Dodanie umowy

Aplikacja Umowy składa się z poniższych zakładek:

BAZA UMÓW – wyświetla wszystkie umowy znajdujące się w systemie.

PROJEKTY UMÓW – wyświetla wszystkie projekty umów/aneksów, nad którymi prowadzone są aktualnie prace.

Domyślnie zainstalowany moduł posiada zdefiniowane kolumny, które są widoczne, oraz domyślnie ukryte, które można uwidocznić lub ukrywać. Klikając prawym klawiszem myszy na nazwę kolumny zostanie wyświetlone menu kontekstowe z kolumnami do wyboru.

Praca z umowami

Pracę w module umów można rozpocząć od:

  1. archiwizacji podpisanej umowy.
  2. przygotowania projektu umowy.

Archiwizacja umowy

Wprowadzanie nowej umowy odbywa się z poziomu aplikacji Umowy w zakładce BAZA UMÓW. Użytkownik znajdujący się w grupie Nadzór na archiwum ma dostępny przycisk Dodaj umowę, który otwiera poniższą formatkę:

W otwartym oknie znajdują się podstawowe pola do uzupełnienia:

Przedmiot umowy – tytuł umowy.

Strona umowy – domyślnie firma, na którą wykupiona jest licencja. W przypadku wielu spółek – istnieje możliwość wyboru również spółki.

Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – lista wszystkich kontrahentów zdefiniowanych w systemie. W tym miejscu istnieje również możliwość dodania nowego kontrahenta poprzez wybranie przycisku Menu, a następnie Dodaj nowy kontakt.

Dział odpowiedzialny – do wyboru wszystkie działy (komórki organizacyjne) zdefiniowane w strukturze organizacyjnej.

Teczka – wartość pola domyślnie uzupełniona. Do wyboru teczka w zależności od wykonanej konfiguracji (etap Konfiguracja aplikacji).

Kategoria – inaczej rodzaj umów. Lista zdefiniowana na etapie konfiguracji (Kategorie umów).

Rodzaj umowy – dodatkowa cech charakteryzująca umowy niezależnie od Teczki w której się znajdują, oznaczanie poprzez Rodzaj umożliwia wyszukanie wszystkich umów w systemie o danym rodzaju niezależnie od Teczki w której się znajdują  .

Wartość umowy w PLN – dla umów sprzedażowych/zakupowych. Wprowadzenie wartości spowoduje dodanie zakładki Finansowe, na której można śledzić rozliczenie Umowy z fakturami.

Numer umowy – numer automatycznie generowany przez system.

Numer umowy klienta – zewnętrzny numer umowy.

Uwagi – miejsce do uzupełnienia dodatkowych informacji.

Data podpisania – data zawarcia umowy.

Data obowiązywania od i do – początkowa i końcowa data obowiązywania umowy, w przypadku umowy bezterminowej należy zaznaczyć opcję bezterminowa.

Po uzupełnieniu niezbędnych informacji, czyli pól: przedmiot umowy, teczka oraz kategoria, użytkownik zapisuje umowę klikając w przycisk Zapisz.

Edycja danych

W celu edycji bądź dopisania brakujących informacji do umowy, należy wybrać przycisk EDYTUJ DANE i w wyświetlonym oknie wprowadzić odpowiednie informacje. Zmiany użytkownik systemu zapisuje wybierając przycisk ZAPISZ.

Dodanie stron umowy

Kolejne strony umowy można w łatwy sposób dodawać bądź usuwać – służy do tego przycisk DODAJ STRONĘ, następnie w oknie należy wyszukać klienta z bazy lub dodać nowego. Nie ma limitu ilości wprowadzonych stron umowy.

Dodanie dokumentu umowy

Załącznik wprowadza się do umowy poprzez DODAJ DOKUMENT. Do dokumentu użytkownik dodaje załączniki, a następnie archiwizuje umowę w celu jej zamknięcia do edycji.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!