Uprawnienia

Grupy aplikacyjne #

Aplikacja posiada wbudowane grupy mające odpowiednie funkcje w procesie obiegu faktur

  • FAKTURY – Dostęp do aplikacji – pracownicy posiadający dostęp do modułu
  • FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu – pracownicy z tej grupy nie biorą czynnego udziału w procesie obiegu faktur ale posiada dostęp do wszystkich faktur zakupu, dostęp zazwyczaj przydzielany Księgowym, Zarządowi, Dyrektorowi Finansowemu
  • FAKTURY – Księgowość  – grupa przypisywana automatycznie do etapu WERYFIKACJA RACHUNKOWA i ma uprawnienia:
    • możliwość restartowania procedury obiegu faktur
    • otwierania i zamykania faktury po zakończeniu obiegu
    • eksportowania do systemu ERP w przypadku braku integracji możliwość oznaczenia faktury jako wyeksportowana
    • usuwania i przywracania faktury
    • sprawdzania podatnika vat z białą listą
  • FAKTURY – Weryfikacja formalno rachunkowa  – grupa przypisywana automatycznie do etapu WERYFIKACJA FORMALNA
  • FAKTURY – Analizy kosztów OLAP i raportów – pracownicy posiadający uprawnienia do modułu Analiz OLAP i raportów z obiegu dokumentów
  • FAKTURY – Akceptacja płatności – pracownicy przypisani do etapu Akceptacja Płatności
  • FAKTURY – Logistyka – pracownicy przypisani do etapu Logistyka
  • FAKTURY – Zarząd – pracownicy przydzieleni do etapu AKCEPTACJA ZARZĄDU

w Ustawieniach aplikacji/Faktury/Grupy  możliwe jest zarządzanie grupa jak również tworzenie własnych grup i przypisywania ich do etapów

 

Uprawnienia do faktur #

Kto widzi fakturę ? To najczęstsze pytanie jakie zadają sobie osoby zarządzające dokumentami. System obiegu faktur automatycznie nadaje uprawnienia zgodnie z przyjętymi zasadami w systemie i nie ma potrzeby dodatkowej ręcznej ich zmiany. Poniżej wyjaśnione są wszystkie reguły jakie stworzone są w systemie i wykorzystane do przydzielania uprawnień.

Pracownik biorący udział w Workflow #

Podstawowa zasada dająca uprawnienie do dokumentu to: Jeśli otrzymuję fakturę to mam do niej dostęp, czyli jeśli pracownik przekazał mi do opisu merytorycznego lub do akceptacji to mam do niej dostęp. Pracownicy na opisie merytorycznym  uprawnienia do odczytu i zapisu , oraz do odczytu przełożeni pracowników opisujących . Po zakończeniu opisu faktury pracownikowi zostaje odebrane uprawnienie zapisu do dokumentu, otrzymuje prawo do odczytu.
Prawo do zapisu umożliwia zmianę formatki Szczegóły, w ustawieniach aplikacji możemy zmienić otrzymywane domyślnie uprawnienie do zapisu dla pracowników merytorycznych na tylko do odczytu. Wtedy pracownik nie będzie mógł wprowadzić zmian dokumencie, jedynie będzie mógł wprowadzić koszt.

Przełożeni pracowników opisujących faktury #

Jeśli pracownik działu IT opisuje fakturę merytorycznie to równocześnie uprawnienia do dokumentu otrzymują jego przełożeni aż do samego głównego węzła Organizacji.

Zastępcy #

Jeśli pracownik otrzymujący fakturę do opisu jest na urlopie i wyznaczył zastępcę to zastępca otrzymuje dostęp tylko do faktur, które w czasie zastępstwa otrzymuje pracownik na stanowisko

Dodatkowe uprawnienia do faktur #

Dostęp dla Działu #

Po za powyższymi regułami czasami jest potrzeba wprowadzenia dodatkowych uprawnień ze względu na sposób pracy komórki organizacyjnej. Domyślnie w systemie jeśli pracownik Działu IT otrzyma fakturę to ma do niej dostęp tylko on i jego przełożony ale czasem potrzebne jest żeby wszyscy pracownicy działu mieli dostęp do faktur opisywanych przez któregokolwiek pracownika komórki organizacyjnej.

Należy wykonać następującą konfigurację

  1. Utworzyć grupę pracowników dla wybranej komórki organizacyjnej i przypisać grupę do komórki organizacyjnej

2. Włączyć w ustawieniach aplikacji faktur zakupu poniższą opcję

Od teraz osoba jeśli osoba z Działu IT będzie opisywała fakturę, cała grupa (komórka) otrzyma uprawnienie do faktury

Dostęp w obrębie kilku pracowników #

Powyższe ustawienie może być czasem nadmiarowe dla całej organizacji ludzi działu, możemy wprowadzić indywidualne uprawnienia. Przykładowo jeśli fakturę otrzyma Barbara Cacko to dostęp ma do niej Jan Kliś. Ustawienie jest konfigurowane z Rejestrów/Księgowość/Uprawnienia do faktur

 

Dostęp do wszystkich faktur danej Jednostki rozliczeniowej #

Jeśli mamy pracowników różnych spółek, którzy nie biorą udziału w procesie obiegu każdej faktury a mają mieć dostęp do wszystkich faktur danej jednostki, należy
na strukturze organizacyjnej na wybranej jednostce przydzielić grupę którą chcemy uprawnić oraz ustawić regułę przydzielenie osób do grupy – Definicja niezależnie od struktury.
System po zapisie faktury nada uprawnienia odczytu i zapisu wybranej grupie

 

Następnie do grupy dodajemy osoby, które mają mieć dostęp do wszystkich faktur danej jednostki.

Dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki procesu #

Jeśli potrzeba jest uprawnienia do wszystkich faktur danej ścieżki jest możliwe przypisanie grupy do ścieżki procesu, która otrzyma uprawnienie do każdej faktury.
Przykładowo jest to ścieżka faktur gotówkowych, gdzie pracownik z kasy ma mieć wgląd we wszystkie faktury płacone gotówką w tym celu w utworzonej ścieżce, która będzie wywoływana dla formy płatności gotówka, ma możliwość ustawienia grupy w której pracownicy otrzymają uprawnienia do tych faktur

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!