Tworząc oferty handlowe czy też pisma do kontrahentów, często wymagana jest akceptacja ich treści przez konkretne osoby. W tradycyjnym modelu wymaga to wymiany wielu e-maili i przesyłania załączników. Procedura taka zwykle oznacza długi czas oczekiwania lub niebezpieczeństwo pomylenia wersji dokumentu, który powinien zostać wysłany na zewnątrz.
Problemy opisane powyżej nie dotykają użytkowników systemu Ready_™, który umożliwia szybkie uzyskanie opinii i wymaganej zgody, związanej z danym zadaniem, oraz udostępnia możliwość uruchomienia procedury obiegu dokumentu. Użytkownik posiada również pełną kontrolę nad wersją dokumentu.
Jak uruchomić procedurę obiegu dokumentów?
Aby uruchomić procedurę obiegu dokumentów, należy skorzystać z aplikacji Dokumenty i utworzyć np. nowe pismo wychodzące. Ready_™ umożliwia uruchomienie procedury obiegu dokumentu poprzez wybranie jej z listy dostępnych. Należy pamiętać o tym, że do uruchomienia obiegu dokumentów niezbędne jest ustawienie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie obszarów i osób.
Po prawej stronie dokumentu zostanie wyświetlona wstęga z informacjami o krokach procedury. Dokument zostanie przekazany do wybranej osoby celem akceptacji. Akceptant zostanie powiadomiony o nowym dokumencie do akceptacji poprzez strumień powiadomień oraz zobaczy nowy dokument w swoim panelu Workflow. Po wymianie komentarzy i zatwierdzeniu dokumentu otrzyma się odpowiednie powiadomienie o zakończeniu procesu.
Uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach organizacji przedstawiono w filmie zamieszczonym poniżej:
Więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów
Opis pełnej funkcjonalności obiegu dokumentów dostępny jest w sekcji pomocy:
- Znaczenie struktury organizacyjnej
- Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie?
- Konfiguracja modułu dokumenty
Czym jest obieg dokumentów księgowych w firmie? Jakie zapewnia korzyści?
Tradycyjny obieg informacji w firmie pochłania naprawdę sporo czasu i środków. Szczególnie można to odczuć, jeśli prowadzi się zdalną firmę. Wtedy jeszcze trudniejsze staje się pilnowanie dokumentów księgowych. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą systemy do elektronicznego obiegu dokumentów. Warto sprawdzić, jak takie rozwiązanie ułatwia prowadzenie księgowości i na czym dokładnie to polega.
Czym jest księgowy system obiegu dokumentów w firmie?
System obiegu dokumentów w firmie ma dwojakie działanie. Z jednej strony jest to zbiór procedur biznesowych, a z drugiej inteligentny system informatyczny. Połączenie obu tych funkcji sprawia, że otrzymuje się naprawdę przydatne narzędzie, które znacznie ułatwia obieg dokumentów księgowych, a także ich standaryzację, przechowywanie, przesyłanie czy po prostu archiwizowanie. Poza tym nawet papierowe noty księgowe, faktury i potwierdzenia przelewów zyskują elektroniczną formę.
Warto też zaznaczyć, że zarządzanie obiegiem dokumentów odbywa się na zasadach workflow. Dodatkowo istotną funkcję pełnią elektroniczne powiadomienia. Dzięki nim upoważnione osoby zawsze otrzymają informacje o bieżącym statusie dokumentu na podstawie wcześniej wypracowanego schematu. Dodając do tego elektroniczny podpis, można łatwo przekonać się, jak szybkie może stać się potwierdzanie kolejnych dokumentów księgowych.
Na czym polega obieg dokumentów księgowych?
W przypadku obiegu dokumentów należy wziąć pod uwagę kilka różnych procesów. Jeśli chodzi o księgowość, to kluczowe znaczenie ma rejestracja, porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja. Trzeba zauważyć, że odnosi się to zarówno do dokumentów przychodzących, jak i wychodzących. Choć kluczowe znaczenie ma indywidualne zarządzanie dokumentów, to jednak w obiegu dokumentów księgowych nie można pominąć wcześniej wspomnianych procesów. Warto pamiętać także o tym, że każdy dokument, jaki trafia do firmy bądź jest przez nią generowany, powinien być oceniany pod względem przydatności dla organizacji. Następnie poszczególne operacje gospodarcze muszą być zakwalifikowane i przechowywane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Jak sklasyfikować dokumenty księgowe?
Jeśli w firmie działa elektroniczny obieg dokumentów, to nie będzie konieczności samodzielnie wykonywać wielu zadań. Jednak warto, poznać najprostszą klasyfikację dokumentów księgowych, która dzieli się na:
- zbiorcze np. raporty kasowe,
- rozliczeniowe,
- zastępcze,
- korygujące np. noty księgowe.
Dlaczego ważna jest archiwizacja dokumentów księgowych?
Trzeba uwagę na to, że system obiegu dokumentów w firmie nie tylko poprawia wydajność organizacji, ale przede wszystkim umożliwia jeszcze skuteczniejsze przestrzeganie prawa. Ma to szczególne znaczenie, jeśli chodzi o faktury czy księgi rachunkowe, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami należy je archiwizować przez 5 lat. Dlatego zgubienie tych dokumentów może wiązać się ze sporymi problemami. Gdy firma posiada nowoczesne narzędzia do obiegu dokumentów księgowych, to zyskuje bezpieczną strefę dla wszystkich dokumentów. Wówczas z łatwością można odnaleźć zarchiwizowane umowy, faktury, wnioski, dowody księgowe itp. Tak naprawdę zajmuje to zaledwie kilka sekund.
Jak wygląda prosty obieg dokumentów księgowych?
Elektroniczny obieg dokumentów może z łatwością dostosować się do wielkości oraz rodzaju firmy. Dlatego nie ma jednego z góry ustalonego schematu, bo kluczowe znaczenie ma to, żeby był on maksymalnie dopasowany do organizacji.
Jednak, jeśli chce się wiedzieć, jak prezentuje się obieg informacji w firmie, gdy dotyczy on księgowych dokumentów w firmie, zatrudniającej od 10 do 20 pracowników, to wtedy faktury korygujące VAT lub kosztowe trafiają najpierw do sekretariatu. Wówczas uprawniona osoba wprowadza je do systemu. Gdy już przybierają elektroniczną postać, to mogą wyruszyć w dalszą drogę, czyli do prezesa. Tam dochodzi do merytorycznej akceptacji treści oraz kosztów, jakie z nich wynikają. Później dany dokument jest przesyłany do księgowości, gdzie następuje sprawdzenie faktury pod kątem formalnym i prawnym, a także wprowadzenie do ewidencji księgowej. Na sam koniec faktura jest archiwizowana, czym może zająć się księgowość lub sekretariat.
Przesyłanie w taki sposób dokumentów księgowych znacznie przyspiesza cały proces, a jeśli na jakimś etapie dochodzi do opóźnień, to z łatwością można to skontrolować.
Jakie zalety ma zarządzanie obiegiem dokumentów księgowych?
Warto zwrócić uwagę na to, że obieg dokumentów księgowych zapewnia organizacji wiele korzyści. Przede wszystkim znacznie usprawnia to jej funkcjonowanie. Przy tym pozwala to na kontrolę bez względu na miejsce. Kluczowe znaczenie ma tylko to, żeby nadać odpowiednie uprawnienia, zależne od zajmowanego stanowiska i pełnionej funkcji – od głównego księgowego, po pracowników sekretariatu czy członków zarządu. Dzięki temu każda z tych osób będzie miała dostęp do konkretnych danych. Wówczas z pewnością wykorzystane zostaną zalety, jakie zapewnia elektroniczny obieg informacji w firmie.
Szybszy obieg informacji w firmie
Właściwie każda firma czasem ma problem, z tym że dokumentów jest po prostu zbyt wiele. Wówczas pojawiają się opóźnienia w ich obiegu, co jest szczególnie niebezpieczne dla księgowości, ponieważ może upłynąć termin płacenia za VAT. Poza tym nadmiar dokumentów z czasem zaczyna angażować coraz liczniejsze grupy pracowników i powodować niezadowolenie kontrahentów. Tym samym może dojść do strat finansowych w organizacji. Zupełnie inaczej jest, gdy korzysta się z wirtualnego obiegu dokumentów księgowych. Po prostu pomaga to w ich uporządkowaniu, a przede wszystkim w przyspieszeniu wszystkich procesów. Nie będzie trzeba też poświęcać zbyt wiele czasu na wyszukiwanie ważnych informacji.
Zarządzanie obiegiem dokumentów to ułatwienie dla pracowników
Wielu nowych pracowników w firmie i trzeba ułatwić im wejście do zespołu? W tym przypadku znów pomoże elektroniczny obieg dokumentów. Warto zaznaczyć, że dotyczy to osób, znajdujących się na różnych szczeblach organizacyjnej drabiny. W końcu system jest prosty w obsłudze, a do tego informuje pracowników, gdzie następnie powinny trafić dowody księgowe czy inne dokumenty. Dodatkowo nie trzeba przejmować się tym, że umowy, faktury bądź noty trafią do nieodpowiedniej osoby. Elektroniczny system zarządzania projektami pomaga zlikwidować takie problemy organizacyjne, a tym samym umożliwiają nowym pracownikom jeszcze szybsze zaadaptowanie się w zespole.
Bezpieczeństwo obiegu dokumentów księgowych
Obowiązujące przepisy dotyczące danych osobowych nakładają na przedsiębiorstwa kolejne obowiązki. Przede wszystkim jednak wymagają jeszcze większej dbałości o bezpieczeństwo. W jaki sposób umożliwia to nowoczesny obieg dokumentów? Po prostu takie narzędzie znacznie ułatwia przechowywanie danych osobowych pracowników, kontrahentów, klientów czy inwestorów. Większość z nich znajduje się w chmurze, choć to dość indywidualna kwestia, która jest uzależniona od konkretnego systemu.
Poza tym elektroniczny obieg dokumentów księgowych pozwala zmniejszyć ryzyko trafienia danych w niepowołane ręce. W takim przypadku posiada się pełną kontrolę nad tym, kim jest osoba upoważniona i jakie zajmuje stanowisko. Dzięki temu poszczególni pracownicy mogą mieć zupełnie inne uprawnienia.
Dodatkowo zdigitalizowana forma dokumentów księgowych chroni firmę przed ich zniszczeniem np. w wyniku pożaru bądź nieodpowiedzialnego zachowania pracowników.
System obiegu dokumentów w firmie to lepsza wydajność
Nowoczesny system obiegu dokumentów przyda się wszędzie tam, gdzie występują wnioski, księgi rachunkowe czy faktury w tradycyjnej formie. W tym przypadku nie jest to uzależnione od branży, wielkości firmy bądź sektora, w jakim się działa. Przede wszystkim dlatego, że taki nowoczesny obieg znacznie zwiększa wydajność, a tym samym poprawia produktywność pracowników i pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy. To wszystko dzięki temu, że zespół może całkowicie skupić się na swoich zadaniach, a ewentualna obsługa systemu zajmuje dosłownie chwilę. Sprawia to także, że księgowość może jeszcze lepiej kontrolować wydatki i dbać o dobrą kondycję finansową organizacji.