSTKIE.
Dostęp do modułu jest możliwy dla wszystkich użytkowników należących do grupy ZAKUPY – DOSTĘP DO MODUŁU ZAPOTRZEBOWANIA.
Dodanie nowego zapotrzebowania
Dodanie nowego dokumentu zapotrzebowania odbywa się poprzez wejście do modułu, a następnie wybranie przycisku Nowy.
Na wyświetlonej formatce dokumentu należy wybrać osobę Zlecającą, czyli osobę tworzącą Zapotrzebowanie oraz osobę Odbierającą, czyli tą, która zgłosiła potrzebę.
Po uzupełnieniu pól, należy zapisać wprowadzone dane poprzez wybranie przycisku Zapisz.
Utworzony dokument posiada teraz dodatkowo zakładki:
Zapotrzebowanie, gdzie umieszczone są wszystkie wprowadzone dane, status dokumentu oraz informacje o pozycjach zapotrzebowania. W tym miejscu możliwe jest również dodawanie i edytowanie pozycji oraz wprowadzonych danych.
Szczegóły, gdzie umieszczone są podstawowe informacje dla dokumentu, takie jak: Dostawca, Sprawa oraz Projekt.
Pozycje, gdzie można zarządzać pozycjami dokumentu. Jest to rozbudowany widok dla pozycji wyświetlających się w zakładce Zapotrzebowanie.
Pozostałe zakładki, jak Załączniki, Historia, Powiązania i Komentarze są analogiczne do pozostałych dokumentów występujących w systemie.
Następnym krokiem w procesie jest dodanie pozycji do zapotrzebowania oraz potwierdzenie wprowadzonych danych na procedurze workflow.
Dodawanie pozycji
Istnieją dwie ścieżki wprowadzenia pozycji na dokumencie poprzez zakładkę Zapotrzebowanie oraz przez Pozycje. W dokumentacji przedstawiono jedną z nich – z zakładki zapotrzebowanie.
Chcąc dodać pojedynczą pozycję, należy wybrać przycisk Dodaj.
Następnie uzupełnić dane o produkcie.
Istnieje możliwość wybrania produktów z bazy produktów wcześniej zdefiniowanej w systemie bądź wpisania ręcznie. W przypadku wybrania produktu z bazy, automatycznie uzupełni się informacja o jednostce oraz cenie.
Dla produktu wpisanego ręcznie należy samemu uzupełnić te pola.
Po zapisaniu, pozycja pojawia się na liście.
Dodanie pozycji zbiorczo
Drugim sposobem dodania pozycji jest opcja Dodaj zbiorczo, która dotyczy tylko przypadku, gdy wymagane produkty znajdują się w bazie produktów w systemie.
Po wybraniu opcji Dodaj zbiorczo oraz wyszukaniu odpowiedniego produktu, należy uzupełnić kolumnę ilość. Aby dodać pozycje do listy należy kliknąć kursorem w dowolne, inne pole. Jeśli wszystkie kroki wykonano poprawnie, produkt zostanie oznaczony jako dodany do listy.
Po uzupełnieniu pozycji można wrócić do dalszego procesowania dokumentu zapotrzebowania.
Akceptacja Zapotrzebowania
Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji dokument należy przekazać do działu zakupów.
Aby to zrobić należy na szarej szarfie potwierdzić wprowadzenie danych
Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych dokument oznacza się jako zablokowany do edycji i czeka na akceptację.
W zależności od ustawionej konfiguracji procesu, akceptacja może się odbywać na trzy sposoby:
- Pominięcie akceptacji – przypadek, w którym każde zapotrzebowanie wysyła się do osoby odpowiadającej za zakupy w firmie.
- Wskazanie akceptanta – przypadek, w którym nie ma zdefiniowanej reguły akceptacji. Użytkownik wprowadzający zapotrzebowanie musi sam zdecydować, kto powinien zaakceptować dokument.
- Akceptacja zgodna z wybraną regułą – przypadek, w którym system wie kto jest odpowiedzialny za akceptację dokumentu i przekierowuje proces na tego użytkownika.
W omawianym przypadku zastosowano trzeci sposób oraz reguła „Przełożony wnioskującego (wg struktury)”.
Akceptujący zapotrzebowanie posiada trzy opcje możliwe do wykonania:
- AKCEPTUJ – zaakceptowanie zapotrzebowania spowoduje wysłanie dokumentu do działu odpowiedzialnego za zakupy w firmie. Zapotrzebowanie zostanie zakończone, a dalsze kroki będą wykonywane za pośrednictwem dokumentu zamówienie. Pozycje zapotrzebowania zyskują status ZAAKCEPTOWANO.
- ODEŚLIJ DO POPRAWY – umożliwia naniesienie poprawek do dokumentu. Workflow wraca do pierwszego etapu procesu WPROWADZENIE.
- ODRZUĆ – w tym przypadku, dokument oraz pozycje uzyskują status ODRZUCONE. Dokument jest zablokowany do edycji.
Etap akceptacji kończy proces obiegu zapotrzebowania.
Zapotrzebowanie znajduje się w zależności od przebiegu procesu akceptacji w odpowiedniej zakładce – ZAAKCEPTOWANE, ANULOWANE / ODRZUCONE lub NOWE.
Moduł Zamówienia
Moduł zamówienia zawiera informacje o wszystkich zakupach w firmie. Podział na zakładki zapewnia łatwą i szybką weryfikację, co się dzieję z zamawianym produktem oraz jaką ścieżkę przeszedł zanim zakończył się obieg.
Moduł zamówień składa się z następujących paneli nawigacyjnych: W OPRACOWANIU, OCZEKUJĄCE NA ZATWIERDZENIE, ZATWIERDZONE, ZAMÓWIONE, DODATKOWE PRZETWARZANIE, ZREALIZOWANE, ODRZUCONE / ANULOWANE oraz WSZYSTKIE.
Dostęp do modułu jest możliwy dla wszystkich użytkowników należących do grupy ZAKUPY – DOSTĘP DO MODUŁU ZAMÓWIENIA.
Utworzenie zamówienia z zapotrzebowania
Proces zakupowy rozpoczyna się wraz z akceptacją zapotrzebowania. Od tego momentu, pozycje na dokumencie uzyskują status W OPRACOWANIU.
Jednak, aby utworzyć zamówienie, konieczne jest przejście do modułu Zapotrzebowania, do zakładki ZAAKCEPTOWANE.
Następnie, zaznaczenie pozycji, z których chcemy utworzyć zamówienie i wybranie przycisku Wystaw zamówienie.
Jeżeli wszystkie kroki wykonano poprawnie, użytkownik dostanie komunikat informujący, że utworzone przez niego zamówienie i znajduje się w module Zamówienia.
Od tej pory wybrane pozycje otrzymują status W OPRACOWANIU i znajdują się na zakładce W TOKU.
Jednocześnie, nowo utworzony dokument Zamówienie znajduje się w module Zamówienia w zakładce W OPRACOWANIU.
Klikając w link Zamówienie, można otworzyć wygenerowany dokument, aby uzupełnić podstawowe informacje.
Następnie, należy wygenerować zamówienie, które po akceptacji zostanie wysłane do dostawcy bądź dodać w zakładce Załączniki jeżeli generujemy w inny sposób.
Generowanie pliku z szablonu
Tworzenie szablonu zamówienia odbywa się poprzez wybranie opcji Drukuj, a następnie Generuj plik z szablonu (PDF, RTF).
W otwartym oknie, pod formatem PDF należy wybrać szablon Zamówienie produktu i kliknąć GENERUJ.
Tak wygenerowane zamówienie znajduje się w zakładce Załączniki.
Jeśli wygenerowany dokument zawiera poprawne informacje, należy potwierdzić OPRACOWANIE ZAMÓWIENIA i przesłać zamówienie do akceptacji.
Akceptacja zamówienia
Akceptacja zamówienia odbywa się w analogiczny sposób, co akceptacja zapotrzebowania. Tu również możliwe są opcje:
- Brak akceptacji – po potwierdzeniu opracowania dokument zamówienia jest zamknięty do edycji.
- Wskazanie akceptanta przez osobę uzupełniającą zamówienie – dodatkowy etap pozwalający na ręczne wybranie osoby akceptującej.
- Akceptacja zgodna z wybraną regułą – akceptacja dokumentu odbywa się automatycznie zgodnie z wybraną regułą na etapie konfiguracji aplikacji.
W omawianym przypadku zastosowano trzeci sposób oraz regułę „Przełożony wnioskującego (wg struktury)”.
Akceptujący zapotrzebowanie posiada trzy opcje możliwe do wykonania:
- AKCEPTUJ – zaakceptowanie zamówienia spowoduje zamknięcie dokumentu ze statusem ZATWIERDZONO (pozycje otrzymują status ZREALIZOWANO).
- ODEŚLIJ DO POPRAWY – umożliwia naniesienie poprawek do dokumentu. Workflow wraca do pierwszego etapu procesu WPROWADZENIE.
- ODRZUĆ – dokument oraz pozycje otrzymują status ODRZUCONE. Dokument jest zablokowany do edycji.
Poniżej przeanalizowano ścieżkę odesłania do poprawy, a następnie ponownej akceptacji.
Chcąc odesłać dokument do poprawy, należy przejść do zakładki Komentarze i w miejscu wprowadzania dodać uwagi do dokumentu.
Następnie na szarfie workflow należy wybrać opcję ODEŚLIJ DO POPRAWY.
Dokument od teraz znajduje się ponownie na stanowisku osoby, która go utworzyła. Dodatkowo, może ona go naleźć na zakładce W OPRACOWANIU.
Po wprowadzeniu zmian, osoba odpowiedzialna za wykonanie etapu w procesie workflow, ponownie potwierdza opracowanie zamówienia i przesyła dokument do akceptacji.
Jeśli wszystkie informacje są poprawne, osoba odpowiedzialna za akceptację, naciska zielony przycisk AKCEPTUJ na szarfie.
Po wykonaniu tej akcji, dokument oznaczony jest statusem ZATWIERDZONO i znajduje się w zakładce ZATWIERDZONE.
Zamówienie produktów
Na wszystkie zatwierdzone / zaakceptowane pozycje powinny zostać wysłane zamówienia do dostawcy.
Jeśli tak się stanie, osoba odpowiedzialna za zakupy w firmie, zaznacza zamówione pozycje i potwierdza akcję wybierając przycisk Zamówiono.
Zaznaczone pozycje znikają z zakładki ZATWIERDZONE i pojawiają się w ZAMÓWIONE. Tam czekają, aż dostawca prześle przesyłkę.
Odebranie produktów
Aplikacja zakupy dopuszcza trzy możliwości realizacji zamówienia.
Realizacja całego zamawianego produktu.
W tym przypadku, należy zaznaczyć produkty z listy zamówionych i wybrać przycisk Zrealizowano.
Tak oznaczone produkty znajdują się teraz na zakładce ZREALIZOWANE. Ich obieg na tym etapie się kończy.
Dostarczono tylko część produktu.
Kolejnym przypadkiem jest sytuacja, w której zamówienie zrealizowano częściowo. W tym celu, należy zaznaczyć pozycję i wybrać opcję Dostarczono.
Następnie, należy uzupełnić dostarczone ilości i zatwierdzić zmianę.
Od teraz, produkty które dostarczono czekają na zakładce DODATKOWE PRZETWARZANIE.
Natomiast te, których jeszcze brakuje można znaleźć w zakładce ZAMÓWIONE.
Po dostarczeniu brakujących pozycji zamówienia, należy je oznaczyć jako dostarczone i przenieść do zakładki DODATKOWE PRZETWARZANIE, a w następnym kroku oznaczone jako zrealizowane.
Zrealizowane zamówienie znajduje się teraz w zakładce ZREALIZOWANE.
Wydanie części zamówienia.
W opisywanym przypadku, czyli takim gdzie dostarczono tylko część zamówienia, nie zawsze trzeba czekać z wydaniem produktów. W aplikacji istnieje możliwość wydania częściowo zamówienia.
Chcąc przeanalizować ten przypadek, należy w pierwszej kolejności oznaczyć produkt jako dostarczony, a następnie oznaczyć produkt jako wydany.
Oznaczenie produktu jako dostarczony zostało opisane w poprzednim rozdziale.
Po przejściu do zakładki DODATKOWE PRZETWARZANIE należy zaznaczyć produkt i wybrać przycisk Wydano.
Po wykonaniu tej czynności, zamówienie posiada produkty w zakładce ZAMÓWIONE oraz DODATKOWE PRZETWARZANIE ze statusem Wydano.
Brakująca pozycja zamówienia pozostaje ze statusem ZAMÓWIONO.
Wydana pozycja zamówienia otrzymała status WYDANO.
Po dostarczeniu oraz wydaniu brakującego produktu należy potwierdzić zrealizowanie zamówienia.
W tym celu należy przejść do zakładki DODATKOWE PRZETWARZANIE, zaznaczyć wszystkie pozycje i kliknąć przycisk Zrealizowano.
Zamówienie wraz z pozycjami znajduje się teraz w zakładce ZREALIZOWANE.
