Konfiguracja

Zaawansowany system konfiguracji procesu obiegu faktur pozwala odzwierciedlić obieg faktury kosztowej jaki występuje w firmie. Aby poprawnie uruchomić proces obiegu faktur, należy wykonać następujące czynności:

Skonfigurować proces obiegu faktur w oparciu o poniższe kroki
Zdefiniować słowniki – MPK-i, RK-i, Dodatkowa analityka, waluty, formy płatności oraz typy dokumentów księgowych

Aby rozpocząć konfigurację, należy w module Ustawienia aplikacji przejść do widoku Faktury, w którym możemy rozpocząć podstawową konfigurację.
Pierwszym krokiem jest Konfiguracja obiegu faktur, gdzie poprzez kliknięcie przycisku Konfiguruj otwieramy okno konfiguracji, gdzie w szybki sposób możemy samodzielnie ustawić parametry procesu obiegu dokumentów.

Konfigurator procesu #

Krok 1 – Wybór procesu obiegu faktury #

Konfiguracja procesu rozpoczyna się od wyboru obiegu faktury spośród 6 dostępnych, najczęściej wykorzystywanych procesów faktury. W przypadku bardziej złożonej konfiguracji po skonfigurowaniu standardowego procesu można skorzystać z Workflow setup. Konfigurator zbudowany jest z kilku kroków, liczba kroków jakie pojawiają się w trakcie konfiguracji jest zależna od wybranego procesu obiegu faktury. Poniższy przykład konfiguracji jest dla pierwszego, najczęściej wybieranego procesu.

Krok 2 – Ustawienie pól obligatoryjnych na etapie wprowadzania faktury #

Po zarejestrowaniu faktury, procedura uniemożliwi przeprocesowanie dokumentu do kolejnego etapu bez uzupełniania wszystkich wymaganych pól, które zostały zaznaczone jako obligatoryjne w trakcie konfiguracji procesu obiegu faktury w kroku 2.

Krok 2 – Opis merytoryczny #

W konfiguracji tego etapu możemy wybrać w jaki sposób osoba merytoryczna będzie wybierana. Mam do wybór kilka opcji

  • Osoba wybrana przez pracownika rejestrującego fakturęopcja standardowa
  • Osoba wykonująca poprzedni etap – jeśli osoba rejestrująca opisuje fakturę
  • Osoby merytoryczne wybrane ręcznie z grupy – pracownik rejestrujący może wybrać osoby do opisu merytorycznego to pracownik z przypisanej grupy
  • Wybrana grupa – faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do osób z wybranej grupy
  • Wybrani pracownicy – faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do wybranych osób

Możemy zaznaczyć weryfikację wypełnienia analityk na koszcie.

Krok 3 – Akceptacja #

Po opisie merytorycznym faktura zostanie przekazana do akceptacji. Wybór osób akceptujących może być automatyczny lub ręczny.

Mam do wybór kilka opcji:

  • Mapa akceptacji – zaawansowana funkcja pozwalająca wybierać osoby akceptujące fakturę na podstawie danych we wprowadzonym koszcie i wprowadzić kilku stopniową akceptację np zależną od wartości faktury
  •  Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy – pracownik opisujący fakturę sam wybiera osobę, która zaakceptuje fakturę, ale wybór ograniczony jest do listy osób wprowadzonych do wybranej grupy
  • Przełożony opisujący kosz wg struktury – akceptujący (przełożony) wybierane jest automatycznie na podstawie osoby, która dodała koszt do faktury
  • Wybrana grupa – faktura zostanie przekazana zawsze do akceptacji do osób z wybranej grupy
  • Wybrani pracownicy – faktura zostanie przekazana zawsze do akceptacji do wybranych osób
  • Bez akceptacji – dany proces (ścieżka) może nie wymagać akceptacji

Nie zależnie od konfiguracji jeśli korzystamy z aplikacji wnioski i faktura jest podłączona pod wniosek to zachowanie tego etapu jest nadpisywane funkcją pobierania informacji o akceptacji z wniosków. Więcej na temat zachowania w artykule o powiązaniach

Krok 4 – Weryfikacja Rachunkowa – Księgowość #

Do etapu księgowości przypisujemy wybraną grupę księgowych, które obsługują faktury. Dodatkowo możemy ustawić zachowanie weryfikacji kontrahenta z białą listą. System może weryfikować kontrahenta i konto bankowe wprowadzone na fakturze tylko jeśli faktura przekracza brutto 15 tys lub na każdej fakturze niezależnie od wartości.

Ustawienia końcowe #

Konfigurację procesu kończymy, możliwością ustawienia kilku dodatkowych opcji. Nie są one obowiązkowe do uzupełniania, i zawsze do ich konfiguracji można wrócić albo poprzez ponowną konfigurację lub przez zakładkę USTAWIENIA, gdzie znajdziemy wszystkie opcje również te nie prezentowane na konfiguratorze, ale możliwe do użycia przy bardziej złożonych procesach obiegu

Po zakończeniu konfiguracji możemy przejść do wprowadzenia pierwszej faktury do systemu.

Dodatkowe ustawienia #

Możliwa jest zmiana domyślnego zachowania przejścia z etapu Rejestracji do kolejnego etapu zgodnie z procedurą  jeśli osobą wprowadzającą fakturę jest pracownik z grupy FAKTURY – Księgowość i włączona jest poniższe ustawienie. Wtedy faktura po rejestracji przejdzie do etapu WERYFIKACJA RACHUNKOWA bo uznaje się że pracownik Księgowości wprowadza faktury stałe np za Prąd, Gaz, które nie wymagają procesu obieg może je sam opisać i zakończyć obieg

Ścieżki procesu #

Na zakładce ścieżki procesu, widzimy wszystkie skonfigurowane procesy obiegu i osoby biorące udział w procesie. Ścieżki służą do budowy i zmiany bardziej złożonych procesów zmiany osób, grup lub zachowania danego etapu.

Przykładowy poniższy przypadek konfiguracji przybliży możliwości ścieżek.

CaseStudy #

Firma oczekuje dwóch procesów obiegów jeden standardowy dla faktur zakupu i jeden poufny dla faktur wynagrodzeniowych.

Założenia

  1. Do wszystkich faktur ale nie wynagrodzeniowych ma mieć dostęp wybrana grupa niezależnie od osób biorących w niej udział
  2. Faktury kosztowe rejestrowane są dwóch oddziałach, potrzebne są dwie oddzielne numeracje
  3. Do faktur wynagrodzeniowych (poufnych mają mieć dostęp 4 osoby)
  4. Rejestrując fakturę wynagrodzeniową osoba wybiera osobę do opisu tylko z dwóch dostępnych, ograniczy to przez przypadek popełnienia błędu i wysłania faktury z poza grona uprawnionych osób

Co należy wykonać, odpowiedzi na pkt

  1. W systemie mamy dwie grupy mające dostęp do wszystkich faktury – FAKURY – Księgowość, FAKTURY – Nadzór nad procesem. Nie możemy użyć tych grup do ścieżki kosztowej ponieważ osoby z tej grupy będą widziały faktury wynagrodzeniowe dlatego:
    1. tworzymy nową grupę i przypisujemy ją w dodatkowych ustawieniach ścieżki jako grupa uprawniona do wszystkich faktur dla tej ścieżki
    2. tworzymy nową grupę FAKTURY – Księgowość faktur wynagrodzeniowych i przypisujemy do etapu Weryfikacja Rachunkowa

Faktura kosztowa #

Tak stworzony proces odizoluje nam pracowników od drugiego procesu Faktur wynagrodzeniowych

Faktury wynagrodzeniowa #

Dokument tej kategorii są poufne i nie może mieć do nich dostęp nikt po za osobami, które biorą w procesie udział.
Wymaganie to sprowadza się do:
utworzenie Dziennika dla dokumentów poufnych i zabranie dostępu do tego dziennika wszystkim nie uprawnionym pracownikom, możemy tez całkowicie odebrać uprawnienia wszystkim pracownikom lub pozostawić w tym przypadku dostęp dla Nowaka i Skorskiej.

2. dodanie typu dokumentu księgowego np FW – Faktury wynagrodzeniowe i utworzenie ścieżki procesu

3. w ustawieniach aplikacji/faktury/mapa dzienników dodanie mapowania dziennika dokumentów poufnych do utworzonego typu dokumentu księgowego

4. Skonfigurowanie ścieżki procesu dla tego typu dokumentu księgowego

tak skonfigurowany proces automatycznie zarejestruje dokument w Dzienniku faktur poufnych, oznaczy dokument jako poufny co oznacza że osoba, które nie ma wprowadzonych do uprawnień dokumentu nie będzie miała dostępu do dokumentu mi że jest przełożony, zastępcą. W tym przypadku tylko osoba rejestrująca dokument i Nowak i Skorska będą posiadali dostęp do tego typu dokumentów

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!