Program Ready_ umożliwia importowanie umów z pliku (z rozszerzeniem XLS lub XLSX), który został przygotowany w programie Microsoft Excel. Jest to szczególnie przydatne w początkowym okresie pracy z aplikacją Umowy.
Szablon importu
Plik importu musi być odpowiednio przygotowany żeby aplikacja Umowy poprawnie zaimportowała dane. W tym celu został przygotowany szablon do importu, który należy uzupełnić np. kopiując kolumny danych z istniejącego spisu umów.
W celu pobrania szablonu przechodzimy do USTAWIENIA APLIKACJI/UMOWY/NARZĘDZIA i uruchamiamy narzędzie do importu w którym znajduje się link do pobrania szablonu.
Szablon ma zdefiniowane kolumny, ich nazwy nie mają znaczenia przy imporcie, ale znaczenie ma ich kolejność, dlatego można zaimportować dane z własnego pliku MS Excel, ale należy ułożyć dane w tej samej kolejności co w szablonie. W przypadku pustego pola lub pola, którego dane przy imporcie zostaną odczytane jako błędne np. błędnie wprowadzona data, umowa zostanie zaimportowana ale pole to zostanie pominięte.
Opis kolumn i ich sposób weryfikacji przy imporcie
- *Symbol teczki – pole obowiązkowe, ponieważ w wskazanej teczce zostanie umowa utworzona. Symbol możemy odczytać z pierwszej zakładki TECZKI/KATEGORIE (na poniższym zrzucie ekranu widać jest to BFiA.41).
- Numer umowy – pole zawiera wewnętrzny numer umowy – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne.
- Numer umowy klienta – pole zawiera numer umowy klienta – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne.
- *Opis umowy – pole tekstowe obowiązkowe.
- Uwagi – pole tekstowe nie obowiązkowe.
- Nasza firma NIP – (pole numeryczne bez dodatkowych znaków) NIP firmy (spółki), jeśli pole jest puste ustawiona zostanie firma, do której przypisana jest licencja Ready_.
- Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, w przypadku braku kontrahenta w bazie Ready_ system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta.
- Data zawarcia – pole z datą zawarcia umowy.
- Data obowiązywania Od – pole z początkową datą obowiązywania umowy.
- Data obowiązywania Do – pole z końcową datą obowiązywania, jeśli pole jest puste umowa zostanie oznaczona jako bezterminowa.
- Wartość umowy – pole walutowe.
- Rodzaj umowy – pole tekstowe – nazwa z istniejącego słownika rodzaju umów.
- Status – pole tekstowe – nazwa statusu z 4 dostępnych statusów: OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA , ZAKOŃCZONA, ANULOWANA.
- % kaucji – pole numeryczne – umowna wartość zabezpieczenia.
- Termin zwrotu kaucji – pole z datą zwrotu kaucji.
* Symbol teczki
Import cech umów
Wraz z importem umów można zaimportować cechy umowy. Przed przystąpieniem do ich importu należy utworzyć dla Spraw cechy, które chcemy zaimportować.
Kluczem importu jest nazwa cechy, którą należy skopiować i umieścić w nazwie kolumny P, czyli po Terminie zwrotu Kaucji. Jeśli posiadamy więcej cech do kolejnych kolumn wprowadzamy kolejne ich nazwy.
System przy imporcie wyszuka odpowiednią cechę i ustawi jej wartość.
Obecnie możliwe do importu są Cechy o typie tekstowym, zawierające daty oraz wartości list jednokrotnego wyboru.
Usuwanie błędnego importu umów
Jeśli import umów pominie rekordy ze względu na błędne dane, możemy poprawić plik z danymi i ponownie zaimportować umowy. Nie jest konieczne każdorazowe usuwanie umów, jeśli każda umowa ma swój wewnętrzny numer, ponieważ system ponownie nie zaimportuje takiej umowy, a tylko doda te, których nie ma jeszcze w swoim wykazie. Jednak import nie powoduje aktualizacji danych już istniejących, dlatego może istnieć konieczność usunięcia tych umów w bazie, dla których import ma wykonać aktualizację.
Narzędzie usuwania umów pozwala wykonać operację czyszczenia bazy i umożliwić ponowny import danych.
