Wprowadzenie

• Okno modułu Czas pracy,
• Filtrowanie,
• Przeglądanie aktywności,

Moduł Czas Pracy to narzędzie, które w sposób kompleksowy pozwala na zarządzanie rejestracją i rozliczaniem czasu pracy. Moduł adresowany jest do pracowników, którzy za jego pomocą odnotowują godziny swojej pracy. Z narzędzia korzystają również osoby rozliczające czas pracy i na jego podstawie kontrolujące pracowników.

Warto w tym miejscu podkreślić, że aplikacja Czas pracy to jeden z elementów umożliwiających kontrolę zarejestrowanych wartości. Pozostałe to narzędzia zintegrowane z innymi modułami, które pozwalają na przykład na rejestrację czasu poświęconego na realizację zadania (karta pracy) czy raportowania obecności w pracy w modelu stacjonarnym lub zdalnym (lista obecności).

Dla uproszczenia dalszego opisu warto doprecyzować pewne kwestie. Lista obecności służy do rejestracji obecności w pracy (stacjonarnej lub zdalnej) w ustalonym wymiarze, na przykład 8 godzin. Natomiast karta pracy to zarejestrowany czas pracy wykonanej podczas realizacji konkretnego zadania. Pracownik swój dzień pracy może rozpisać na zadania lub otrzymać je od przełożonego albo współpracowników. Jeżeli pracownik zarejestruje cztery godziny w ramach pracy nad zadaniami w danym dniu, oznacza to, że w ramach swojego zakresu obowiązku wykonał zadania o łącznym ekwiwalencie czasowym wynoszącym cztery godziny. Pozostały czas mógł zostać spożytkowany na realizację innych obowiązków, które wynikają z zakresu jego obowiązków.

W praktyce oznacza to, że karta pracy jest dokładniejszą formą kontroli pozwalającą dokładnie śledzić czasochłonność konkretnych zadań. To dzięki kartom możliwe jest sprawdzenie, czym zajmuje się dany pracownik i czy na przykład zlecone mu zadania nie przekraczają jego wymiaru pracy.

W systemie Ready_^TM poza modułem Czas pracy dostępny jest także moduł Karty RCP. Narzędzie to jest uzupełnieniem modułu Czas pracy i pozwala w wygodniejszy sposób przeglądać karty pracy.

Okno modułu Czas pracy

Okno modułu Czas pracy nawiązuje swoim wyglądem do innych narzędzi dostępnych w ramach systemu Ready_^TM. Możliwe jest wyróżnienie trzech zasadniczych obszarów, których zawartość ulega zmianie w zależności od tego, jaki rodzaj informacji jest w nich prezentowany:

1. sekcja umożliwiająca zmianę prezentowanych danych:
   • DZIENNY – wyświetla informacje na temat dziennej aktywności;
   • MIESIĘCZNY – wyświetla informacje na temat miesięcznej aktywności;
   • LISTA OBECNOŚCI – wyświetla informacje na temat obecności pracowników;
2. sekcja filtrów i wyszukiwania – zawartość tej sekcji będzie ulegać zmianie w zależności od tego, co wybrano w sekcji oznaczonej numerem 1;
3. sekcja danych – zawiera szczegółowe dane, które zależą od tego, co wybrano w sekcji oznaczonej numerem 1;

To, co zobaczy pracownik w module, zależy od jego uprawnień. Wersją minimum jest podgląd własnej aktywności w ramach dostępnych rozwiązań. Natomiast wersja maksimum przewiduje dostęp do aktywności wszystkich pracowników bez względu na ich stanowiska w strukturze organizacyjnej. Więcej informacji na temat dostępu do danych innych pracowników zamieszczono w oddzielnym artykule.

Filtrowanie

Kluczowym elementem modułu Czas pracy jest funkcja filtrowania zawartości wyświetlanej w głównej części okna modułu. Filtrowanie działa w różny sposób w zależności od tego, czy wybrano pokazywanie opcji DZIENNY, MIESIĘCZNY, LISTA OBECNOŚCI.

Aby skorzystać z filtrowania w trybie widoku DZIENNY, należy:

1. włączyć moduł Czas pracy i wybrać widok DZIENNY;
2. w filtrach po lewej stronie pojawi się zestaw kryteriów, które umożliwiają wyszukiwanie według daty lub działu;
3. w przypadku braku wybranych kryteriów, w głównej części okna pojawi się aktywność z danego dnia osoby;

4. po ustawieniu daty w polu DATA (należy kliknąć pole i wybrać odpowiednią datę z kalendarza) widoczna będzie lista aktywności we wskazanym dniu. Aby wyczyścić filtrowanie, wystarczy kliknąć przycisk ze znakiem krzyżyka;

5. filtrowanie według kryterium DZIAŁ wymaga kliknięcia nazwy odpowiedniego działu na liście lub wyszukania go za pomocą wyszukiwarki. Istotne jest to, że przy nazwie działu może być widoczna strzałka skierowana w prawą stronę. Po jej kliknięciu rozwinięta zostanie struktura działu i widoczny będzie dokładny wykaz stanowisk. Im niżej w hierarchii znajdują się zaznaczone dział lub stanowisko, tym filtrowanie będzie precyzyjniejsze. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by skorzystać z najwyższego elementu w hierarchii i zobaczyć całość dostępnych danych;

6. filtrowanie według DATY i DZIAŁU można ze sobą łączyć. Niezależnie od tego, jakie kryterium zostanie wybrane, w głównej części okna pojawi się wynik, który będzie zawierać informację o pracowniku oraz dane na temat jego aktywności.

Korzystając z filtrowania w widoku DZIENNY, należy pamiętać o tym, że pracownik widzi swoje aktywności oraz te, do których ma dostęp w związku z posiadanymi uprawnieniami. Na grafice powyżej przedstawiono widok z poziomu kierownika działu handlowego. Natomiast poniżej grafika przestawia widok osoby, która ma znacznie szersze uprawnienia.

Aby skorzystać z filtrowania w trybie widoku MIESIĘCZNY, należy:

1. włączyć moduł Czas pracy i wybrać widok MIESIĘCZNY;
2. w filtrach po lewej stronie pojawi się zestaw kryteriów, które umożliwiają wyszukiwanie według daty lub działu;
3. domyślnie wyświetlany będzie zawsze ostatni miesiąc. W sekcji DATA można wybrać inny przedział czasowy, wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście;

4. filtrowanie według kryterium DZIAŁ wymaga kliknięcia nazwy odpowiedniego działu na liście lub wyszukania go za pomocą wyszukiwarki. Istotne jest to, że przy nazwie działu może być widoczna strzałka skierowana w prawą stronę. Po jej kliknięciu rozwinięta zostanie struktura działu i widoczny będzie dokładny wykaz stanowisk. Im niżej w hierarchii znajdują się zaznaczone dział lub stanowisko, tym filtrowanie będzie precyzyjniejsze. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by skorzystać z najwyższego elementu w hierarchii i zobaczyć całość dostępnych danych;

5. filtrowanie według DATY i DZIAŁU można ze sobą łączyć. Niezależnie od tego, jakie kryterium zostanie wybrane, w głównej części okna pojawi się wynik, który będzie zawierać informację o pracowniku oraz dane na temat jego aktywności.

Korzystając z filtrowania w widoku MIESIĘCZNY, należy pamiętać o tym, że pracownik widzi swoje aktywności oraz te, do których ma dostęp w związku z posiadanymi uprawnieniami. Na grafice powyżej przedstawiono widok z poziomu kierownika działu handlowego. Natomiast poniżej grafika przestawia widok osoby, która ma znacznie szersze uprawnienia.

Aby skorzystać z filtrowania w trybie widoku LISTA OBECNOŚCI, należy:

1. włączyć moduł Czas pracy i wybrać widok LISTA OBECNOŚCI;
2. w filtrach po lewej stronie pojawi się zestaw kryteriów, które umożliwiają wyszukiwanie według daty, działu oraz wymuszenie wyświetlania aktywności byłych pracowników (domyślnie informacje na temat ich aktywności są ukrywane z chwilą rozwiązania stosunku pracy i wyłączenia konta);
3. domyślnie wyświetlany będzie zawsze ostatni miesiąc. W sekcji DATA można wybrać inny przedział czasowy, wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście;

4. filtrowanie według kryterium DZIAŁ wymaga kliknięcia nazwy odpowiedniego działu na liście lub wyszukania go za pomocą wyszukiwarki. Istotne jest to, że przy nazwie działu może być widoczna strzałka skierowana w prawą stronę. Po jej kliknięciu rozwinięta zostanie struktura działu i widoczny będzie dokładny wykaz stanowisk. Im niżej w hierarchii znajdują się zaznaczone dział lub stanowisko, tym filtrowanie będzie precyzyjniejsze. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by skorzystać z najwyższego elementu w hierarchii i zobaczyć całość dostępnych danych;

5. włączenie opcji BYLI PRACOWNICY wymusi wyświetlanie aktywności pracowników, którzy mają wyłączone konta w systemie Ready_^TM. Należy jednak pamiętać o tym, że również w tym przypadku widoczność danych zależy od posiadanych uprawnień;
6. filtrowanie według DATY i DZIAŁU można ze sobą łączyć. Niezależnie od tego, jakie kryterium zostanie wybrane, w głównej części okna pojawi się wynik, który będzie zawierać informację o pracowniku oraz dane na temat jego aktywności.

Korzystając z filtrowania w widoku LISTA OBECNOŚCI, należy pamiętać o tym, że pracownik widzi swoje aktywności oraz te, do których ma dostęp w związku z posiadanymi uprawnieniami. Na grafice powyżej przedstawiono widok z poziomu kierownika działu handlowego. Natomiast poniżej grafika przestawia widok osoby, która ma znacznie szersze uprawnienia.

Przeglądanie aktywności

Moduł Czas pracy pozwala na wygodne przeglądanie aktywności – swojej lub innych pracowników (w zależności od posiadanych uprawnień).

W przypadku widoku dziennego domyślnie wyświetlone zostaną aktywności z danego dnia (tzw. dzienny raport karty pracy), ale za pomocą filtrów można to zmienić. Na grafice poniżej widać przykład własnej aktywności pracownika.

Pod informacją o profilu pracownika widoczna będzie lista zadań, dla których zarejestrowano wykonanie jakiejś pracy. Każda pozycja zawiera nazwę zadania, informację o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz konkretną wartość, jaka została przepracowana. Na przykład dla zadania Analiza prawna umowy rejestrację czasu włączono o 14:28 i wyłączono o 14:29.

Kliknięcie nazwy zadania spowoduje otwarcie Karty pracy, którą przedstawiono na grafice poniżej.

Karta zawiera szereg istotnych informacji na temat wykonanej pracy:

• Opis – domyślnie zawiera tytuł zadania i może zostać zmieniony, jeżeli zajdzie taka potrzeba;
• Klient – w tym miejscu znajduje się informacja na temat klienta, którego dotyczy karta pracy. Jeżeli w zadaniu ustawiono powiązanie z klientem, to domyślnie Karta pracy je przejmie. W sytuacji braku powiązania z konkretną osobą można je ustawić z poziomu Karty pracy – należy wpisać fragment nazwy klienta i nacisnąć przycisk z symbolem lupy. Następnie z listy można wybrać odpowiedniego klienta. W przypadku braku klienta można go dodać za pomocą przycisku z symbolem plusa. Sam proces zakładania kartoteki nowego klienta opisano w oddzielnym artykule;
• Użytkownik – zawiera informację na temat osoby, której dotyczy karta pracy. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to kartę można przypisać do innej osoby. Wystarczy rozwinąć listę i wybrać z niej odpowiednią osobę;
• Sprawa – w tym miejscu znajduje się informacja na temat sprawy, której dotyczy karta pracy. Jeżeli w zadaniu ustawiono powiązanie ze sprawą, to domyślnie Karta pracy je przejmie. W sytuacji braku powiązania z konkretną sprawą można je ustawić z poziomu Karty pracy – należy wpisać fragment nazwy sprawy i nacisnąć przycisk z symbolem lupy. Następnie z listy można wybrać odpowiednią sprawę. W przypadku braku sprawy można ją dodać za pomocą przycisku z symbolem plusa. Sam proces zakładania sprawy opisano w oddzielnym artykule;
• Protokół – w tym miejscu możliwe jest ustawienie powiązania z konkretnym protokołem. Wystarczy wpisać fragment nazwy protokołu i nacisnąć przycisk z symbolem lupy. Następnie z listy można wybrać odpowiedni protokół. W przypadku braku protokołu można go utworzyć za pomocą przycisku z symbolem plusa. Sam proces tworzenia protokołu opisano w oddzielnym artykule;
• Czas – zawiera informację na temat czasu przepracowanego nad zadaniem, wartość można zmienić. W tym przypadku należy posłużyć się notacją, na przykład 10 min (dziesięć minut) lub 1 h 10 min (jedna godzina i dziesięć minut);
• Czas od – informacja o rozpoczęciu pracy nad zadaniem. Kliknięcie pola daty spowoduje otwarcie kalendarza, na którym możliwe jest oznaczenie odpowiedniej daty. Kliknięcie pola godziny pozwala na wybranie wartości z listy;
• Czas do – informacja o zakończeniu pracy nad zadaniem. Kliknięcie pola daty spowoduje otwarcie kalendarza, na którym możliwe jest oznaczenie odpowiedniej daty. Kliknięcie pola godziny pozwala na wybranie wartości z listy;
• OTWÓRZ ZADANIE – kliknięcie przycisku otworzy okno z zadaniem. Więcej informacji na temat zadań znajduje się w oddzielnym artykule.

Wprowadzając zmiany w oknie Karty pracy, należy pamiętać o ich zapisaniu za pomocą przycisku ZAPISZ.

W widoku miesięcznym szczegółowe informacje można uzyskać w nieco inny sposób. Po kliknięciu kratki na osi kalendarza otwarte zostanie nowe okno z listą aktywności zarejestrowanych danego dnia. Warto zwrócić uwagę na to, że kratka odpowiada jednemu dniu i zawiera informację na temat łącznego czasu pracy nad zadaniami.

Kliknięcie wybranej pozycji na liście otworzy opisaną nieco wcześniej Kartę pracy.

Ostatni z widoków – Lista obecności – różni się od tego, co opisano powyżej. Tutaj użytkownik domyślnie widzi swoje obecności w pracy. Jeżeli uprawnienia na to pozwalają, widoczne są również grafiki pracy innych pracowników (na przykład swoich podwładnych).

Widok zakładki zawiera oś kalendarza. Każdy dzień to jedna kratka, która może przybierać różne kolory, tak jak to widać na grafice poniżej. Każdy z kolorów ma określone znaczenie.

Kliknięcie osi kalendarza (w dowolnym miejscu) lub nazwiska pracownika otworzy szczegółowy widok wraz z objaśnieniem kolorów.

Widok szczegółowy dla każdego dnia zawiera literowe i kolorystyczne oznaczenie statusu pracownika. Na przykład zielony napis OB oznacza obecność. Każde ze stosowanych oznaczeń jest wyjaśnione w legendzie po prawej stronie. Legenda jest tworzona dynamicznie i zawiera wyjaśnienia dla oznaczeń, które występują w danym okresie.

Poza nazwami i kolorami widoczne mogą być również piktogramy, które mówią na przykład o tym, czy dany dzień pracownik przepracował zdalnie lub stacjonarnie albo czy odnotowano wtedy nadgodziny.