Interfejs

• Wyszukiwanie, filtrowanie i grupowanie
  • Wyszukiwanie
  • Filtrowanie
  • Grupowanie
• Przeglądanie umów

Interfejs modułu Umowy nie różni się od innych aplikacji dostępnych w ramach systemu Ready_^TM. Oznacza to, że użytkownik znający inne elementy systemu bez problemu odnajdzie się aplikacji Umowy.

W ramach okna modułu można wyróżnić kilka elementów, które oznaczono na grafice i opisano poniżej:

1. rodzaj umów – w tym miejscu użytkownik może zobaczyć bazę wszystkich umów oraz projekty umów, nad którymi pracuje. Domyślnie użytkownik ma do dostęp do umów, nad którymi prowadzone są prace – PROJEKTY UMÓW. Natomiast BAZA UMÓW zawiera wszystkie umowy, które poddano archiwizacji w ramach modułu Umowy (dostęp do tego elementu zależy od nadanych uprawnień). W zależności od ustawień systemu widoczne mogą być dodatkowe zakładki: PEŁNOMOCNICTWA (służy do archiwizacji udzielonych pełnomocnictw) oraz ZABEZPIECZENIA (zawiera informacje na temat zabezpieczeń finansowych powiązanych z konkretnymi umowami);
2. pasek narzędziowy – zawiera zestaw narzędzi, który pozwala między innymi na rejestrowanie nowych umów. Poza tym znaleźć tutaj można narzędzia do grupowania, wyszukiwania i filtrowania umów;
3. lista umów – główna część okna zawiera wykaz wszystkich umów, pełnomocnictw i zabezpieczeń. Widok może zależeć między innymi od włączonego filtrowania, grupowania, wyszukiwania czy też uprawnień, jakie posiada użytkownik.

Wyszukiwanie, filtrowanie i grupowanie

W ramach modułu Umowy użytkownik ma dostęp do rozbudowanych narzędzi, które dają możliwość wyszukiwania umowy. Poza klasyczną wyszukiwarką moduł oferuje wygodny zestaw filtrów oraz opcję grupowania umów według określonych kryteriów.

Wyszukiwanie

Wyszukiwarka dostępna w module to podstawowe i najprostsze narzędzie, które umożliwia odnalezienie konkretnej umowy. Wyszukiwarka pozwala na przeszukiwanie bazy umów według następujących kryteriów:

• Tytuł/Przedmiot umowy;
• Klient;
• Nr umowy;
• Nr umowy klienta;
• Teczka;
• Kategoria;
• Rodzaj umowy;
• Dział odpowiedzialny;
• Jednostka;
• NIP;
• Waluta,;
• Osoba odpowiedzialna.

Domyślnie włączone są wszystkie kryteria. Oznacza to, że wystarczy wpisać jedną z obsługiwanych cech, nacisnąć Enter i na ekranie pojawi się efekt pracy wyszukiwarki. Obsługiwane kryteria można dopasować do własnych potrzeb. Wystarczy kliknąć przycisk Kolumny obok pola wyszukiwania, a następnie na liście odznaczyć lub zaznaczyć pożądane kryterium.

Aby wyszukać umowę, należy:

1. kliknąć pole Szukaj;
2. wpisać szukaną frazę, która mieści się w zakresie obsługiwanych kryteriów;
3. nacisnąć Enter i zaczekać na efekt, który pojawi się w głównej części okna;

4. aby wyczyścić wyniki wyszukiwania, należy kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka widoczny w polu wyszukiwania.

Filtrowanie

Wyszukiwarka jest prostym rozwiązaniem, które obsługuje tylko jedno kryterium. Oznacza to, za jej pomocą nie da się wyszukać umów, które spełniają kilka kryteriów. Dlatego moduł Umowy oferuje narzędzie Filtry, które daje możliwość nałożenia kilku kryteriów i w ten sposób zawęża pokazywaną listę umów. Oznacza to na przykład, że za pomocą filtrów możliwe jest odszukanie umów, które zawarto w określonym przedziale czasu z konkretnym klientem.

Dostępne w ramach modułu Umowy kryteria filtrowania to:

• TECZKA/KATEGORIA;
• RODZAJ;
• UDOSTĘPNIONE DLA;
• DATY;
• STATUS;
• JEDNOSTKA ROZLICZENIOWA;
• KLIENT;
• PROJEKT;
• TYP FINANSOWY;
• WARTOŚĆ UMOWY.

Już na pierwszy rzut oka widać, że kryteria filtrowania nie pokrywają się w stu procentach z kryteriami wyszukiwania. To celowe działanie. Aby skorzystać z filtrów, należy kliknąć opcję Filtry, która znajduje się pod paskiem narzędziowym. Na lewo od listy umów pojawi się panel dostępnych filtrów.

Filtry można ze sobą dowolnie łączyć. Oznacza to, że możliwe jest na przykład przeszukanie umów powiązanych z konkretnym klientem zawartych w określonym przedziale czasu i dotyczących wybranego projektu. Sama zasada korzystania z filtrów się nie zmienia. Poniżej przedstawiono, w jaki sposób odfiltrować umowy, które dotyczą konkretnego klienta, przedziału czasu i projektu.

Aby skorzystać z filtrów, należy:

1. w oknie modułu Umowy kliknąć Filtry;
2. kliknąć i zaznaczyć opcję KLIENT, wpisać fragment nazwy klienta, nacisnąć Enter, a potem z listy wybrać odpowiedni podmiot;

3. kliknąć i zaznaczyć pole DATY, a następnie wybrać w jedno z dostępnych poniżej pól. Na przykład, aby odszukać umowy podpisane w określonym terminie, należy zaznaczyć DATA PODPISANIA OD oraz DATA PODPISANIA DO. Po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego należy wybrać odpowiednie terminy;

4. kliknąć i zaznaczyć PROJEKT. W polu poniżej wpisać nazwę projektu i kliknąć ikonę lupy. Po chwili pojawi się lista projektów, które spełniają kryterium wyszukiwania. Z listy należy wybrać odpowiednią pozycję;

5. w głównej części okna pojawi się lista umów, które spełniają wszystkie zdefiniowane kryteria filtrowania;

6. aby wyłączyć filtrowanie, należy skorzystać z jednej z możliwości:
   • wyłączyć filtrowanie dla konkretnego kryterium – należy kliknąć „ptaszek” przed nazwą i w ten sposób go wyłączyć;
   • kliknąć opcję Odznacz wszystkie.

Filtrowanie działa w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że ustawiając konkretne kryteria lista wyników dynamicznie się zmienia. Poza tym filtrowanie i wyszukiwanie można ze sobą połączyć.

Grupowanie

Kolejną bardzo przydatną funkcją, która ułatwia zarządzanie umowami w ramach modułu Umowy, jest grupowanie. Rozwiązanie to pozwala połączyć ze sobą umowy według określonego kryterium, a następnie w takim porządku je wyświetlić na liście. Dostępne kryteria grupowania to:

• Teczka;
• Kategoria;
• Rodzaj umowy;
• Dział odpowiedzialny;
• Jednostka;
• Osoba odpowiedzialna.

Aby pogrupować umowy według jednego z dostępnych kryteriów, należy:

1. kliknąć pole Grupowanie i z listy wybrać jedno z dostępnych kryteriów;

2. lista umów zostanie przebudowana i wyświetlona w sposób, który uwzględni grupowanie według zadanego kryterium;

3. aby cofnąć grupowanie umów, należy kliknąć pole Grupowanie i wybrać opcję brak.

Pogrupowane umowy nadal można filtrować i przeszukiwać według dostępnych kryteriów.

Przeglądanie umów

Umowy widoczne w głównym oknie modułu prezentowane są w formie listy, która zawiera wybrane informacje. Domyślną zawartość kolumn można zmienić. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówek dowolnej kolumny, a następnie w menu podręcznym włączyć lub wyłączyć wybrane opcje.

Kliknięcie dowolnego nagłówka kolumny (na przykład Data podpisania) spowoduje posortowanie listy od najstarszej do najnowszej pozycji. Ponowne kliknięcie odwróci sortowanie. Kliknięcie innego nagłówka spowoduje, że lista zostanie posortowana według innego kryterium. Nie ma możliwości wymuszenia sortowania według więcej niż jednej kolumny.

Dzięki kolumnie zawartość listy można dopasować do własnych potrzeb i wyświetlać w niej dokładnie te informacje, którą są kluczowe do wygodnej pracy z rejestrem umów w ramach organizacji. Doświadczenie pokazuje, że włączenie zbyt wielu kolumn zamiast poprawić komfort pracy, tylko go pogarsza. Dlatego sugerujemy rozsądny dobór zawartości tabeli.

Niezależnie od ustawienia widoku tabeli nie będzie ona zawierała wszystkich informacji na temat umowy. Dlatego dwukrotne kliknięcie pozycji na liście otworzy okno ze szczegółowymi informacjami na temat danej umowy.

Zakładka Podsumowanie zawiera najważniejsze informacje na temat umowy. Zawartość zakładki podzielono na kilka sekcji, które grupują określone rodzaje informacji.

• sekcja główna – zawiera informacje o numerze umowy, osobie odpowiedzialnej, statusie, dacie obowiązania i zawarcia, rodzaju umowy, powiązaniu z projektem. Kliknięcie opcji EDYTUJ DANE pozwala na przejście do trybu edycji informacji zebranych w tej sekcji. Okno edycji wygląda identycznie jak to, które pojawia się podczas dodawania nowej umowy do systemu;
• sekcja Strony umowy – zawiera informacje na temat podmiotów, które zawarły umowę. Z lewej strony widoczne są dane organizacji użytkownika. Natomiast po prawej stronie pojawia się informacja na temat drugiej strony umowy. Klikając opcję DODAJ STRONĘ, można dodać strony umowy. Po umieszczeniu kursora myszy nad nazwą firmy będącej stroną pojawią się dodatkowe ikonki, które dają możliwość edycji (ikona ołówka) lub usunięcia (ikona kosza) strony. Warto pamiętać o tym, że stron umowy może być kilka, dlatego system pozwala na dodanie więcej niż jednej strony;
• sekcja Załącznik umowy – zawiera podłączony plik z treścią umowy. System pozwala na dodanie więcej niż jednego pliku. Podwójne kliknięcie pozycji widocznej na liście otworzy okno ze szczegółami dokumentu umowy. W nowym oknie w zakładce Załączniki można podejrzeć treść umowy. Opcja DODAJ ZAŁĄCZNIK pozwala na dołączenie kolejnych plików umowy;
• sekcja Aneks do umowy – służy do grupowania informacji na temat aneksów powiązanych z daną umową. Zasada działania jest dokładnie taka sama, jak w przypadku sekcji Załącznik umowy. Opcja DODAJ ANEKS pozwala dołączyć plik z aneksem umowy. Natomiast podwójne kliknięcie pozycji na liście otworzy okno szczegółowych właściwości;

Zakładka Cechy to miejsce, w którym zebrane są dodatkowe cechy umowy. Należy tutaj wskazać, że domyślnie zakładka jest pusta. Dzieje się tak, ponieważ cechy umowy mają charakter indywidualny i należy je wcześniej zdefiniować w ustawieniach systemu. Przykładem wykorzystania indywidualnych cech umowy jest na przykład oznaczanie kluczowych klientów lub oznaczenie, że umowa jest finansowana ze środków unijnych. Zdefiniowane cechy będą widoczne na liście, a ich zmiana jest możliwa po kliknięciu opcji EDYTUJ CECHY. Unikalne cechy będą również widoczne podczas tworzenia nowej umowy. Więcej informacji na temat znajduje się w oddzielnym artykule.

Zakładka Finansowe to element, który pojawi się wyłącznie w przypadku, gdy sprawa dotyczy umowy finansowej lub budowlanej (musi być oznaczona jako taka w systemie na etapie wprowadzania). Zakładka zawiera informacje na temat zabezpieczenia umowy oraz danych dotyczących faktur kosztowych i KOB. W sekcji Zabezpieczenia umowy za pomocą opcji EDYTUJ można zmienić dane o zabezpieczeniu finansowym. Przycisk USUŃ pozwala na usunięcie danych o zabezpieczeniu. Jeżeli dla umowy nie ustawiono zabezpieczenia, to zamiast opcji EDYTUJ i USUŃ będzie widoczna opcja DODAJ, która daje możliwość określenia rodzaju zabezpieczenia umowy. Więcej informacji na temat gwarancji znajduje się w oddzielnym artykule.

Zakładka Warunki umowy to miejsce, w którym użytkownik może wpisać informacje na temat szczegółowych warunków umowy. Aby pracować w tej zakładce, należy kliknąć opcję EDYTUJ WARUNKI, a następnie wpisać w polu tekstowym najważniejsze kwestie związane z warunkami umowy. Dane wpisane w polu pokazują się w formie tekstowej. Warto tutaj pamiętać o tym, że pole do wprowadzania warunków umowy nie ma żadnego formatowania tekstu. Dlatego dobrze jest przemyśleć to, co i jak jest tutaj dodane w świetle przydatności tych informacji w przyszłości. Należy pamiętać o tym, że warunki umowy mają dać możliwość szybkiego zorientowania się w umowie bez potrzeby zagłębiania się w jej pełną treść.

Zakładka Terminarz zawiera dobrze znany Kanban, który pozwala na tworzenie zadań i zarządzanie nimi w sposób przyjazny wizualnie. Zadania są powiązanie z konkretną umową i pozwalają na zapanowanie nad wszystkim, co może mieć związek z umową. Na przykład w przypadku umowy o sprzedaży produktu, który wytwarza organizacja, na liście zadań może pojawić się zamówienie podzespołów do produkcji, wytworzenie produktu, wysyłka produktu do klienta. Każde z zadań może być powiązane z konkretnym pracownikiem lub działem. Działanie modułu Kanban szczegółowo omówiono w oddzielnym artykule.

Zakładka Dokumenty to miejsce, w którym zebrano wszystkie dokumenty powiązane z umową. Z poziomu zakładki można utworzyć również kolejne dokumenty, a także edytować, drukować lub usuwać istniejące. Korzystanie z możliwości, jakie oferuje zakładka Dokumenty, omówiono szerzej w opisie modułu Dokumenty i na tym etapie zalecana jest lektura tego opisu.

Zakładka Komentarze to miejsce, które doskonale sprawdza się podczas pracy grupowej nad umową. Użytkownicy zaangażowani w pracę nad umową mogą w tym miejscu zamieszczać swoje komentarze i prowadzić między sobą dyskusje dotyczące danego projektu.

Zakładka Podsprawy to miejsce, w którym możliwe jest wygodne zarządzanie wszystkimi sprawami podrzędnym mającymi związek z umową główną (sprawą nadrzędną). Posiadanie jakiejś podsprawy zależne jest od osób, które pracują nad daną umową oraz od przyjętego modelu pracy. Przykładem podsprawy może być na przykład zamówienie podzespołów niezbędnych do realizacji umowy. Więcej informacji na temat podspraw znajduje się w opisie modułu Sprawy.

Zakładka Robocizna (pokazuje się po kliknięciu opcji więcej…) gromadzi dane na temat kosztów robocizny związanej z umową. Gromadzenie kosztów robocizny pozwala na dokładne analizy całościowej rentowności umowy. Koszty można wprowadzić za pomocą zielonego przycisku plusa. Koszty widoczne na liście można edytować za pomocą przycisku z ikoną ołówka lub usunąć, klikając przycisk z symbolem kosza.