Opis modułu sprawy

Moduł Sprawy

Aplikacja Sprawy pozwala na tworzenie spraw, czyli elektronicznych koszulek na dokumenty. W sprawie można połączyć kilka dokumentów powiązanych tematycznie, jak również tworzyć zadania i podpinać pliki. Może być udostępniana wybranym pracownikom i mieć określony termin realizacji. Dzięki tym funkcjonalnościom sprawę możemy wykorzystać na zarówno do grupowania dokumentów, jak i zarządzania projektami.

Aplikacja składa się z następujących funkcjonalności:

Krótkie przedstawienie modułu sprawy
Krótkie przedstawienie modułu sprawy

Sprawa jako sposób organizacji dokumentów

Wykorzystanie sprawy jako elektronicznej koszulki na dokumenty pozwala m.in. na przetrzymywanie w jednym miejscu pisma, załączników do niego i odpowiedzi na nie, dzięki czemu możemy śledzić historię dokumentu. Takie sprawy najczęściej tworzy się z dokumentu.

Dokumentami w sprawie zarządza się z poziomu kartoteki sprawy w zakładce Dokumenty.

Zakładka Dokumenty w formularzu sprawy
Zakładka Dokumenty w formularzu sprawy

Na zawartość zakładki Dokumenty składa się lista dokumentów z wyszukiwarką, Pasek narzędzi, gdzie można dodać nowe dokumenty bądź wykonywać akcje na istniejących już dokumentach oraz panel nawigacyjny Foldery.
Dokumenty znajdujące się w sprawach podrzędnych, można wyświetlić poprzez zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych.

Jakie dokumenty może zobaczyć użytkownik?

W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może się różnić, jak przedstawiono to na poniższych przykładach:

Uprawnienia do spraw

Uwaga
To, że jakiś dokument jest widoczny na liście w zakładce Dokumenty, nie oznacza, że użytkownik może go odczytać.

Sprawa jako plan zadań

Sprawę można wykorzystać do połączenia ze sobą kilku zadań składających się na jedno duże zadanie lub mały projekt, np. podpisanie umowy z klientem poprzedzone spotkaniami i przygotowaniem dokumentacji. Zdarzenia możemy dodawać do sprawy w zakładce Terminarz w kartotece sprawy.

Zakładka Terminarz w formularzu Sprawy
Zakładka Terminarz w formularzu Sprawy

W zakładce Terminarz można zarządzać różnymi typami zdarzeń. Dodawanie, edycja i usuwanie zdarzeń odbywa się analogicznie, jak w aplikacji Zadania. Dodając nowe zdarzenie, pole Numer sprawy uzupełnia się automatycznie.

Aby zmienić widok listy zdarzeń, należy kliknąć ikonę Widok i z rozwiniętej listy wybrać: chronologiczny, lista lub tablica.

  • Widok Chronologiczny – domyślnie ustawiany.

    Zakładka Terminarz widok Chronologiczny
    Zakładka Terminarz widok Chronologiczny
  • Widok Listy

    Zakładka Terminarz widok Lista
    Zakładka Terminarz widok Lista
  • Widok Tablicy – wyświetlanie niewykonanych zadań (bądź wykonanych w bieżącym tygodniu).

    Zakładka Terminarz widok Tablica
    Zakładka Terminarz widok Tablica

Dodatkowo zawartość listy można filtrować tak, aby wyświetlały się zdarzenia: dla spraw podrzędnych, cykliczne lub załatwione.

Uwaga
Zdarzenia do sprawy można dodawać również w aplikacji Kalendarz, Zadania lub Terminarz – wypełniając pole Numer sprawy w formularzu zdarzenia. Tak dodane zdarzenia wyświetlają się w karcie Terminarz sprawy.

Zakładanie nowej sprawy

Sprawy rejestruje się w teczkach.
Aby założyć nową sprawę, w drzewku w panelu Teczki należy wybrać teczkę, po czym kliknąć ikonę Nowa sprawa w Pasku narzędzi. Teczki na drzewku oznaczone są ikoną

Teczki działu Zarządu
Teczki działu Zarządu

Następnie należy wypełnić formularz i kliknąć przycisk Zapisz. Do utworzenia sprawy niezbędne jest wypełnienie pól: Nazwa, Teczka, Typ sprawy oraz Odpowiedzialna/y.

Formularz tworzenia nowej sprawy.
Formularz tworzenia nowej sprawy

Uwaga
Sprawy można tworzyć jedynie w teczkach, do których mamy dostęp.

Uwaga
Dostęp do nowo dodanej sprawy uzyskują automatycznie wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do teczki, w której sprawa się znajduje.

Uwaga
Sprawy można zakładać również:

  • w module Dokumenty poprzez dołączanie do sprawy
  • klikając ikonę ikona dodania nowej sprawy w polu Numer sprawy w formularzach dodawania elementów takich jak zdarzenia czy dokumenty
  • w zakładce Sprawy w Kartotece klienta

W powyższych przypadkach korzysta się z podstawowego formularza tworzenia nowej sprawy.

Tworzenie sprawy z dokumentu

Tworzenie sprawy na podstawie dokumentu ma miejsce w aplikacji Dokumenty i jest możliwe na dwa sposoby:

  • po zaznaczeniu dokumentu na liście i kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi

    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w aplikacji Dokumenty
    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w aplikacji Dokumenty
  • w oknie edycji dokumentu, po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi.

    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy na pasku narzędzi dokumentu
    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy na pasku narzędzi dokumentu

Powyższe ścieżki prowadzą do otwarcia formularza Dołącz do sprawy, w którym:

  1. Zaznacza się na drzewku w panelu nawigacyjnym Teczki teczkę, w której zostanie utworzona sprawa
  2. Należy kliknąć przycisk Nowa sprawa umieszczony powyżej.
Tworzenie nowej sprawy z dokumentu poprzez opcję Dołącz do sprawy
Tworzenie nowej sprawy z dokumentu poprzez opcję Dołącz do sprawy

Wykonanie powyższych akcji skutkują wyświetleniem formularza zakładania sprawy. Pola w tym oknie są wypełnione automatycznie na podstawie danych z formularza dokumentu i wybranej na drzewie teczki. Formularz jest edytowalny, zatem istnieje możliwość edycji wprowadzonych danych.

Podstawowy formularz dodawania nowej sprawy
Podstawowy formularz dodawania nowej spraw

Uwaga

  • W polu Sprawa nadrzędna wskazuje się element nadrzędny dla tworzonej sprawy, czyli to pole uzupełnia się wtedy, gdy tworzona sprawa ma być podsprawą.
  • Checkbox Generuj znak zapewnia automatyczne generowanie numeru sprawy zgodnie ze zdefiniowanym wzorem numeracji.

Po kliknięciu Zapisz następuje powrót do okna Dołącz do sprawy. Utworzona sprawa wyświetla się na liście. Zaznaczamy ją i klikamy Zapisz.

Po zamknięciu okna dokumentu (wiadomości) i odświeżeniu listy, obok nazwy dokumentu (tytułu wiadomości) pojawia się ikona oznaczająca powiązanie dokumentu ze sprawą. Ikona ta jest odnośnikiem do kartoteki sprawy.

Założoną w ten sposób sprawę możemy edytować w aplikacji Sprawy.

Tworzenie sprawy z maila

Do utworzenia sprawy z maila, konieczne jest posiadanie skonfigurowanej skrzynki pocztowej w systemie. Jeśli nie masz skonfigurowanej skrzynki, zobacz do pomocy: Konfiguracja konta pocztowego

Tworzenie nowej sprawy z maila można wykonać na dwa sposoby:

  • po zaznaczeniu maila na liście i kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi
Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w aplikacji Poczta
Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w aplikacji Poczta
  • w oknie edycji maila, po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi.

    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w otwartym mailu
    Dołączanie dokumentu do sprawy korzystając z opcji Dołącz do sprawy w otwartym mailu

Powyższe dwie opcje prowadzą do wyświetlenia formularza wyboru teczki, a następnie po wybraniu opcji Nowa sprawa do wprowadzenia danych.
Obydwa formularze są takie same, jak w przypadku tworzenia nowej sprawy z dokumentu.

Teczki

Aby móc założyć sprawę – niezależnie od tego, z jakiego poziomu – niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo widoczne jest w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.

Panel Teczki w aplikacji Sprawy
Panel Teczki w aplikacji Sprawy

W strukturze drzewa spraw wyróżnia się elementy:

  • Wszystkie sprawy, w której znajdują się wszystkie sprawy spełniające warunki:
    • sprawa została założona przez zalogowanego użytkownika,
    • zalogowany użytkownik jest osobą odpowiedzialną za sprawę,
    • sprawa znajduje się w teczce, która jest udostępniona dla stanowiska, do którego zalogowany użytkownik posiada prawo
    • sprawa utworzona jest w udostępnionej teczce
  • Teczki mojego działu, w której znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczce działu zalogowanego użytkownika.
  • Udostępnione działy, w którym znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczkach działów do których zalogowany użytkownik ma prawo.
  • Folder udostępnione teczki, w którym znajdują się wszystkie sprawy znajdujące się w udostępnionych teczkach dla zalogowanego użytkownika lub grupy w której się znajduje.
  • Folder udostępnione sprawy, w którym znajdują się sprawy, do których zalogowany użytkownik ma prawo.
  • Foldery wyszukiwania, gdzie wyświetlane dane zależą od zastosowanych filtrów.

Teczki są generowane w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt.
To, z jakim działem i kategorią wykazu akt jest związana teczka, można odczytać z jej symbolu.

Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki
Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Aby skonfigurować teczki, przejdź do pomocy: Konfiguracja modułu spraw

Prezentacja kartoteki sprawy

Kartoteka sprawy w systemie składa się z kilku zakładek, które uzupełnia się w zależności od tego, do czego wykorzystuje się sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt).

Podsumowanie:

  • ogólne informacje o sprawie, które można edytować po wybraniu przycisku Edytuj.
  • znajduje się przycisk Edytuj, po kliknięciu którego wyświetla się formularz edycji sprawy
  • znajduje się przycisk Menu, po kliknięciu którego wyświetla się lista akcji, możliwych do wykonania na sprawie.

Po wybraniu przycisku Edytuj otwiera się okno z możliwością edycji poszczególnych pól.

Opis pól:

  • Nazwa – Nazwa sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, można w tym celu wypełnić pole Uwagi.
  • Numer – Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Ustawieniach aplikacji. Numer można również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji.
  • Sprawa nadrzędna – Uzupełnienie tego pola sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy.
  • Osoba odpowiedzialna – W polu tym wskazuje się pracownika – użytkownika systemu, który odpowiada za sprawę.
  • Klient – Pole typu wyszukiwarka. Wybiera się w nim kontrahenta, z którym wiąże się sprawę, np. klient, dla którego realizuje się projekt.
  • Osoba kontaktowa – dla wprowadzonego klienta, w polu Osoba kontaktowa można wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować.
  • Data wszczęcia – Pole uzupełniane automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę można zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw.
  • Typ – Z listy wybiera się, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania Internetu, w której można tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów).
  • Termin realizacji – Pole to można uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po jego kliknięciu lub wybierając czas trwania sprawy z listy ustaw dla. Zmiana daty wszczęcia spowoduje odpowiednią zmianę w polu Termin realizacji.
  • Zamknięto – Pole uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy.
  • Stan – Z listy wybiera się, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli wybrano z listy opcję Zamknięta i zapisano zmianę – sprawa zostanie oznaczona jako Zakończona.
  • Status – Wartość w tym polu informuje o postępie prac nad sprawą, np. w trakcie.

Na zakładce Uprawnienia istnieje możliwość nadania bądź odebrania użytkownikom prawa do sprawy.
Uprawnienia do sprawy nadaje się w taki sam sposób jak zostało to opisane w artykule: Konfiguracja modułu spraw

Nadanie / Odebranie uprawnienia do pojedynczej sprawy
Nadanie / Odebranie uprawnienia do pojedynczej spraw

Wybrane opcje Menu

W Menu sprawy znajduje się kilka dodatkowych funkcjonalności:

Menu sprawy - dodatkowe funkcjonalności
Menu sprawy – dodatkowe funkcjonalności
  • Przenieś sprawę – sprawy można przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i klikając OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie.Uwaga!
    Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
  • Zamknij sprawę – akcja powodująca oznaczenie sprawy jako Zamknięta, co skutkuje brakiem możliwości edycji takiej sprawy. Po zamknięciu sprawy, w miejsce opcji Zamknij sprawę pojawi się opcja Wznów sprawę, która pozwoli na otwarcie i edycję.
  • Wyłącz dla mnie powiadomienia – umożliwia wyłączenie powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
  • Powiadom – wysłanie powiadomienia wraz z możliwością szybkiego otworzenia sprawy.
  • Historia – wyświetlanie informacji o zmianach w sprawie.
  • Sprawdź poziom uprawnień – wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie można wykonać w danej sprawie.
  • Komasowanie spraw – w przypadku, gdy dwie osoby utworzyły podobne sprawy, można je złączyć w jedną poprzez zamknięcie wybranej i przeniesienie wszystkich dokumentów oraz zdarzeń do sprawy wyznaczonej jako sprawa do pozostawienia.

Zamykanie spraw

Istnieje możliwość zamknięcia i otwarcia ponownie wielu spraw jednocześnie, natomiast jeśli sprawa zawiera podsprawy, mogą one być zamykane łącznie z nadrzędną.
Chcąc zamknąć wiele spraw jednocześnie, należy zaznaczyć je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym kliknąć ikonę Zamknij w Pasku narzędzi.

Zamykanie wybranej sprawy
Zamykanie wybranej sprawy

Wykonana akcja spowoduje wyświetlenie zamykanych spraw z podziałem na teczki, w których się znajdują. Zmiana statusu spraw w teczkach dotyczy tylko tych wybranych do zamknięcia i nie ma wpływu na pozostałe sprawy w danej teczce. Podana w nawiasie liczba spraw jest sumą spraw nadrzędnych i wszystkich utworzonych do nich podspraw. Zamykając sprawy, możemy ustawić dla nich status:

  • Zakończony – oznacza zamknięcie ukończonej sprawy (np. oferta zaakceptowana przez klienta).
  • Nie zmieniaj statusu – status pozostaje bez zmian. Opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, kiedy nie udało się ukończyć z jakiegoś powodu sprawy (np. projektu). Taka sprawa powinna zostać zamknięta, ale jej status pozostać niezmieniony, np. na W trakcie.
  • Ustaw status na… – status wybierany z listy rozwijanej.

Checkbox Zamknij podrzędne zaznacza się w przypadku, gdy podsprawy zamknięto automatycznie w chwili zamknięcia sprawy głównej.
Pojedynczą sprawę (wraz z podsprawami) można zamknąć z poziomu kartoteki sprawy. W tym celu należy wybrać przycisk Menu na kartotece, a następnie pozycję Zamknij sprawę.

Fragment menu sprawy z opcją Zamknij sprawę
Fragment menu sprawy z opcją Zamknij sprawę

Wznawianie spraw

Zamknięte sprawy można wznawiać pojedynczo. Dotyczy to również spraw zawierających podsprawy, tzn. w przypadku wznowienia sprawy zawierającej podsprawy, akcji podlega tylko sprawa główna, czyli każdą podsprawę tej sprawy należy wznawiać osobno.
Istnieją dwie drogi wznawiania spraw:

  • zamkniętą sprawę zaznacza się na liście i wybiera z Menu górnego pozycję Akcje > Wznów sprawę
  • wybiera się przycisk Menu na kartotece, a następnie pozycję Wznów sprawę.
Fragment menu sprawy z opcją Wznów sprawę
Fragment menu sprawy z opcją Wznów sprawę

Usuwanie spraw

Aby usunąć sprawy, zaznacza się je na liście i klika przycisk Usuń w Pasku narzędzi:

Usuwanie wielu spraw
Usuwanie wielu spraw

Inną możliwością jest wybranie pozycji Usuń w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy:

Usuwanie wielu spraw poprzez menu rozwijane po kliknięciu prawym klawiszem myszy
Usuwanie wielu spraw poprzez menu rozwijane po kliknięciu prawym klawiszem myszy

Dla pojedynczej sprawy istnieje możliwość usuwania spraw z kartoteki sprawy, jako kolejna opcja w menu:

Usuwanie sprawy z poziomu kartoteki sprawy
Usuwanie sprawy z poziomu kartoteki sprawy

Przywracanie spraw

Usunięte sprawy można również przywracać z poziomu kartoteki sprawy jako opcja na liście w Menu:

Przywracanie usuniętej sprawy z poziomu kartoteki sprawy
Przywracanie usuniętej sprawy z kartoteki sprawy

Przy każdorazowym usuwaniu spraw konieczne jest potwierdzenie wykonania tej operacji.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!