Uruchomienie obiegu faktur zakupu

Zaawansowany system konfiguracji procesu obiegu faktur zakupu pozwala odzwierciedlić obieg faktury kosztowej, jaki występuje w firmie. Aby poprawnie uruchomić proces obiegu faktur, należy wykonać następujące czynności:

  1. Skonfigurować proces obiegu faktur zakupu.
  2. Zdefiniować słowniki: MPK-i, RK-i oraz dodatkowe analityki, jeśli występują.
  3. Zdefiniować słowniki typów dokumentów księgowych, rejestrów i stawek VAT, walut, form płatności oraz projektów.

Aby rozpocząć konfigurację, należy w module Ustawienia aplikacji przejść do widoku [Faktury zakupu], a następnie do sekcji [Konfiguracja].

Konfiguracja – obieg faktur zakupu #

Konfiguracja obiegu faktur zakupu #

W pierwszej kolejności należy wykonać konfigurację obiegu faktur zakupu. W kafelce Konfiguracja obiegu faktur klikamy przycisk [Konfiguruj] i otwieramy okno konfiguracji, gdzie w szybki sposób możemy samodzielnie ustawić parametry procesu obiegu dokumentów.

Krok 1 – Wybór procesu obiegu faktury zakupu #

Konfiguracja procesu rozpoczyna się od wyboru obiegu spośród 6 dostępnych, najczęściej wykorzystywanych procesów obiegu faktury zakupu. Konfigurator w kilku krokach pozwala na odpowiednie przygotowanie i dopasowanie tego procesu. Liczba kroków, jakie pojawiają się w trakcie konfiguracji, zależna jest od wybranej na początku opcji. Poniższy przykład konfiguracji przedstawia kroki dla pierwszego procesu obiegu. Podstawową konfigurację w dalszej kolejności będzie można można doprecyzować i rozbudować, korzystając z możliwości, udostępnionych w sekcji [Ścieżki procesu].

Krok 2 – Ustawienie pól obligatoryjnych na etapie wprowadzania faktury zakupu #

Krok ten umożliwia wybór, które pola zarejestrowanej faktury zakupu mają być polami wymagalnymi.

Po zarejestrowaniu faktury zakupu nie będzie możliwe jej przeprocesowanie do kolejnego etapu bez uzupełniania wszystkich pól, które zostały zaznaczone jako obligatoryjne w powyższym oknie.

Krok 3 – Opis merytoryczny #

Krok ten umożliwia konfigurację etapu Opis merytoryczny.

Na tym etapie procesu obiegu faktury zakupu można wskazać, w jaki sposób osoba merytoryczna będzie wybierana. Do wyboru jest kilka opcji:

  • Osoba wybrana przez pracownika rejestrującego fakturęopcja standardowa.
  • Osoba wykonująca poprzedni etap – przypadek, kiedy osoba rejestrująca opisuje również fakturę.
  • Osoby merytoryczne wybrane ręcznie z grupy – przypadek, kiedy pracownik rejestrujący może wskazać do opisu merytorycznego osoby z wybranej grupy.
  • Wybrana grupa – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do osób
    z wybranej grupy.
  • Wybrani pracownicy – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do wybranych osób.

Można również zaznaczyć weryfikację wypełnienia analityk na koszcie.

Następnie można określić, co ma się wydarzyć w przypadku, gdy pracownik, opisujący merytorycznie fakturę zakupu, otrzymał do opisu fakturę, która nie powinna zostać do niego przekazana. Do wyboru są dwie opcje:

  • Cofnij do osoby, która przekazała mu dokument.
  • Przekaż do Księgowości w celu wyjaśnienia.

Ostatnie ustawienie pozwala określić, czy aplikacja Faktury zakupu ma sprawdzać rozpisanie kosztu
w 100%.

Krok 4 – Akceptacja #

Po opisie merytorycznym faktura zostanie przekazana do akceptacji. Wybór osób akceptujących może być automatyczny lub ręczny.

Do wyboru mamy kilka opcji:

  • Mapa akceptacji – zaawansowana funkcja, pozwalająca wybierać osoby akceptujące fakturę zakupu na podstawie danych, zawartych we wprowadzonym koszcie, oraz umożliwiająca kilkustopniową konfigurację akceptacji np. zależną od wartości faktury.
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z wybranej grupy – przypadek, kiedy pracownik opisujący fakturę zakupu sam wybiera osobę akceptującą fakturę z listy osób wprowadzonych do wybranej grupy.
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy: Faktury – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – przypadek, kiedy pracownik opisujący fakturę wybiera osobę, która zaakceptuje fakturę, ale wybór ograniczony jest do listy osób z grupy Faktury – Akceptujący – Akceptujący faktury wybierani ręcznie.
  • Przełożony opisującego koszt (wg struktury) – przypadek, kiedy akceptujący (przełożony) wybierany jest automatycznie na podstawie osoby, która dodała koszt do faktury. W przypadku tej opcji można również oznaczyć grupę użytkowników, która będzie wyłączona z akceptacji przełożonego (np. Zarząd).
  • Akceptuje jedna osoba z wybranej grupy – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana do wybranej grupy osób, a akceptacji dokonuje jedna z nich.
  • Wybrani pracownicy – przypadek, kiedy faktura zostanie zawsze przekazana do akceptacji
    do wybranych osób.
  • Bez akceptacji – przypadek, kiedy dany proces (ścieżka) nie będzie wymagać akceptacji.

Niezależnie od powyższych opcji, w przypadku gdy korzystamy z aplikacji Wnioski Zakupowe i do faktury zakupu zostanie dołączony Wniosek Zakupowy, który przekracza wartość tej faktury (czyli jest niezgodny), to do osób akceptujących daną fakturę zakupu, dołączana jest osoba akceptująca Wniosek Zakupowy. Więcej na ten temat znajduje się w artykule o powiązaniach.

Krok 5 – Weryfikacja Rachunkowa – Księgowość #

Do etapu księgowości należy przypisać wybraną grupę księgowych, które rozliczają faktury zakupu.

Ostatnia opcja pozwala włączyć mechanizm przejmowania przez Księgową faktur do realizacji. Mechanizm ten umożliwia wybór i przejęcie przez poszczególne księgowe faktur z listy zarejestrowanych dokumentów księgowych.

Krok 6 – Ustawienia końcowe #

Konfiguracja procesu obiegu faktury zakupu kończy się możliwością ustawienia kilku dodatkowych opcji. Nie są one obowiązkowe do uzupełniania. Do ich ustawienia można zawsze powrócić poprzez ponowną konfigurację lub przez zakładkę USTAWIENIA. Tam znajdują się wszystkie opcje, również te nie prezentowane na konfiguratorze, które można użyć przy bardziej złożonych procesach obiegu faktur zakupu.

Po zakończeniu konfiguracji można przejść do wprowadzenia pierwszej faktury zakupu do systemu.

Definiowanie słowników: MPK, RK oraz dodatkowe analityki #

W celu poprawnego uruchomienia procesu obiegu faktury zakupu, w kolejnym kroku należy zdefiniować słowniki MPK, RK oraz, jeśli jest to wymagane, słowniki dodatkowych analityk. W odpowiednich kafelkach klikamy przycisk [Otwórz], a następnie w szybki sposób samodzielnie tworzymy/modyfikujemy pozycje odpowiednich słowników.

Słownik Miejsca Powstawania Kosztów #

Aby zarządzać słownikiem MPK, należy kliknąć w przycisk [Otwórz] na odpowiedniej kafelce.

Przyciski:

  1. Dodaj – dodaje nowe MPK.
  2. Edytuj – edytuje zaznaczoną pozycję MPK.
  3. Usuń – usuwa zaznaczoną pozycję MPK.
  4. Odśwież listę – odświeża listę pozycji MPK.
  5. Importuj MPK – uruchamia mechanizm importu pozycji MPK z pliku *.csv.
  6. Przepisz MPK – uruchamia mechanizm przepisania MPK z jednego roku obrachunkowego na kolejny.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] można dodać/modyfikować pozycje MPK w wyświetlonym oknie. W tym celu należy wypełnić wymagane pola i kliknąć w przycisk [OK].

Dodatkowo, w oknie zarządzania słownikiem MPK, istnieje możliwość przepisania, poprzez kliknięcie
w przycisk [Przepisz], wszystkich pozycji słownika MPK z jednego roku obrachunkowego na kolejny.

Alternatywnym sposobem wprowadzenia pozycji słownika MPK jest import tych pozycji z pliku *.csv, który można uruchomić poprzez kliknięcie w przycisk [Import z CSV] w oknie słownika MPK lub
w kafelce [Miejsce powstawania kosztów].

W pierwszym kroku kreatora importu MPK należy wskazać plik importu i parametry jego odczytu oraz kliknąć w przycisk [Dalej].

W kolejnym kroku należy ustawić parametry importu oraz powiązanie pól pozycji słownikowych
z nagłówkami pliku importu i kliknąć [Dalej]. W tym momencie następuje import pozycji MPK, a po jego zakończeniu wyświetlane jest podsumowanie.

Słownik Rodzaje Kosztów #

Aby zarządzać słownikiem RK, należy kliknąć w przycisk [Otwórz] na kafelce Rodzaje kosztów.

Przyciski:

  1. Dodaj – dodaje nowy RK.
  2. Edytuj – edytuje zaznaczoną pozycję RK.
  3. Usuń – usuwa zaznaczoną pozycję RK.
  4. Odśwież listę – odświeża listę pozycji RK.
  5. Importuj RK – uruchamia mechanizm importu pozycji RK z pliku *.csv.
  6. Przepisz RK – uruchamia mechanizm przepisania RK z jednego roku obrachunkowego na kolejny.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] można dodać/modyfikować, w wyświetlonym oknie, zaznaczoną pozycję RK. W tym celu należy wypełnić wymagane pola i kliknąć w przycisk [OK].

Dodatkowo w oknie zarządzania słownikiem RK można, klikając w przycisk [Przepisz RK], przepisać wszystkie pozycje słownika RK z jednego roku obrachunkowego na kolejny.

Alternatywnym sposobem wprowadzenia pozycji słownika RK jest import tych pozycji z pliku *.csv, który można uruchomić poprzez kliknięcie w przycisk [Importuj RK] w oknie słownika RK lub w kafelce [Rodzaje kosztów].

W pierwszym kroku kreatora importu RK należy wskazać plik importu i parametry jego odczytu oraz kliknąć w przycisk [Dalej].

W kolejnym kroku należy ustawić parametry importu oraz powiązanie pól pozycji słownikowych
z nagłówkami pliku importu i kliknąć[Dalej]. W tym momencie następuje import pozycji RK, a po jego zakończeniu wyświetlane jest podsumowanie.

Definiowanie słowników: typy dokumentów księgowych, rejestr VAT, stawki VAT, waluty, formy płatności oraz projekty #

Kolejnym krokiem poprawnego uruchomienia procesu obiegu faktury zakupu powinno być zdefiniowanie słowników typów dokumentów księgowych, rejestrów i stawek VAT, walut, form płatności oraz projektów. W tym celu w odpowiednich kafelkach należy kliknąć przycisk [Otwórz], a następnie
w szybki sposób samodzielnie utworzyć/modyfikować pozycje odpowiednich słowników.

Słownik Typy dokumentów księgowych #

Aby zarządzać słownikiem typów dokumentów księgowych, należy kliknąć w przycisk [Otwórz] na odpowiedniej kafelce.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczony typ dokumentu księgowego. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [Zapisz].

Słownik Rejestry VAT #

Aby zarządzać słownikiem rejestrów VAT, klikamy w przycisk [Otwórz] na kafelce Rejestry VAT.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczony rejestr VAT. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [Zapisz].

Słownik Stawki VAT #

Aby zarządzać słownikiem stawek VAT, klikamy w przycisk [Otwórz] na odpowiedniej kafelce.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczoną stawkę VAT. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [OK].

Słownik Waluty #

Aby zarządzać słownikiem walut, klikamy w przycisk [Otwórz] na kafelce Waluty.

Przyciski:

  1. Nowa – dodaje nową walutę.
  2. Edycja – edytuje zaznaczoną walutę.
  3. Usuń – usuwa zaznaczoną pozycję.
  4. Kursy wymiany – wyświetla okno z wszystkimi pobranymi kursami wybranej waluty.
  5. Pokaż waluty – otwiera w nowej zakładce stronę www.bankier.pl.
  6. Aktualizuj – aktualizuje kurs wybranej, zaznaczonej waluty.
  7. Zaplanowane zadania – wyświetla okno umożliwiające tworzenie harmonogramu zadań aktualizacji kursów walut.
  8. Odśwież listę walut – odświeża widok listy walut.

Klikając w przycisk [Nowa]/[Edycja] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczoną walutę. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [Zapisz].

Aktualizację kursów walut można wykonać ręcznie, zaznaczając wybraną walutę i klikając przycisk [Aktualizuj]. Aktualizację kursów można również zaplanować, dodając zadanie do harmonogramu aktualizacji. W tym celu klikamy przycisk [Zaplanowane zadania] i w wyświetlonym oknie dodajemy nowe zadanie aktualizacji walut.

Projekty #

Aby zarządzać słownikiem Projekty, klikamy w przycisk [Otwórz] na odpowiedniej kafelce.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczony projekt. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [Zapisz].

Alternatywnym sposobem wprowadzenia pozycji słownika Projekty jest import tych pozycji z pliku *.csv, który można uruchomić, klikając w przycisk [Import].

Słownik Formy płatności #

Aby zarządzać słownikiem form płatności, klikamy w przycisk [Otwórz] na kafelce Formy płatności.

Klikając w przycisk [Dodaj]/[Edytuj] możemy dodać/modyfikować w wyświetlonym oknie zaznaczoną formę płatności. W tym celu wypełniamy wymagane pola i klikamy w przycisk [OK].

Ścieżki procesu obiegu faktury zakupu #

W zakładce ścieżki procesu znajdują się wszystkie skonfigurowane procesy obiegu faktur zakupu oraz osoby, biorące udział w procesie. Ścieżki służą do budowy i konfiguracji bardziej złożonych procesów zmiany osób, grup lub zachowania danego etapu.

Przykładowy poniższy przypadek konfiguracji przybliży możliwości ścieżek.

CaseStudy #

Firma oczekuje dwóch procesów obiegu faktur zakupu: jeden standardowy dla faktur zakupu oraz jeden poufny dla faktur wynagrodzeniowych.

Założenia

  1. Do wszystkich faktur, za wyjątkiem wynagrodzeniowych, ma mieć dostęp wybrana grupa, niezależnie od osób biorących w niej udział.
  2. Faktury kosztowe rejestrowane są dwóch oddziałach, potrzebne są dwie oddzielne numeracje.
  3. Do faktur wynagrodzeniowych (poufnych) mają mieć dostęp 4 osoby.
  4. Rejestrując fakturę wynagrodzeniową, osoba wybiera do opisu osobę tylko z dwóch dostępnych.  Ograniczy to popełnienie błędu i wysłanie, przez przypadek, faktury do osoby spoza grona osób uprawnionych.

Co należy wykonać? Odpowiedzi na poszczególne punkty

  1. W systemie są dwie grupy, mające dostęp do wszystkich faktur: FAKURY – Księgowość oraz FAKTURY – Nadzór nad procesem. Nie można użyć tych grup do ścieżki kosztowej, ponieważ osoby z tej grupy będą widziały faktury wynagrodzeniowe, dlatego też:
    1. tworzymy nową grupę i przypisujemy ją w dodatkowych ustawieniach ścieżki jako grupa uprawniona do wszystkich faktur dla tej ścieżki;
    2. tworzymy nową grupę FAKTURY – Księgowość faktur wynagrodzeniowych i przypisujemy do etapu Weryfikacja Rachunkowa.

Faktura kosztowa #

Tak stworzony proces odizoluje nam osoby od drugiego procesu Faktur wynagrodzeniowych.

Faktura wynagrodzeniowa #

Faktury tej kategorii są poufne i nie może mieć do nich dostępu nikt, za wyjątkiem osób, które biorą udział w procesie.
Wymaganie to sprowadza się do następujących etapów:

  1. utworzenie Dziennika dla dokumentów poufnych i odebranie dostępu do tego dziennika wszystkim nieuprawnionym osobom. Można również całkowicie odebrać uprawnienia wszystkim osobom
    i pozostawić w tym przypadku dostęp tylko dla Nowaka i Skorskiej.

2. dodanie typu dokumentu księgowego, np. FW – Faktury wynagrodzeniowe, i utworzenie ścieżki procesu.

3. dodanie mapowania dziennika dokumentów poufnych do utworzonego typu dokumentu księgowego, poprzez konfigurację w ustawieniach aplikacji/faktury/mapa dzienników.

4. skonfigurowanie ścieżki procesu dla tego typu dokumentu księgowego.

Tak skonfigurowany proces automatycznie zarejestruje dokument w Dzienniku faktur poufnych, oznaczy dokument jako poufny, co oznacza, że osoba, która nie ma uprawnień do faktury, nie będzie miała dostępu do tego dokumentu, pomimo, że jest przełożonym, zastępcą. W tym przypadku tylko osoba rejestrująca dokument oraz Nowak i Skorska będą posiadali dostęp do tego typu faktury.

Ustawienia #

Możliwa jest zmiana domyślnego zachowania przejścia z etapu Rejestracji do kolejnego etapu, zgodnie
z procedurą,  w przypadku gdy osobą wprowadzającą fakturę jest pracownik z grupy FAKTURY – Księgowość i włączone jest poniższe ustawienie. Wtedy faktura po rejestracji przechodzi do etapu WERYFIKACJA RACHUNKOWA, ponieważ przyjmuje się, że pracownik Księgowości wprowadza faktury stałe, np. za energię, gaz, które to nie wymagają procesu obiegu. Takie faktury może sam opisać
i zakończyć obieg.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!