Ustawienia

• Formularze i kategorie,
• Ustawienia,
• Automat akceptacji faktur.

Aplikacja Wnioski Zakupowe może być skonfigurowana przez użytkownika zalogowanego jako Administrator, który ma dostęp do Ustawień Aplikacji. Niezbędne ustawienia zebrano w sekcji WNIOSKI i kilku zakładkach:

• Formularze i kategorie;
• Ustawienia;
• Automat akceptacji faktur.

Formularze i kategorie

Domyślnie w systemie zainstalowanych jest kilka formularzy wniosków, które można dostosować do własnych potrzeb w organizacji. Zalecane jest modyfikowanie zainstalowanych wniosków przed rozpoczęciem pracy z modułem Wnioski zakupowe.

Administrator systemu może:

• zmienić nazwę wniosku;
• wyłączyć/włączyć wniosek;
• dodać lub usunąć pola wniosku.

Dostępne formularze znajdują się w module Ustawienia aplikacji w sekcji WNIOSKI w zakładce FORMULARZE I KATEGORIE.

Aby wyłączyć zbędny wniosek, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. odszukać zakładkę WNIOSKI i kliknąć FORMULARZE I KATEGORIE;
3. w głównej części odszukać wniosek do wyłączenia i kliknąć Wyłączenie typu dokumentu.

Konfigurację danych we wniosku wykonuje się poprzez edycję danego etapu. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk z ikoną ołówka obok danego etapu. Poniżej opisano dostępne opcje konfiguracyjne.

Aby zmienić podstawowe parametry wniosku, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem FORMULARZE I KATEGORIE;
3. kliknąć przycisk edycji w pierwszej kolumnie WNIOSKOWANIE;

4. w nowym oknie wprowadzić zmiany dla dostępnych opcji:
   • Nazwa wniosku – pole z nazwą wniosku;
   • Kiedy może zostać uzupełniona szacunkowa kwota – w tym miejscu można określić, na jakiem etapie możliwe jest wprowadzenie kwoty wniosku. Do wyboru są następujące opcje: Na etapie tworzenia wniosku przez wnioskującego, Wniosek niefinansowy, Na etapie akceptacji przez akceptanta;
   • Możliwość edycji pola „Wnioskujący” – umożliwia określenie możliwości edycji pola Wnioskujący. Do wyboru są ustawienia TAK i NIE. Osoba tworząca wniosek może zmienić Wnioskującego, czyli przygotować wniosek za inną osobę;
   • Możliwość realizacji jako wniosek długoterminowy – pozwala określić, czy wniosek jest długoterminowy, czyli czy dotyczy wielu faktur. Przykładem takiego wniosku jest chociażby abonament telefoniczny (na przykład 24 faktury przy umowie na dwa lata). Dostępne ustawienia pozwalają wnioskującemu pozostawić decyzję, domyślnie wymusić wnioski długoterminowe lub wskazać, że wnioski są jednorazowe;
   • RK – pozwala wybrać z listy rodzaj kosztu, który będzie automatycznie przypisany do wniosku i automatycznie uzupełniany;

5. kliknąć ZAPISZ.

Etap wyboru budżetu dostępny jest do konfiguracji, jeśli wykupiony został moduł Budżety. Na wniosku aktywuje się dodatkowa sekcja powiązania wniosku z budżetem, która, w zależności od konfiguracji, możliwa jest do użycia przez zdefiniowane osoby. W przypadku ustawienia BEZ BUDŻETU nie da się powiązać wniosku z budżetem.

Aby zmienić domyślnie ustawienia wyboru budżetu, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem FORMULARZE I KATEGORIE;
3. kliknąć przycisk edycji w drugiej kolumnie WYBÓR BUDŻETU;

4. w nowym oknie wprowadzić zmiany dla opcji Reguła wybierania budżetu. Dostępne ustawienia to:
   • Bez budżetu – dany wniosek nie jest łączony z budżetem;
   • Domyślna grupa – wybrana grupa osób, która zajmuje się łączeniem wniosków z budżetami;
   • Domyślny pracownik – wybrany pracownik, który zajmuje się powiązaniem wniosku z budżetem;
   • Przełożony wnioskującego lub brak akceptacji – wnioskujący może powiązać wniosek z budżetem. Jeśli tego nie wykona, osoba akceptująca będzie musiała to wykonać;
   • Przełożony wnioskującego (według struktury) – przełożony wykonuje powiązanie z budżetem;
   • Wnioskujący – tylko wnioskujący wykonuje powiązanie z budżetem;

5. kliknąć ZAPISZ.

Na wybór osoby akceptującej wpływać może ustawienie aplikacji. W ramach dostępnych ustawień można skonfigurować między innymi możliwość pominięcia procesu akceptacji lub wskazać domyślnego akceptanta. Warto pamiętać również o tym, że istnieje dodatkowe, bardzo precyzyjne ustawienie – Mapa akceptacji faktur – które opisano w oddzielnym artykule.

Aby zmienić domyślne ustawienia akceptacji, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem FORMULARZE I KATEGORIE;
3. kliknąć przycisk edycji w trzeciej kolumnie AKCEPTACJA;

4. w nowym oknie wprowadzić zmiany dla opcji Reguła akceptacji. W zależności od wybranego ustawienia może pojawić się dodatkowe okno. Dostępne ustawienia to:
   • Bez akceptacji – dany wniosek nie wymaga akceptacji;
   • Domyślna grupa – akceptuje jedna osoba z wybranej grupy, w dodatkowym polu należy wskazać odpowiednią grupę;
   • Domyślny akceptant – akceptuje wybrany pracownik, w dodatkowym polu należy wskazać konkretnego pracownika;
   • Do wyboru przez zlecającego – wnioskujący sam wybiera akceptanta z określonej grupy skonfigurowanej w Ustawieniach aplikacji;
   • Mapa akceptacji Faktur – wybrana ścieżka procesu, w której zdefiniowana jest mapa akceptacji faktur, więcej na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Przełożony wnioskującego lub brak akceptacji – przełożony akceptuje, a jeśli wnioskujący należy do grupy, która nie wymaga akceptacji, nie jest konieczna dodatkowa zgoda;

5. kliknąć ZAPISZ.

Następne ustawienia dotyczą kolumny REALIZACJA. W tym miejscu możliwa jest zmiana ustawień związanych z tym, kto zajmie się realizacją zatwierdzonego wniosku.

Aby zmienić domyślnie ustawienia realizacji, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem FORMULARZE I KATEGORIE;
3. kliknąć przycisk edycji w czwartej kolumnie REALIZACJA;

4. w nowym oknie wprowadzić zmiany dla opcji Reguła realizacji wniosku. W zależności od wybranego ustawienia może pojawić się dodatkowe okno. Dostępne ustawienia to:
   • Wnioskujący decyduje, czy wniosek chce realizować sam (poprzez oznaczenie wniosku jako „Zakup własny”) – osoba składająca wniosek może zdecydować, czy chce go sama zrealizować. W tym celu niezbędne jest skorzystanie z opcji Zakup własny na etapie składania wniosku. W przypadku nieoznaczenia wniosku, trafi on do grupy określonej w polu Grupa realizująca;
   • Wszystkie wnioski realizowane są jako „Zakup własny” – wszystkie wnioski w ramach danego wzoru będą domyślnie ustawione jako Zakup własny. Wnioskujący nie będzie miał możliwości zmiany;
   • Wnioski realizowane przez wskazaną grupę – domyślnie wnioski z danego wzoru będą zawsze trafiać do konkretnej grupy, którą należy wybrać z listy w dodatkowym polu;

5. kliknąć ZAPISZ.

Administrator systemu może dodatkowo edytować konkretne pola widoczne we wniosku. W ten sposób można idealnie dopasować formularz wniosku tak, by zawierał wszystkie niezbędne informacje.

Aby zmienić domyślnie pola wniosku, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem FORMULARZE I KATEGORIE;
3. kliknąć przycisk edycji widoczny przy przycisku wyłączenia/włączenia danego wniosku;

4. w nowym oknie w zakładce Cechy wniosku widoczna będzie lista dostępnych pól, które znajdują się we wniosku:
   • podwójne kliknięcie pozycji na liście (lub jej oznaczenie i kliknięcie Edytuj) otworzy okno edycji właściwości danej opcji;
   • oznaczenie opcji i kliknięcie Usuń pozwala na skasowanie niepotrzebnego pola;
   • opcje Przesuń w górę i Przesuń w dół pozwalają na zmianę położenia opcji w formularzu;

5. opcja Nowa pozwala na dodanie nowego pola. Po kliknięciu przycisku otwarte zostanie okno w którym znajduje się szereg pól wymagających uwagi:
   • Nazwa – miejsce na nazwę opcji, pole obowiązkowe;
   • Typ pola – pozwala określić, czy pole jest przeznaczone na wpisanie dowolnego tekstu lub na wybranie określonych opcji z listy, pole obowiązkowe
   • Priorytet – pozwala na określenie ważności pola, pole obowiązkowe;
   • Podpowiedź – pozwala na dodanie podpowiedzi, która pozwoli dodatkowo wyjaśnić przeznaczenie pola;
   • Grupa – pozwala na zebranie pól w określone grupy i wprowadzenie porządku w formularzu wniosku;
   • Wymagana – włączenie tej opcji spowoduje, że pole będzie obowiązkowe;
   • Wyłącz z filtrowania – to opcja, która pozwala na pominięcie danego pola podczas filtrowania wniosków;
   • pozostałe pola wymagają kontaktu z pomocą techniczną systemu Ready_^TM i są przeznaczone dla zaawansowanych użytkowników;
   • po wprowadzeniu niezbędnych danych należy kliknąć przycisk DODAJ CECHĘ, a potem OK. Pole pojawi się na liście. Należy jednak pamiętać o tym, że opcja ta wymaga znajomości bazy PostSQL;

6. kliknąć ZAPISZ. Nowe lub zmienione pola zostaną uwzględnione na nowych wnioskach.

Ustawienia

Opcje związane z działaniem modułu Wnioski zakupowe zebrane zostały w zakładce USTAWIENIA, która jest dostępna w aplikacji Ustawienia aplikacji w sekcji WNIOSKI. Są to:

• Grupy osób, których pracownicy zostaną pokazani w polu „Wnioskujący” – pozwala na wskazanie grupy osób, z której użytkownicy mogą być osobami wnioskującymi o zakup;
• Grupy osób, którzy pracownicy mogą zostać wybrani przez wnioskujących do zaakceptowania wniosku (na szarfie Workflow) – pozwala na wskazanie grupy osób, z której użytkownicy mogą dokonać akceptacji wniosku na szarfie Workflow;
• Grupy osób, których wnioski pracowników są zatwierdzane bez akceptacji pod warunkiem wybrania reguły akceptacji „Przełożony wnioskującego lub brak akceptacji (jeżeli nie ma przełożonego)” – po ustawieniu konkretnej grupy wnioski osób, które są jej członkami, nie będą wymagać akceptacji.

W przypadku powyższych opcji sam proces dodania grupy sprowadza się do kliknięcia odpowiedniego pola, a następnie wybrania z listy odpowiedniej grupy.

Pozostałe ustawienia dostępne w sekcji ustawień modułu Wnioski zakupowe to:

• Czy powiadomić wnioskującego, gdy akceptant zmodyfikuje wniosek? – możliwe opcje do wybrania to Włączony/Wyłączony. Przeznaczenie tej opcji jest dość oczywiste;
• Czy uprawnić do wniosku grupę pracowników przypisaną do struktury działu osoby tworzącej wniosek? – po włączeniu tej opcji wnioski będą widoczne dla pozostałych pracowników tego działu. Uprawnienia nadawane są dla grupy przypisanej do struktury organizacyjnej – możliwe opcje do wybrania to Włączony/Wyłączony;
• Widoczność zakładki Pozycje na dokumentach wniosków zakupowych – pozwala na włączenie lub wyłączenie zakładki Pozycje na wniosku zakupowym. Warto wspomnieć o tym, że korzystanie z tego rozwiązania wymaga zakupu opcji BUSINESS systemu Ready_^TM. Dostępne ustawienia to Włączony/Wyłączony.

Ostatnim ustawieniem dostępnym dla modułu Wnioski zakupowe jest sposób numeracji wniosków. Dzięki opcji Konfiguracja szablonu numeracji wniosków możliwe jest dopasowanie tego elementu do wewnętrznych potrzeb organizacji.

Aby zmienić szablon numeracji wniosków zakupowych, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem USTAWIENIA;
3. odszukać opcję Konfiguracja szablonu numeracji wniosków i kliknąć KONFIGURUJ;

4. w nowym oknie w polu Szablon widoczny jest schemat numeracji. Można go usunąć, a następnie wybierając kolejno potrzebne elementy w polu poniżej i klikając wstaw, zbudować własny numer wniosku. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć OK.

Zaleca się ustalenie szablonu numeracji wniosków przed rozpoczęciem ich składania w module Wnioski zakupowe. Zmiany w chwili, gdy w systemie jest już pewna pula wniosków, nie są zalecane.

Automat akceptacji faktur

W ramach ustawień modułu Wnioski zakupowe możliwe jest ustawienie automatu, który będzie akceptował faktury dla wniosków. Automat można ustawić precyzyjnie dla konkretnego typu wniosku oraz odpowiednich kwot. Rozwiązanie to pozwala przyśpieszyć powtarzalne procesy, które mają związek z wnioskami.

Aby ustawić automat akceptacji faktur dla wniosków zakupowych, należy:

1. włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
2. przejść do zakładek WNIOSKI, a potem AUTOMAT AKCEPTACJI FAKTUR;
3. kliknąć przycisk Nowy;

4. w nowym oknie uzupełnić pola:
   • Typ wniosku – z listy należy wybrać typ wniosku, który ma być objęty działaniem automatu;
   • Kwota Do – podać kwotę, do której automat ma działać i akceptować faktury. Po przekroczeniu kwoty konieczna będzie ręczna akceptacja;
   • Procent odchylenia – możliwe jest ustawienie procentowego odchylenia od kwoty podanej w polu Kwota Do. Dzięki temu automat uwzględni kwotę i dodatkowy procent oraz dokona automatycznej akceptacji. Rozwiązanie to może się przydać w fakturach podważalnych, które mogą mieć drobne odchylenia;
   • kliknąć ZAPISZ;

5. reguła pojawi się na liście i zacznie działać.

Każdy wpis na liście można:

• usunąć – wystarczy go zaznaczyć i kliknąć Usuń;
• edytować – wystarczy zaznaczyć i kliknąć Edytuj. W nowym oknie można zmienić typ wniosku, kwotę do i procentowe odchylenie.