Specyfika organizacji może wymagać konkretnych typów dokumentów (formularzy/metryk), które są niezbędne do pracy. Domyślnie system Ready_TM może nie zawierać wymaganych typów dokumentów, ale możliwe jest ich stworzenie według własnych wymagań.
Aby dodać nowy typ dokumentu, należy:
- otworzyć Panel sterowania, kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania. W nowym oknie w sekcji Ogólne należy wybrać Definicje dokumentów;
- w celu dodania nowego typu dokumentu należy kliknąć przycisk Nowy;
- okno Nowy typ dokument w polu Nazwa wymaga podania nazwy dla tworzonego typu nowego dokumentu. Po wpisaniu tej nazwy można kliknąć przycisk DODAJ TYP DOKUMENTU i zostanie on utworzony w systemie. Jednak warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych opcji, które pozwalają dopasować sposób działania danego typu dokumentu do konkretnych potrzeb. Poszczególne opcje zostały omówione poniżej:
- Wzorzec opisu – umożliwia wybranie z listy (po kliknięciu przycisku z trzema kreskami) odpowiedniego wzorca opisu dokumentów. Nowe dokumenty na podstawie wzorca będą odpowiednio opisane w systemie, co pozwoli na ich szybkie zidentyfikowanie i odnalezienie;
- Grupa (folder) w menu – przy dużej liczbie dokumentów warto posortować je na grupy. Na przykład można stworzyć grupę Protokoły i tam trzymać wszystkie typy dokumentów, które mają związek z protokołami rejestrowanymi przez organizację. Nową grupę dokumentów można założyć bezpośrednio z poziomu okna Typy dokumentów (widoczne w 2. punkcie niniejszej instrukcji) po wybraniu przycisku Grupy, a później Nowy;
- Domyślna procedura – z nowym typem dokumentu można powiązać istniejącą procedurę, która pozwoli w automatyczny sposób zająć się dokumentem. Procedurę należy wybrać z listy. Tworzenie nowych procedur opisano w osobnym artykule;
- Domyślny szablon – nowy typ dokumentu można powiązać z określonym szablonem. Dzięki temu możliwe jest usprawnienie tworzenia nowego dokumentu określonego typu. Szablon można wybrać z listy. Natomiast tworzenie nowych szablonów opisano w oddzielnym artykule;
- Szablon znaków dla numeru dokumentu – pole to umożliwia ustawienie sposobu numeracji dokumentu. Z listy możliwe jest wybranie już zdefiniowanych szablonów numeracji. Tworzenie nowych szablonów opisano w oddzielnym artykule;
- Ikona – każdy typ dokumentów może mieć przypisaną ikonę, która usprawnia identyfikację. Aby dodać ikonę, należy kliknąć w pole i z listy wybrać pożądany symbol. Zalecane są ikony SVG lub PNG o rozmiarze 18×18;
- Wybierz plugin – nowy typ dokumentu można powiązać z określonymi działaniami, które zdefiniowano w formie prostych pluginów. Po kliknięciu w pole można wybrać m.in. wtyczki pozwalające na dodanie pliku, skanowanie dokumentów, wygenerowanie pliku czy wystawienie faktur lub ustawienie statusu dokumentu;
- Priorytet – umożliwia ustawienie kolejności dla danego typu dokumentu w grupie;
- Dodatkowa zakładka Panel podglądu – aktywowanie tej opcji włączy dodatkową zakładkę panelu podglądu;
- Wyłącz pole Data – po włączeniu tej opcji w danym typie dokumentu nie będzie widoczne pole odpowiedzialne za ustawienie daty;
- Wyłącz pasek zadań – umożliwia wyłączenie paska zadań przy górnej krawędzi okna tworzenia nowego dokumentu;
- Zakładka Załączniki oraz Po zapisie na karcie Ogólne – pozwala na włączenie zakładek Załączniki oraz Po zapisie na karcie Ogólne;
- zakładka Pozycje – pozwala włączyć dodatkową zakładkę z pozycjami na przykład towary i usługi z bazy produktów (wymaga rozszerzenia Business);
- Powiadamiaj o uprawnieniu do dokumentu – włączenie tej opcji aktywuje powiadamianie o uzyskaniu uprawnień do dokumentu;
- po ustawieniu właściwości nowego typu dokumentu należy kliknąć przycisk DODAJ TYP DOKUMENTU. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki, które opisano poniżej:
- zakładka Ogólne – zawiera dokładnie te same opcje, które zostały opisane powyżej. Można tutaj dokonać zmian wcześniejszych ustawień;
- zakładka Dostęp w menu – pozwala na wskazanie konkretnych użytkowników lub grup, które będą miały dostęp do danego typu dokumentu w menu. Następnie w panelu po lewej należy wskazać odpowiednią pozycję i kliknąć przycisk strzałki widoczny pomiędzy panelami tak, by osoba pojawiła się z prawej strony. Od tej chwili wskazana osoba (lub grupa osób) będzie miała dostęp do nowego typu dokumentu. Jeśli nikt nie zostanie wskazany, dokument będzie domyślnie dostępny dla wszystkich;
- zakładka Pola podstawowe – umożliwia dodanie określonych typów pól, które pojawią się podczas tworzenia nowego typu dokumentu. Dostępne pola widoczne są w lewej kolumnie. W celu ich dodania do tworzonego typu dokumentu należy kliknąć przycisk strzałki obok nazwy. Kolejność pól na liście można zmieniać zaznaczając pole na liście w prawej kolumnie, a następnie przy pomocy przycisków Przesuń w górę oraz Przesuń w dół zmieniając ich położenie;
- zakładka Cechy – umożliwia zdefiniowanie indywidualnych, dodatkowych pól, innych niż domyślne dla formatki dokumentu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
- po dopasowaniu nowego typu dokumentu, należy kliknąć przycisk OK. Nowa pozycja pojawi się na liście typów dokumentów w oknie Typy dokumentów. Poza tym, tworząc nowy dokument, będzie można skorzystać z nowego elementu;
- każdy typ dokumentu widoczny w oknie Typy dokumentów można poddać edycji. Wystarczy kliknąć w niego dwukrotnie przyciskiem myszy lub zaznaczyć i potwierdzić przyciskiem Edycja. Sam proces edycji nie różni się niczym od tego, co opisano powyżej.