Konfiguracja

Konfiguracja aplikacji

Cała konfiguracja aplikacji znajduje się w module Ustawienia Aplikacji i pod zakładką Zakupy.

Ustawienia wspólne dla obu modułów to Słownik magazynów, Cenniki i Grupy, w których zarządza się dostępem do aplikacji.

Akceptacja zapotrzebowań

Podczas konfiguracji modułu Zapotrzebowań istnieje możliwość ustawienia w jaki sposób powinna przebiegać akceptacja, aby skonfigurować metodę akceptacji należy wybrać przycisk Otwórz.

Dostępne są następujące metody akceptacji:
Bez akceptacji – proces obiegu zapotrzebowania omija etap akceptacji.
Do wyboru przez zlecającego – osoba tworząca dokument zapotrzebowania wybiera z listy akceptanta. Etap akceptacji odbywa się w standardowy sposób.
Domyślna grupa – akceptację wykonuje pracownik należący do wybranej grupy. Jeżeli w grupie znajduje się więcej użytkowników, wystarczające jest, aby tylko jeden z nich zaakceptował zapotrzebowanie.
Domyślny akceptant – akceptację wykonuje wybrany pracownik.
Przełożony wnioskującego lub on sam gdy należy do grupy – akceptacja obsłużona przez dwa przypadki: pierwszy, gdzie akceptację wykonuje przełożony wnioskującego oraz drugi, gdy użytkownik należy do wybranej grupy wtedy sam akceptuje swój wniosek.
Przełożony wnioskującego (wg struktury) – akceptację wykonuje użytkownik, który według struktury organizacyjnej jest przełożonym wnioskującego.
Wnioskujący – akceptację wykonuje użytkownik, który tworzy wniosek.

Akceptacja zamówień

Podczas konfiguracji modułu Zamówień istnieje możliwość ustawienia w jaki sposób powinna przebiegać akceptacja, aby skonfigurować metodę akceptacji należy wybrać przycisk Otwórz.

Dostępne są następujące metody akceptacji:
Bez akceptacji – proces obiegu zapotrzebowania omija etap akceptacji.
Do wyboru przez zlecającego – osoba tworząca dokument zapotrzebowania wybiera z listy akceptanta. Etap akceptacji odbywa się w standardowy sposób.
Domyślna grupa – akceptację wykonuje pracownik należący do wybranej grupy. Jeżeli w grupie znajduje się więcej użytkowników, wystarczające jest, aby tylko jeden z nich zaakceptował zapotrzebowanie.
Domyślny akceptant – akceptację wykonuje wybrany pracownik.
Przełożony wnioskującego lub on sam gdy należy do grupy – akceptacja obsłużona przez dwa przypadki: pierwszy, gdzie akceptację wykonuje przełożony wnioskującego oraz drugi, gdy użytkownik należy do wybranej grupy wtedy sam akceptuje swój wniosek.
Przełożony wnioskującego (wg struktury) – akceptację wykonuje użytkownik, który według struktury organizacyjnej jest przełożonym wnioskującego.
Wnioskujący – akceptację wykonuje użytkownik, który tworzy wniosek.

Słownik magazynów

Słownik magazynów jest ustawieniem nieobowiązkowym, w którym można zdefiniować miejsce składowania produktów w firmie.

Chcąc zarządzać słownikiem, należy wybrać przycisk Otwórz.

W panelu zarządzania magazynami można zauważyć trzy opcje:

1. Nowy – służy do dodania nowego magazynu. Po wybraniu tego przycisku otwiera się kartoteka, którą wypełnia się w następujący sposób:

   

   • Nazwa w polu wpisuje się nazwę magazynu.
   • Opis umieszcza się więcej dodatkowych informacji o magazynie.
   • Symbol wpisuje się krótki ciąg znaków będący oznaczeniem magazynu.
   • W przypadku tworzenia magazynu podrzędnego, z listy Nadrzędny wybiera się magazyn nadrzędny. Lista ta uzupełnia się automatycznie, jeśli przed kliknięciem Nowy na drzewie była zaznaczona pozycja.
   • Z listy Jednostka rozliczeniowa wybiera się jednostkę, która w strukturze organizacyjnej została oznaczona jako jednostka rozliczeniowa.
   • W polu Odpowiedzialny wskazuje się pracownika odpowiedzialnego za dany magazyn, np. kierownika magazynu.
   • Zaznaczenie opcji Domyślny magazyn sprawi, że pozycja ta będzie automatycznie podpowiadana.
   • Opcja Blokuj obrót magazynowy, pozwala zablokować obrót magazynowy, tzn. aby wydania i przyjęcia nie miały wpływu na stany magazynowe. Po zaznaczeniu tej opcji ma możliwości określenia stanu magazynowego.

   Po zapisaniu zmian, magazyn pojawia się na liście:

   

2. Edycja – służy do wprowadzania zmian na zdefiniowanych już magazynach. Formularz do wprowadzania zmian jaki taki sam, jak ten który się pojawia przy dodaniu nowego.
   Formularz edycji może zostać wyświetlony na dwa sposoby, czyli poprzez dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy nazwę magazynu na drzewie oraz poprzez zaznaczenia elementu drzewa i wybranie przycisku Edycja w pasku narzędzi.
3. Usuń – służy do usunięcia magazynu. Należy jednak pamiętać, że usunąć można jedynie te magazyny, które nie zawierają submagazynów. Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia magazynu zawierającego submagazyny, należy w pierwszej kolejności usunąć wszystkie submagazyny.

Usuwanie wykonujemy poprzez zaznaczenie na drzewku magazynu, a następnie wybranie opcji Usuń w Pasku narzędzi. Chęć wykonania operacji należy potwierdzić poprzez kliknięcie Tak w wyświetlonym oknie.

Cenniki

Słownik cenników służy do definicji cenników obowiązujących w określonym czasie (np. w związku z promocjami świątecznymi lub rabatami), aby zarządzać słownikiem należy wybrać przycisk Otwórz.

W panelu zarządzania cennikami można zauważyć trzy podstawowe opcje:

1. Nowy – przycisk służy do dodania nowego cennika. Po wybraniu tej opcji, wyświetli się formatka nowego cennika do uzupełnienia:

   

   Wymagane pola do uzupełnienia:

   • • Nazwa – nazwa cennika. Pole wyświetlane jest podczas dodawania produktu powiązanego z cennikiem do dokumentu.
     • Typ – lista wyboru, z której można wybrać:
       • Stała cena – wszystkie produkty w danej walucie mają mieć taką samą cenę. Jeżeli do cennika zostaną dodane produkty w różnych walutach, to nie zostaną one przeliczone. Cena zostanie obliczona jako stała pod warunkiem, że wyjątki w produktach lub grupach są typu indywidualny.
       • Rabat – ceny wszystkich elementów cennika powinny zostać obniżone zgodnie z rabatem wybranym ze słownika, natomiast słownik można uzupełnić poprzez wybranie ikony plusa oraz uzupełnienie pól Nazwa i Rabat.

         

       • Indywidualny (dziedzicz) – ceny produktów powinny być takie same, jak w kartotece każdego z nich.

   Pola nieobowiązkowe:

   • • Skrót – skrócona nazwa cennika.
     • Opis – miejsce do wpisania więcej informacji o cenniku.
     • Uwagi – miejsce do wpisani dodatkowych informacji / uwag.
     • Priorytet – wartość istotna przy stosowaniu kilku różnych cenników do jednego produktu. W takim przypadku, cennik z najwyższym priorytetem będzie brany pod uwagę.
     • Data od i do – Data obowiązywania danego cennika.
2. Edycja – służy do wprowadzania zmian na zdefiniowanych już cennikach. Formularz do wprowadzania zmian jaki taki sam, jak ten który się pojawia przy dodaniu nowego.
   Formularz edycji może zostać wyświetlony na dwa sposoby, czyli poprzez dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy nazwę cennika oraz poprzez zaznaczenia pozycji listy i wybranie przycisku Edycja w pasku narzędzi.
3. Usuń – służy do usunięcia cennika.

Po kliknięciu przycisku Zapisz wyświetlą się kolejne zakładki, na których można zarządzać produktami.
Do cennika można przypisywać grupy produktów lub pojedyncze produkty, a także można przypisać do klienta / dostawcę.

Grupy – uprawnienia do aplikacji.

Ustawienie służące do zarządzania dostępami do modułów zapotrzebowania i zamówienia.
Chcąc zarządzać dostępem należy wybrać przycisk Otwórz.

Dostępem do aplikacji zarządza się poprzez dodawanie wybranych pracowników do dostępnych grup:

Nadanie uprawnienia dla wybranych pracowników odbywa się poprzez otwarcie dwuklikiem formatki grupy i przejście do zakładki Pracownicy.

Następnie, wyszukanie pracownika w kolumnie po lewej stronie i przeniesienie go do kolumny po stronie prawej przy użyciu dostępnych strzałek.

Automat akceptacji faktur

Ustawienie automatu akceptacji faktur aplikacji Zakupy dotyczy procesu akceptacji faktury powiązanej z zamówieniem w celu ograniczenia liczby akceptacji dotyczących tych samych zakupów. Dla przykładu, w przypadku zamówienia mało kosztownego towaru może zaistnieć potrzeba, aby akceptacja odbyła się jedynie na etapie decyzji o zakupie, akceptacja faktury w takim przypadku byłaby zbędna i uciążliwa.

Chcąc dodać ustawienie, należy wybrać przycisk Nowy i uzupełnić pola:
Kwota Do, czyli reguła dla kwoty zamówienia poniżej tej wartości.
Procent odchylenia, czyli dopuszczalne przekroczenie kwoty netto na fakturze powiązane z zamówieniem.