Nowy wniosek

• Nowy wniosek,
• Zarządzanie pozycjami we wniosku,
• Jednostka rozliczeniowa,
• Edycja wniosku,
• Dodatkowe operacje związane z wnioskiem zakupowym,
  • Edycja kosztu,
  • Powiązanie wniosku z fakturą, sprawą lub dokumentem,
  • Anulowanie wniosku,
  • Otwieranie i zamykanie wniosku,
  • Powiadamianie o wniosku.

Wniosek zakupowy składany jest na konkretny produkt lub usługę z listy, na przykład na abonament GSM, materiały biurowe czy przesyłkę kurierską. Można też złożyć wniosek na pozostałe produkty/usługi, które nie zostały wymienione na liście (należy wybrać opcję Pozostałe). Sam proces składania wniosku przebiega podobnie, a drobne różnice nie wpływają na przebieg całej operacji.

Aby złożyć wniosek zakupowy, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. przejść do zakładki MOJE;
3. kliknąć przycisk Dodaj wniosek i z listy wybrać jedną z pozycji, na przykład Abonament GSM;

4. w nowym oknie wypełnić pola zgodnie z opisem:
   • Nazwa/Temat – należy wpisać nazwę, która pozwoli na łatwą identyfikację tematu wniosku, pole obowiązkowe;
   • Dostawca – w tym polu można wskazać dostawcę produktu/usługi. Jeżeli dany podmiot znajduje się w module Klienci, można po prostu wpisać fragment jego nazwy, kliknąć przycisk lupy i wybrać szukaną osobę z listy. W przypadku gdy podmiot nie jest dostępny w systemie po kliknięciu przycisku plusa, można go dodać. Opis tworzenia nowego klienta znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Szacunkowy koszt (netto) – w tym miejscu należy wpisać wartość netto zamawianego towaru lub usługi, pole obowiązkowe;
   • Waluta – jeżeli wniosek dotyczy usługi lub produktu, który jest wyceniony w innej walucie, w tym polu można wskazać odpowiednią walutę, domyślnie wybrana jest złotówka, pole obowiązkowe;
   • Wnioskujący – pozwala na wskazanie osoby, która składa wniosek. Domyślnie jest to zalogowany w systemie użytkownik, pole obowiązkowe. W przypadku osób z odpowiednimi uprawnieniami można złożyć wniosek w imieniu innego pracownika;
   • Zapotrzebowanie na – pozwala na doprecyzowanie zamówienia. Na przykład w przypadku abonamentu na telefon w tym polu można wybrać jedną z opcji: nowy abonament, wymiana karty sim lub zmiana warunków abonamentu, pole obowiązkowe;
   • Opis – służy do zamieszczenia szerszego uzasadnienia lub dodatkowych informacji na temat wniosku, pole obowiązkowe;
   • Zakup własny – jeżeli dany produkt lub usługa zostały zakupione we własnym zakresie, należy zaznaczyć to pole. W tym miejscu warto wspomnieć, że Administrator systemu może dodać własne pola. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
   • kliknąć Zapisz;

5. proste okno wniosku zostanie zamknięte, a na jego miejscu pojawi się nowe, które pozwala na doprecyzowanie wielu istotnych kwestii;

6. zakładka Podsumowanie – pojawia się tuż po pierwszym zapisaniu dokumentu. Zawiera podstawowe informacje o Wniosku Zakupowym z podziałem na poszczególne grupy informacji. Znajdziemy tutaj m.in. dane o tym, kto i kiedy utworzył wniosek oraz jaki jest to rodzaj wniosku. Dodatkowo znajduje się również informacja o statusie, która wraz z kolejnym krokiem procesu Workflow podlega aktualizacji. Z poziomu zakładki Podsumowanie można edytować zarówno koszty, jak i sam wniosek. Edycja wniosku została opisana nieco dalej;
7. zakładka Powiązania – w tym miejscu możliwe jest dodanie powiązań wniosku z konkretnymi fakturami, dokumentami oraz sprawami. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części niniejszego artykułu
8. zakładka Załączniki – pozwala na dodanie w formie załącznika plików, które mogą mieć związek z danym wnioskiem. Dodanie załącznika sprowadza się do kliknięcia przycisku Dodaj, wybrania pliku i przesłania go na serwer;
9. zakładka Pozycje – w tym miejscu znajduje się wykaz pozycji, które powinny zostać ujęte we wniosku. Sam proces dodania, edycji i usuwania pozycji z wniosku opisano nieco dalej;
10. zakładka Historia – to wykaz wszystkich operacji i zmian, jakie miały miejsce w ramach danego wniosku. Historię można wydrukować;
11. zakładka Komentarze – umożliwia dodanie komentarzy do wniosku. Użytkownik może dodać nowy komentarz lub odpowiedzieć na istniejący;
12. po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych zakładek na wstędze akceptacji należy kliknąć przycisk WYŚLIJ WNIOSEK. Dopiero teraz trafi on do obiegu, gdzie przejdzie procedurę akceptacji. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Zarządzanie pozycjami we wniosku

Aby dodać pozycję do wniosku, należy:

1. utworzyć wniosek, korzystając z instrukcji dostępnej w tym miejscu;
2. przejść do zakładki Pozycje;
3. kliknąć Dodaj (zielony plus);

3. w nowym oknie należy odszukać produkt:
   • w polu Produkt wpisać fragment nazwy i kliknąć przycisk lupy, a następnie z listy wybrać odpowiednią pozycję. Jeżeli w systemie nie ma produktu, można kliknąć przycisk plusa i dodać go od nowa. Można również wpisać nazwę produktu i uzupełnić pozostałe pola;
   • Ilość i jednostka miary – pozwala na określenie ilości i jednostki miary dopasowanej do danego produktu lub usługi;
   • Cena i waluta – pozwala na wpisanie ceny netto i waluty dla danego produktu lub usługi. Walutę należy wybrać z listy, która rozwinie się po kliknięciu jej pola. Domyślnie dostępne są waluty ustawione w systemie;
   • Stawka VAT – pozwala na wybranie z listy odpowiedniej stawki VAT, wartości są pobieranie na podstawie ustawień systemu;
   • Określ cennik – pozwala wykorzystać cennik;
   • Określ rabat – pozwala ustawić rabat;
   • Określ koszt jednostkowy – pozwala na określenie kosztu jednostkowego;
   • Określ marżę – pozwala na ustawienie marży, wartość jest wyrażona w procentach;
   • Uwagi – w tym miejscu można dodać uwagi dotyczące danego produktu;
   • kliknąć ZAPISZ I ZAKNIJ. Jeżeli zamiarem użytkownika jest dodanie większej liczby produktów, należy kliknąć przycisk ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY;

4. produkt bądź usługa trafi na listę. Dalej pozostaje kliknąć Zapisz.

Aby edytować pozycję we wniosku, należy:

1. odszukać i otworzyć wniosek, który wymaga edycji produktów;
2. przejść do zakładki Pozycje i dwukrotnie kliknąć pozycję na liście. Można również zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) lub po prostu kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać Edytuj;

3. w nowym oknie możliwa jest edycja wszystkich opcji, które zostały opisane przy okazji dodawania nowej pozycji do zapotrzebowania;

4. po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk ZAPISZ I ZAMKNIJ;

Edytując pozycję w zapotrzebowaniu w zakładce Budżet, po kliknięciu przycisku Nowy, można zdefiniować budżet dla danej pozycji. W nowym oknie wystarczy określić czasookres oraz wpisać odpowiednie wartości w pola odpowiadające kolejnym miesiącom.

Aby usunąć pozycję z wniosku, należy:

1. odszukać i otworzyć wniosek, który wymaga edycji produktów;
2. przejść do zakładki Pozycje, zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk Usuń (ikona kosza na śmieci) lub po prostu kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać Usuń;
3. potwierdzić chęć usunięcia pozycji, klikając Usuń w oknie komunikatu.

Jednostka rozliczeniowa

Tworząc wniosek zakupowy w zakładce Podsumowanie w polu Jednostka rozliczeniowa może zajść potrzeba zmiany lub uzupełnienia jednostki rozliczeniowej. Działanie to będzie szczególnie istotne w przypadku modelu wielofirmowości.

Aby edytować jednostkę rozliczeniową, należy:

1. odszukać i otworzyć wniosek, który wymaga edycji produktów;
2. przejść do zakładki Podsumowanie i w polu Jednostka rozliczeniowa kliknąć przycisk z ikoną ołówka;

3. w nowym oknie z listy wybrać odpowiednią jednostkę rozliczeniową i kliknąć ZAPISZ. Zmiana będzie widoczna w zakładce Podsumowanie wniosku zakupowego.

Edycja wniosku

Wniosek zakupowy może zostać utworzony bez wysyłania go do akceptacji. Rozwiązanie takie ma sens na przykład w sytuacji, w której oczekuje się na dodatkowe informacje. Istniejący wniosek można poddać edycji, uzupełnić lub skorygować i dopiero potem wysłać do akceptacji.

Aby edytować wniosek, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotnie go kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. w zakładce Podsumowanie po kliknięciu opcji EDYTUJ WNIOSEK można zmienić jego podstawowe dane, na przykład nazwę, osobę składającą, szacunkowy koszt, walutę, dostawcę bądź opis;

5. okno edycji nie różni się niczym od tego, które opisano przy okazji składania nowego wniosku zakupowego. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć ZAPISZ.

Dodatkowe operacje związane z wnioskiem zakupowym

Edycja kosztu

W przypadku wniosku zakupowego może zajść potrzeba edycji kosztów. Dzięki temu wnioskowany zakup trafi do odpowiednich kategorii i będzie można wykorzystać informacje o nim podczas szerszego planowania i analizowania.

Aby dodać lub zmienić koszt, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotniego kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. w zakładce Podsumowanie kliknąć EDYTUJ KOSZT;

5. w nowym oknie możliwe jest przypisanie do wniosku następujących elementów związanych z kosztami:
   • Projekt – pozwala połączyć wniosek z konkretnym projektem, który jest dostępny w systemie. Z poziomu pola można odszukać i wskazać konkretny projekt lub utworzyć go od nowa. Sam proces tworzenia projektu sprowadza się do kliknięcia przycisku plusa i wypełnienia odpowiednich pól. Opis tworzenia projektów znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Miejsce powstawania kosztów – pozwala na wyszukanie i przypisanie istniejącego w systemie MPK;
   • Rodzaj kosztów – pozwala na wyszukiwanie i przypisanie istniejącego w systemie rodzaju kosztu;
   • Linia budżetowa – pozwala na wyszukanie i wskazanie istniejącej w systemie linii budżetowej;

6. niezależnie od elementu, który ma zostać ustawiony, sam proces przypisania odpowiedniej wartości wygląda następująco. Należy:
   • kliknąć wybrane pole;
   • wprowadzić fragment nazwy;
   • kliknąć przycisk lupy;
   • z ograniczonej listy wybrać odpowiednią pozycję;
   • można również zacząć od kliknięcia przycisku lupy i z pełnej listy wybrać właściwą pozycję;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;
7. informacja o przypisanych kosztach pojawi się w zakładce Podsumowanie w polu Przypisany koszt.

Powiązanie wniosku z fakturą, sprawą lub dokumentem

Wniosek zakupowy można powiązać z innymi dokumentami funkcjonującymi w systemie. Możliwe jest powiązanie wniosku z:

• fakturą;
• sprawą;
• dokumentem.

W przypadku powiązania wniosku z fakturą należy pamiętać o tym, że musi on przejść proces obiegu i otrzymać status zamówiony. Bez tego powiązanie nie jest możliwe do wykonania.

Aby dodać powiązanie z fakturą, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotnie go kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. w zakładce Powiązania kliknąć Powiąż z fakturą;

5. w nowym oknie kliknąć pole wyszukaj i wprowadzić fragment numeru faktury, następnie z listy wyników wyszukiwania wybrać odpowiedni dokument;

6. kliknąć przycisk ZAPISZ, informacja o powiązaniu pojawi się w zakładce Powiązania w sekcji Powiązane faktury. Status wniosku zmieni się na ZAKOŃCZONY.

Aby dodać powiązanie ze sprawą lub dokumentem, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotnie go kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. w zakładce Powiązania kliknąć Powiąż z dokumentem lub sprawą;

5. w nowym oknie możliwe jest ustawienie powiązania ze sprawą lub/oraz dokumentem. Wystarczy wpisać fragment nazwy sprawy lub dokumentu w odpowiednim polu, kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę, a potem w oparciu o pełną listę, wskazać dokument lub sprawę;
6. kliknąć przycisk OK, aby zapisać zmiany. Powiązanie pojawi się w zakładce Powiązania w sekcji Powiązane dokumenty/sprawy.

Powiązanie wniosku zakupowego ze sprawą bądź dokumentem może odbyć się na dowolnym etapie prac nad wnioskiem i nie ma wpływu na jego status.

Każde powiązanie można usunąć. Wystarczy kliknąć Usuń powiązanie z dokumentem (przycisk z ikoną kosza na śmieci) w zakładce Powiązania. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Anulowanie wniosku

Wniosek zakupu może zostać anulowany, jeżeli uznany zostanie za zbędny.

Aby anulować wniosek zakupowy, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotnie go kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. kliknąć Anuluj;

5. w nowym oknie wprowadzić powód anulowania i kliknąć przycisk ANULUJ WNIOSEK;
6. wniosek nie zostanie usunięty, ale jego status zostanie ustawiony na anulowany.

Otwieranie i zamykanie wniosku

Wniosek może zostać zamknięty lub otwarty. Zamknięcie w praktyce oznacza, że żadne zmiany we wniosku nie będą mogły być naniesione. Zamknięcie może odbyć się wyłącznie dla wniosku, który ma zakończoną procedurę akceptacji i status ZAMÓWIONY.

Aby zamknąć wniosek, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotniego kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. na pasku narzędziowym kliknąć przycisk Otwórz/Zamknij;

5. w nowym oknie ustawić odpowiednią wartość w polu Ustawiony status i kliknąć OK;

6. w zakładce Podsumowanie w polu Status ustawiona zostanie wartość ZAKOŃCZONY.

Aby otworzyć wniosek, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. korzystając z filtra STATUS, odszukać wniosek, który został zamknięty;

3. dwukrotnie kliknąć odpowiedni wniosek;
4. w nowym oknie na pasku narzędziowym kliknąć przycisk Otwórz/Zamknij;

5. w polu Ustawiany status wybrać odpowiednią wartość i kliknąć OK;

6. status wniosku zostanie ustawiony na ZAMÓWIONY.

Powiadamianie o wniosku

Użytkownik może chcieć powiadomić o wniosku inną osobę. Rozwiązanie to można wykorzystać na różnych etapach pracy z wnioskiem.

Aby powiadomić o wniosku, należy:

1. włączyć moduł Wnioski zakupowe;
2. odszukać odpowiedni wniosek i dwukrotnie go kliknąć;
3. na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi jego elementami;
4. kliknąć przycisk Powiadom;

5. w nowym oknie można wskazać osobę lub grupę. Możliwe jest wskazanie kilku osób lub grup:
   • Odbiorcy – Pracownicy – w tym miejscu można wskazać konkretne osoby, które mają zostać powiadomione o wniosku;
   • Odbiorcy – Grupy – w tym miejscu można wskazać konkretną grupę lub grupy pracowników, które mają zostać powiadomione o wniosku;

6. sam proces dodania pracownika lub grupy sprowadza się do:
   • kliknięcia odpowiedniego pola;
   • rozpoczęcia wpisywania nazwy grupy lub nazwiska pracownika;
   • wybrania z listy podpowiedzi odpowiedniej pozycji;
7. po wpisaniu odbiorców należy kliknąć WYŚLIJ POWIADOMIENIE. Wskazane osoby lub grupy otrzymają stosowne powiadomienie.