Podstawowe funkcje poczty email

W aplikacji Poczta email obsługiwane są wszystkie podstawowe funkcje poczty elektronicznej, w tym odbieranie, wysyłanie i przekazywanie wiadomości. Poniżej opisano część z nich.

 

Lista wiadomości #

Ekran aplikacji składa się z panelu zawierającego drzewa folderów wszystkich kont użytkownika (element chowany po kliknięciu odnośnika Skrzynki), listy wiadomości oraz okna podglądu treści wiadomości. Lista wiadomości może być filtrowana i sortowana za pomocą filtrów. Dodatkowo możemy zarządzać opcjami wyświetlania elementów na liście.

Nad listą znajdziemy filtry: Wszystkie, Nieprzeczytane oraz dodatkowe – rozwijane po kliknięciu ikony trzech kropek.

Aby zmienić sortowanie listy, klikamy domyślnie ustawioną wartość Data i z rozwijanego menu wybieramy kryterium sortowania. Kolejność ustawiamy klikając element obok.

Wybierając z rozwiniętego menu pozycję Ustawienia widoku, możemy skonfigurować dodatkowe opcje.

Niezależnie od ustawień, w każdym rekordzie wyświetlane są – w postaci ikon – informacje o danej wiadomości:

  • Ikona spinacza informuje o tym, że do wiadomość zawiera załącznik
  • Niebieska karteczka symbolizuje archiwizację w systemie w postaci dokumentu
  • Kropka to informacja o tym, czy zadanie powiązane z wiadomością zostało załatwione.
  • Czerwona walizka oznacza, że wiadomość jest powiązana ze sprawą.

 

Tworzenie nowej wiadomości #

Aby utworzyć nową wiadomość, klikamy przycisk Nowa w Pasku narzędzi. Okno składa się z podstawowych funkcji takich jak: Wysłanie oraz zapisanie wiadomości, dołączenie załącznika z dysku oraz wyszukanie odbiorców wiadomości z książki adresowej użytkownika.

Uwagi do wypełniania wybranych pól

  • W przypadku, kiedy korzystamy z kilku kont, wiadomość możemy wysłać z dowolnego z nich. Adres wybieramy z listy. Jako pierwszy wyświetla się adres oznaczony jako domyślny podczas konfiguracji konta pocztowego.
  • Domyślnie widoczne jest jedynie pole Do – kiedy klikniemy w wyszarzały przycisk DW/UDW pojawią się dodatkowe pola z możliwością wpisania odbiorców.
  • W polach Do, Kopia oraz Ukryta, po wpisaniu kilku znaków, wyświetlane są podpowiedzi adresów, które znajdują się w Osobistej książce adresowej. Książkę tę możemy otworzyć klikając ikonę Książka adresowa w Pasku narzędzi.
  • Pola Do, Kopia oraz Ukryta możemy uzupełnić po wybraniu Listy dystrybucyjnej i kliknięciu przycisku Użyj umieszczonego obok listy. Podgląd list dostępny jest po kliknięciu ikony

Dodanie załącznika do wiadomości może odbyć się na dwa sposoby:

  • Poprzez wybranie opcji Załącz plik w Pasku narzędzi i wybranie pliku ze wskazanej lokalizacji.
  • Poprzez przeciągnięcie i upuszczenie wybranego załącznika w miejscu tuż pod miejscem wpisywania treści wiadomości.

Dostępne dodatkowe funkcjonalności wyświetlane po wybraniu przycisku Opcje:

Opis poszczególnych funkcjonalności:

  • Pierwszą opcją jest wybór szablonu wiadomości utworzony wcześniej w języku html.
  • Po wybraniu z listy Priorytet wartości Wysoki, adresat otrzyma wiadomość oznaczoną symbolem wykrzyknika.
  • Wiadomość może być wysłana automatycznie w terminie wskazanym w polu Planowane wysłanie. Dodatkowo, jeśli zaznaczymy opcję Żądaj potwierdzenia przeczytania, adresat zostanie poproszony o potwierdzenie przeczytania wiadomości w chwili jej otwarcia.
  • Wysyłaną wiadomość możemy zapisać w folderze na serwerze lub lokalnym, wskazanym w polu Zapisz w folderze.
  • Archiwizacja dotycząca tworzonej wiadomości – takie same możliwości jak te opisane w rozdziale Archiwizacja wiadomości.
  • Powiązanie ręczne tworzonej wiadomości do wybranej sprawy.

Kopia robocza zapisywana jest zgodnie z ustawieniami w konfiguracji konta. Aby utworzyć kopię roboczą w dowolnym momencie, klikamy przycisk Zapisz w Pasku narzędzi. Zapisane wiadomości pojawią się w folderze Kopie robocze w panelu Foldery.

Wiadomość wysyłamy klikając przycisk Wyślij w Pasku narzędzi, a następnie wybranie opcji Wyślij / Odbierz.
Korzystając z przycisku Wyślij / Odbierz możemy także pobrać z serwera nowe wiadomości.

Uwaga
Wiadomości możemy tworzyć również z poziomu zakładki Dokumenty w sprawie lub w kartotece klienta, w aplikacji Dokumenty oraz po wybraniu z Menu górnego pozycji Otwórz > Nowy > Email

 

Odpowiadanie na wiadomości i ich przekierowywanie #

Aby odpowiedzieć na wiadomość, odpowiedzieć do wszystkich lub przekierować wiadomość, możemy wybrać odpowiednią opcję w jednym w miejsc:

  • Kiedy wiadomość zaznaczona jest na liście (i wyświetla się jej podgląd) – w Pasku narzędzi.
  • Z menu rozwiniętego po kliknięciu wiadomości na liście prawym przyciskiem myszy.
  • W Pasku narzędzi w oknie wiadomości wyświetlonym po dwukrotnym kliknięciu pozycji na liście.

Formularz odpowiadania na wiadomość/przekazywania wiadomości jest taki sam, jak okno tworzenia nowej wiadomości.

Uwaga
Wiadomości mogą być przekazywane w sensie dokumentu. Akcji tej dokonujemy po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Przekaż dokument w Pasku zadań lub – analogicznie – z poziomu okna wiadomości.

 

Usuwanie wiadomości #

Aby usunąć wiadomości, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl), po czym wykonujemy jedną z akcji:

  • klikamy ikonę Usuń w Pasku narzędzi.
  • wybieramy pozycję Usuń z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji na liście prawym przyciskiem myszy.

Usunięcie, a właściwie przeniesienie wiadomości do kosza nie wymaga potwierdzenia.

W celu całkowitego usunięcia wiadomości, wybieramy w drzewie folderów katalog Kosz. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy wybraną pozycję i z rozwiniętego menu wybieramy Usuń. Chęć usunięcia potwierdzamy klikając przycisk Tak w wyświetlonym oknie.

Aby przywrócić przeniesioną do kosza wiadomość, otwieramy folder Kosz, a następnie z menu rozwiniętego po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy wybieramy pozycję Przywróć.

Pojedynczo wiadomości możemy usuwać również po kliknięciu ikony Usuń w Pasku narzędzi w oknie wiadomości.

 

Synchronizacja poczty #

Poza synchronizacją poczty wychodzącej i przychodzącej, o których mowa powyżej, możemy zainicjować synchronizację wszystkich folderów dla wszystkich kont, które skonfigurowaliśmy. Aby tego dokonać, z menu Akcje wybieramy pozycję Pełna synchronizacja wiadomości.

 

Wydruk wiadomości #

Każdą wiadomość email możemy wydrukować. Generowanie podglądu wydruku jest możliwe na kilka sposobów:

  • wybieramy pozycję Drukuj z menu rozwiniętego po kliknięciu wiadomości na liście prawym przyciskiem myszy
  • klikamy ikonę Drukuj w Pasku narzędzi w oknie wiadomości wyświetlonym po dwukrotnym kliknięciu pozycji na liście.

Po kliknięciu przycisku Drukuj w prawym górnym rogu wiadomość możemy wydrukować.

 

Przenoszenie wiadomości pomiędzy folderami #

Aby przenieść wiadomość do wybranego folderu na serwerze lub lokalnego:

  • klikamy wiadomość na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Przenieś…

  • zaznaczamy wiadomość na liście i z menu górnego wybieramy pozycję Akcje > Przenieś do folderu.

W wyświetlonym drzewie wybieramy katalog docelowy, po czym klikamy przycisk OK.

 

Oznaczanie wiadomości flagą #

Ważne wiadomości wysłane i odebrane mogą być wyróżniane za pomocą flagi, która będzie wyświetlana w postaci ikony w polu Informacje. Oznaczenie wiadomości w ten sposób w systemie sprawi, że ten sam email na serwerze również będzie tak oznaczony.

Listę wiadomości możemy zawęzić do „flagowanych” używając filtra Flagi w panelu Filtry.

 

Oznaczanie wiadomości jako przeczytane/nieprzeczytane #

Wiadomości odebrane możemy oznaczać jako przeczytane lub nieprzeczytane (np. kiedy zapoznaliśmy się z treścią takiej wiadomości na szybko i chcemy do niej wrócić). Wiadomości nieprzeczytane wyświetlane są w postaci pogrubionego tekstu na liście wiadomości oraz oznaczone ikoną żółtej koperty. Aby oznaczyć wiadomość jako przeczytaną/nieprzeczytaną:

  • klikamy ją na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy Oznacz jako przeczytane lub Oznacz jako nieprzeczytane

  • zaznaczamy wiadomość na liście i z Menu  dostępnego w Panelu Narzędzi wybieramy opcje Oznacz jako przeczytane lub Oznacz jako nieprzeczytane.

Zmiana oznaczenia na przeczytane/nieprzeczytane w aplikacji Poczta email w systemie powoduje identyczną zmianę na serwerze.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!