Konfiguracja

Konfiguracja aplikacji Umowy #

Moduł umów pozwala na zarządzania umowami przez wiele działów i osób przy zachowaniu dostępu i poufności danych.

Konfigurację rozpoczynamy od przejścia do modułu Ustawienia aplikacji zakładka Umowy opublikowania teczki umowy w dziale w którym przechowywane lub przygotowywane są umowy.

Przykładowo możemy opublikować teczki w

  • Dziale Zarządu – umowy zarządu i poufne
  • Dziale  Sprzedaży – handlowcy inicjują umowy z klientami
  • Dział IT  – umowy rejestrowane dla działu IT

Utworzenie teczek w kilku działach pozwoli nam też zarządzać uprawnieniami do danych umów.

Teczki/Kategorie #

Utworzenie pierwszej teczki rozpoczynamy od kliknięcia w przycisk „Dodaj teczkę„. Wybieramy Dział oraz możemy dodać osoby, lub grupy które będą miały automatycznie dostęp do tworzonej umowy.

 

  • Dodaj teczkę – publikujemy teczkę umowy w kolejnym dziale
  • Dodaj kategorię – dodajemy kategorię do umów w danej teczce
  • Edytuje – możemy zmienić automatycznie nadawane uprawnienia do tworzonych umów. Uwaga!  Zmiana ustawienia nie wpływa na już utworzone umowy, tylko na nowo tworzone
  • Usuń – teczkę można usunąć ale należy pamiętać że jeśli posiadają już utworzone umowy to nie będą one dostępne dla pracowników

Rodzaje umów #

Przypisanie umów do jednego rodzaju pozwoli wyszukać w bazie danych umów  tego rodzaju z różnych teczek. Słownik rodzajów jest domyślnie pusty, dając Administratorowi umów pełną dowolność w tworzeniu struktury słownika.

Uprawnienia do archiwizowania i zarządzania umowami
#

Z aplikacją zostają zainstalowane predefiniowane grupy, które mają określone role

  • UMOWY – DOSTĘP – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do moduł i mogą przeglądać umowy do których mają uprawnienia
  • UMOWY – PROJEKTY UMÓW – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do zakładki PROJEKTY UMÓW, która służy do rozpoczęcia przeglądu umowy.
  • UMOWY – NADZÓR I ARCHIWUM – użytkownicy mający dostęp do tworzenia umowy w bazie umów, i mający dostęp do wszystkich umów w systemie, niezależnie od tego czy grupa zostanie przypisana do Zarządzania teczką . System pozawala na zdefiniowanie więcej grup nadzorujących proces archiwizacji umów jednak pozostał grupy, będą miały dostęp tylko do wybranych teczek w których zostały użyte
  • UMOWY – PRAWNICY – w procesie obiegu projektu umów, możemy przekazać projekt do prawników, osoby z tej grupy otrzymają dokument na stanowisko do przeglądu.

Wiele grup nadzoru na archiwum #

W organizacji w której istnieją osobne zbiory umów i administratorzy umów są różnymi osobami, potrzebne jest zdefiniowanie osobnych grup Nadzoru nad archiwum. W tym celu w Ustawieniach Aplikacji/Umowy/Grupy tworzymy nową grupę przydzielamy do niej osoby i możemy ją przydzielić do wybranej teczki lub kategorii
Poniżej na zrzucie ekranu widoczna jest przykładowa konfiguracja w której

  • Osoby będące w grupie UMOWY – NADZÓR I ARCHIWUM mogą archiwizować umowy w Dziale IT i Biuro Zarządu
  • Osoby będące w grupie UMOWY – DZIAŁ HANDLOWY mogą archiwizować umowy w Dziale Sprzedaży

Szablon numeracji umów #

Domyślną numeracje umów  {NR}/{RRRR} na którą składa się

{NR}  – numer kolejny
{RRRR} – rok

możemy zmienić w konfiguracji aplikacji umowy. Do dyspozycji mamy znaczniki

{NR%n} – {NR%n} – numer kolejny dopełniony z lewej strony zerami do %n cyfr, np. {NR4}, {NR}
{RRRR} – pełny rok
{RR} – rok – dwie ostatnie cyfry
{MM} – miesiąc (zawsze dwucyfrowy, np. 03)
{SYMB_JEDN_ORG} – Symbol jednostki organizacyjnej
{SYMB_PRAC} – Symbol pracownika
{RWA} – Symbol teczki

 

Resetowanie licznika numeracji #

Liczni resetuje się w zależności od zastosowanych znaczników, jeśli znaczniki zawierają się w sobie licznik będzie resetowany według najmniejszego

  • jeśli w szablonie jest {MM} – licznik będzie resetował się co miesiąc
  • jeśli w szablonie jest {RR} – licznik będzie resetował się co rok

Przykład szablony : {RWA}/{RR}/{MM}/{NR4} – w tym przypadku licznik będzie zerował się co miesiąc

 

 

Cechy – dodatkowe pola umowy #

Aplikacja umowy pozwala na wprowadzanie dodatkowych pól do umowy – cech. W tym celu, przechodzimy do modułu Ustawienia Aplikacji do zakładki Umowy i z lewej strony na panelu wybieramy CECHY

Powyższa formatka składa się z poszczególnych pól:

Nazwa – oznaczenie dodatkowego pola

Typ pola – Rodzaj pola, np. lista rozwijana, radio button. Istnieje możliwość wybrania gotowych elementów, np. listy pracowników. Wartość ta nie podlega edycji po zapisie!

Symbol – Unikalna wartość w obrębie danego tenanta

Alias – Ciąg znaków, który może być wykorzystany w procedurze workflow zamiast ID, które może się zmienić

Podpowiedź – tekst wyświetlany po najechaniu myszą na pole

Priorytet – kolejność wyświetlania dodatkowych pól

Grupa – zbiór cech (wybieramy grupę UMOWA)

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!